Elke verzendende instantie is zelf verantwoordelijk om, voorafgaand aan het verzenden, de toepasselijke regelgeving te screenen en uit te maken of de documenten voor een bepaalde procedure rechtsgeldig via eBox verzonden kunnen worden.
In eerste instantie gaat u na of de regelgeving in het kader waarvoor u documenten verzendt ‘digitaalvriendelijk’ is. Dit is het geval wanneer de toepasselijke regelgeving, die de verzending van het document oplegt, op zich geen hindernissen bevat voor het elektronisch versturen van documenten. Wanneer regelgeving bijvoorbeeld louter spreekt over ‘verzending’ zonder meer, dan is een keuze voor digitale kanalen even legitiem als een keuze voor papieren kanalen. In dergelijke gevallen rest u enkel de burgers of ondernemingen gepast te informeren over uw keuze om documenten elektronisch te verzenden via de eBox.
Wanneer dit niet het geval is, bijvoorbeeld wanneer de toepasselijke regelgeving niet digitaalvriendelijk is en termen zoals ‘brief’ of ‘aangetekende zending’ bevat, kan deze procedure alsnog elektronisch verlopen. Dit is ook het geval als de toepasselijke regelgeving specifieke elektronische technieken bevat zoals ‘e-mail’. Entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen kunnen in deze gevallen immers een beroep doen op artikelen II.22. en II.23. van het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Deze artikelen stellen wel enkele voorwaarden waaraan voldaan moet zijn, alvorens de analoge procedure rechtsgeldig gedigitaliseerd kan worden. Hetzelfde geldt wanneer gebruik gemaakt wordt van een andere techniek (bvb. ‘eBox’) dan de specifieke elektronische techniek (bvb. e-mail’) zoals vermeld in de toepasselijke regelgeving. Zo moet de overheidsinstantie de beslissing tot digitaliseren bekend maken en de bestemmelingen (natuurlijke personen, ondernemingen of externe overheden) vooraf informeren over de te volgen stappen, technieken en rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Vervolgens moeten natuurlijke personen ook vooraf uitdrukkelijk ingestemd hebben met de uitwisseling van berichten via elektronische weg, en moeten ze die instemming op elk moment kunnen intrekken. Voor ondernemingen en natuurlijke personen in hun hoedanigheid van ondernemer gelden deze laatste twee voorwaarden niet.
Door de verschillende architectuur van de eBox burgers en eBox ondernemingen, moet er in het licht van bovenstaande een onderscheid gemaakt, wanneer u op basis van het bestuursdecreet digitaal via een eBox wenst te verzenden:
Voor het elektronisch verzenden via de eBox voor burgers moet u burgers vooraf informeren over de te volgen procedures en over de rechtsgevolgen die de elektronische uitwisseling heeft. Aan de bijkomende voorwaarden i.v.m. de mogelijkheid dat natuurlijke personen moeten kunnen instemmen met de elektronische uitwisseling van documenten, of deze instemming terug moeten kunnen intrekken, wordt voldaan door de opzet van de BOSA ebox voor burgers.
2. De eBox voor ondernemingen voorziet technisch geen mogelijkheid om een gegeven instemming in te trekken. Sinds de decreetswijziging in 2021 is het niet langer vereist dat de ondernemingen en natuurlijke personen in hun hoedanigheid van ondernemingen hun toestemming geven en weer kunnen intrekken. . Ook in dit geval is een elektronische verzending via de eBox dus rechtsgeldig.
Wanneer u nieuwe, digitaal vriendelijke regelgeving wenst op te stellen die het mogelijk maakt om via eBox te verzenden, kan de informatie en nota met modelbepaling op deze webpagina u hierbij ondersteunen.
