Juridische bepalingen en benodigdheden (machtiging/protocol/privacyverklaring)
[in opbouw]
Het verenigingsregister is decretaal verankerd. Dit brengt rechten en verplichtingen met zich mee, zoals toegelicht in het juridisch kader.
Raadplegen verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden gegevens uit het register moeten hergebruiken i.p.v. deze opnieuw te bevragen aan de vereniging. Hiermee ontzorgen wij de vereniging en zijn dienstverleningsaanvragen gemakkelijker en efficiënter.
Voor hergebruik hebben jullie toegang nodig tot het verenigingsregister. Deze toegang verloopt via MAGDA (zie ook technische aansluiting). Via MAGDA kunnen alle gegevens uit het register geraadpleegd worden. Je krijgt dus zicht op alle verenigingen in Vlaanderen, inclusief de vertegenwoordigers en hun naam, voornaam en rijksregisternummer uit het rijksregister.
MAGDA zal controleren of je over een machtiging Rijksregister beschikken om de naam, voornaam en het rijksregisternummer te mogen raadplegen van vertegenwoordigers uit het Verenigingsregister.
MAGDA zal de afspraken in het protocol te implementeren op de gegevensuitwisseling. Verenigingsregister/Digitaal Vlaanderen is aan zet om protocol of machtiging inhoudelijk na te kijken en, voor een protocol, mee te ondertekenen.
MAGDA zal ook nagaan of je de gegevens zal raadplegen conform de finaliteit van de verwerking zoals vermeld in paragraaf 1, eerste lid, 1°; het vereenvoudigen van interacties tussen verenigingen en instanties. Deze finaliteit dekt de verschillende dienstverleningsrelaties die jullie met verenigingen hebben (bv. subsidies, erkenningen, etc.).
Normaal gezien moet er een protocol afgesloten worden tussen Digitaal Vlaanderen en elk lokaal bestuur/elke Vlaamse overheid. Het gewijzigde eGov-decreet voorziet een uitzondering op art. 8 van hetzelfde decreet waardoor er geen protocol nodig is voor het raadplegen van het Verenigingsregister wanneer je ook gegevens aanlevert en dus als gegevensinitiator aansluit.
Als gegevensinitiator aansluiten, betekent dat je ook gegevens zal aanpassen in het register en/of een eerste migratie zal doen van reeds bestaande verenigingen in eigen systemen. Typisch denken we hier aan lokale besturen, maar ook Vlaamse overheidsinstellingen kunnen aansluiten als gegevensinitiator.
Wanneer je enkel gegevens raadpleegt via MAGDA, zal er wel nog een protocol voorzien moeten worden tussen Digitaal Vlaanderen en de instantie die de verenigingsgegevens, inclusief de vertegenwoordigers, wil raadplegen. In de toekomst zal het mogelijk zijn een machtiging te krijgen van het Vlaams machtigingscomité.
Registreren verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden die in het kader van hun dienstverlening t.a.v. verenigingen data verkrijgen, deze moeten registreren in het verenigingsregister, opdat andere overheden deze vervolgens kunnen hergebruiken. Hiermee sluiten zij aan als gegevensinitiator.
Zoals vermeld in het decreet: “Instanties werken mee in aan de aanmaak en actualisering van het verenigingsregister en waken erover dat de gegevens bij hen gekend, ingevolge hun dienstverlening of werking, op accurate wijze kunnen opgenomen worden in het register.”
Hiermee doelen we op instanties die nu al verenigingsgegevens verwerken, voor eigen doeleinde, en dit doeleinde inzetten voor de registratie van de gegevens in het register. Op die manier vermijdt het register bijkomende registratieverplichtingen voor verenigingen.
Registreren vertegenwoordigers
Artikel 8, §1, van de Wet Rijksregister bepaalt dat de machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken, door de minister, bevoegd voor Binnenlandse Zaken, wordt toegekend aan de overheden, instellingen en personen wanneer dit gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van taken van algemeen belang. Er is geen machtiging vereist om het Rijksregisternummer te gebruiken wanneer dit gebruik uitdrukkelijk voorzien is door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie.
Het decreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, stelt jullie dus in staat om het rijksregisternummer te verwerken. Dat betekent dat gegevensinitiatoren het mandaat hebben om bij registratie van een vereniging, de vertegenwoordigende leden te registreren met hun RRNR.
Steden en gemeenten hebben een algemene machtiging voor toegang tot het Rijksregister. Deze kan gebruikt worden om vertegenwoordigers op te zoeken (RRNR, naam en voornaam) in functie van de registratie van de gegevens in het register. Het gebruik moet wel officieel bekrachtigd worden binnen het bestuur. Het Verenigingsregister zal sowieso de binnenkomende gegevens valideren door in het rijksregister na te gaan of het nummer klopt, wat de naam en voornaam is en of de persoon niet overleden is.
Instanties die momenteel nog niet over een machtiging beschikken, zullen deze moeten aanvragen bij het Rijksregister. Digitaal Vlaanderen kan hierin adviseren en ondersteunen. De machtiging heeft betrekking op een heel beperkt aantal gegevens, met name de naam en voornaam uit het Rijksregister. Rechtstreekse toegang tot het Rijksregister is niet nodig als gegevensinitiator, maar is nodig om de naam en de voornaam van de vertegenwoordigers in het Verenigingsregister te kunnen raadplegen.
Verwerken verenigingsgegevens
De verwerking van verenigingsgegevens is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zowel Digitaal Vlaanderen als de instanties die gegevens registreren, moeten de betrokkene informeren en waarborgen dat de betrokkene zijn rechten kan uitoefenen.
Zowel Digitaal Vlaanderen, als de instantie die gegevens registreren in het register zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten waarbinnen zij gegevens doorgeven aan het Verenigingsregister. Zowel Digitaal Vlaanderen als de instanties moeten voldoen aan de AVG-bepalingen.
De voorlopige algemene privacy verklaring van Digitaal Vlaanderen, waarbinnen ook vermelding wordt gemaakt van het Verenigingsregister: https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/over-ons/gegevensverwerking-en-uitwisseling
Verwerkingsregister aanvullen
Deze verwerking zal opgenomen moeten worden in het verwerkingsregister van Digitaal Vlaanderen alsook in het verwerkingsregister van het lokaal bestuur/overheidsinstantie.
Informeren van de betrokkene
Artikel 14 van de AVG vereist dat de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene op de hoogte brengt van bepaalde informatie wanneer persoonlijke gegevens worden verzameld bij de betrokkene.
Als instantie zal je dus je bestaande privacyverklaring moeten aanpassen. Hieronder vinden jullie de informatie die nodig is om de aanpassingen te doen.
Aangezien de betrokkenen gekend zijn (en jullie over hun contactgegevens beschikken), is het wenselijk hen persoonlijk aan te spreken (bv. via mail) over de aansluiting op het Verenigingsregister/Verenigingsloket en onderstaande elementen hierin ook te benoemen.
De doeleinden van de verwerking en de rechtsgrondslag voor de verwerking
Zie art. 4/1, §1 eGovdecreet
De ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonlijke gegevens
Zie art. 4; art. 4/1, §2 en art. 4/3 eGovdecreet
Instanties die gegevens mogen raadplegen:
Externe overheden (artikel I.3, 8°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Vlaamse overheden (artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Lokale overheden (artikel I.3, 5°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Instellingen met publieke taak (artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018) voor zover hun dienstverlening gericht is naar verenigingen
Betrokken koepelorganisaties, zijnde: verenigingen die zich vertakken in afdelingen om redenen van interne operationele werking. Deze organisaties kunnen enkel gegevens van de eigen afdelingen raadplegen.
De bewaartermijn van de persoonlijke gegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om deze termijn te bepalen
De bewaartermijnen kunnen (op termijn) worden geraadpleegd in de selectieregels, opgenomen in het serieregister.
Rechten van de betrokkene
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) geeft individuen verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens (artikels 15-22 AVG).
De rechten worden ook best (als onderdeel van de privacy statement) kenbaar gemaakt aan de betrokkenen.
Recht op toegang (15)
De betrokkene kan inzage krijgen in zijn gegevens via het Verenigingsloket. Daar kan hij/zij zich aanmelden en de gegevens betrekking op de eigen vereniging te zien krijgen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevensinitiatoren om zijn/haar persoonsgegevens op te vragen.
Recht op rectificatie (16)
De betrokkene kan via het Verenigingsloket gegevens van zijn/haar vereniging wijzigen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevenisinitiatoren vragen om wijzigingen door te voeren. Voor elk gegeven kan de betrokkene raadplegen welke instantie dat gegeven heeft aangemaakt en zich bij de betrokken instantie wenden voor aanpassing.
Recht op verwijderen (17)
De betrokkene kan persoonlijke gegevens verwijderen via het Verenigingsloket.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevensinitiatoren vragen op zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking (18)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be
Recht op overdraagbaarheid (20)
Niet van toepassing (wegens gegevensverwerking uitgevoerd in het algemeen belang).
Recht van bezwaar (21)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (zoals profiling) (22)
Er is geen geautomatiseerde besluitvorming.