Om documenten te kunnen verzenden naar ebox burger, moet je als verzender gekend zijn bij BOSA en een verzendersovereenkomst tekenen.

Je organisatie dient geregistreerd te zijn/worden via het Self Service Portaal van BOSA, nadien kan één van de wettelijke vertegenwoordigers deze overeenkomst tekenen in ditzelfde portaal.

Pas nadat deze overeenkomst getekend is,kan het aansluitingsproces verder en kan je als verzender gebruik maken van ebox burger.

Onderstaande is niet van toepassing voor VO-entiteiten die onder het KBO-nummer 0316.380.841 vallen.

1. Check wettelijke vertegenwoordiger

De wettelijke vertegenwoordiger die werd aangesteld om de BOSA Gebruikersovereenkomst goed te keuren, dient correct geregistreerd te zijn in het KBO. Indien deze nog niet geregistreerd staat met één van onderstaande functies, kan u deze wijziging alvast pro-actief opnemen.

De functies die kwalificeren voor de rol van ‘Wettelijke Vertegenwoordiger’ zijn hieronder opgelijst, andere functies zullen niet compatibel zijn voor het goedkeuren van deze overeenkomst.

• 10002 – Bestuurder

• 10010 – Voorzitter

• 10033 – Algemeen directeur (Vlaamse Gewest)

• 10041 – Burgemeester

Je kan een aanpassing van de gegevens aanvragen via:

·       Kruispuntbank van Ondernemingen - Gegevens verbeteren

·       Of contact opnemen met KBO: Contactgegevens van de Kruispuntbank van Ondernemingen

Om de functies in te schrijven is er een kopie van de benoemingsakte en het rijksregisternummer van de functiehouder nodig.

2. Organisatie registreren in D3SP

Deze stap kan pro-actief worden opgenomen door de vragende organisatie. Indien de registratie nog niet gebeurd is, neemt het aansluitingsteam dit op tijdens het verwerken van de aanvraag.

Indien u volgende melding te zien krijgt, is de registratie voor uw organisatie reeds gebeurd: Open

(1) Ga naar https://apps.digital.belgium.be/d3sp/ en meld je daar aan

(2) Na succesvol aanmelden, klik je op de knop “schrijf een organisatie in als eBox verzender”:

Open

(3) Selecteer ‘Zoeken op Ondernemingsnummer’, vul het KBOnummer in van jou organisatie en klik op ‘Opzoeken’. De velden daaronder zullen automatisch worden aangevuld.

Wanneer je organisatie reeds geregistreerd werd, krijg je volgende melding te zien na het opzoeken. In dat geval dien je enkel nog goed te keuren (Hoofdstuk 3) of is de goedkeuring reeds voltooid en is er verder geen actie vereist.

(4) Nadien vul je ‘Email adres en Telefoonnummer (voor gebruik door de FOD BOSA; wordt niet gepubliceerd aan burgers)’ aan met de gegevens van het ‘business contact’ en laad je het logo (max 200kb, png, jpeg, jpg) van je organisatie op.

(5) De velden onder ‘Informatie met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)’ vul je aan met de gegevens van de DPO van je organisatie.

(6) Tot slot vul je bij de ‘Beschrijving van de beoogde doelstelling’; Briefwisseling via Magda als document provider in en klik je nadien op ‘Indienen’.

Je organisatie werd nu geregistreerd. Indien de wettelijke vertegenwoordiger gekend is met één van de gekwalificeerde functies in het KBO (Hoofdstuk 1), kan u overgaan tot de goedkeuring van de overeenkomst (Hoofdstuk 3)

3. Stappenplan goedkeuring BOSA gebruikersovereenkomst door de wettelijke vertegenwoordiger

(1) Ga naar https://apps.digital.belgium.be/d3sp/ en meld je daar aan

(2) Na succesvol aanmelden, klik je op de knop “eBox inschrijving beheren”:

(3) Je kan daar jouw organisatie selecteren. Klik vervolgens op “Bevestigen”:

(4) Er verschijnt een pop-up met extra info over je aanvraag tot verzender naar ebox burger. Gelieve op “Volgende” te klikken:

(5) Er verschijnt een pagina met bovenaan de details van de aanvraag. Onderaan kan je de verzendersovereenkomst tekenen door het plaatsen van een vinkje. De verzender moet daar eveneens bevestigen de geheimhoudingsovereenkomst en de bijlage AVG te aanvaarden. Al deze documenten kunnen via deze pagina bekeken worden. Gelieve na het plaatsen van de nodige vinkjes op de knop “Bevestigen” te klikken:

 (6) Er verschijnt een pop-up met meer info. Gelieve op de knop “Bevestigen” te klikken:

 (7) Alle nodige stappen zijn doorlopen, het aansluitingsproces kan nu verder: