07.1 Persoonlijke Sjablonen
- Mark L.
Voor bestanden die geregeld opnieuw verzonden dienen te worden, kunt u de instellingen van de werkstroom opslaan als een sjabloon, zodat u deze vlot kunt toepassen op toekomstige werkstromen.
U kunt onder andere ontvangers, formuliervelden, initialen, … in een sjabloon opslaan.
Handtekenvelden zijn dynamischer (vrij) instelbaar en daarom bespreken we deze in detail. De rest van de velden werken in analogie van een gewone werkstroom.
Hieronder vindt u het stappenplan om een sjabloon aan te maken.
Op het Dashboard klikt u onder “Snelle acties” op “Sjablonen”
Als u hier op heeft gedrukt komt u op de volgende pagina terecht.
Als u hier op het “Plus-teken” drukt krijgt u onderstaand scherm te zien.
4. Let op: een sjabloon is pagina-aantal gevoelig. Dit wil zeggen dat als u een sjabloon aanmaakt op basis van 7 pagina’s, u dit sjabloon ook enkel kunt toepassen op andere werkstromen van exact 7 pagina’s.
De enige uitzondering hierop is als u een document heeft met alleen handtekenvelden mag dit een document van 1 pagina of langer zijn. Dit omwille dat het handtekenveld als enigste dynamisch in te stellen is.
Vervolgens kunt u uw ondertekenaars selecteren en de werkstroomvolgorde.
Als u klikt op “Volgende” krijgt u volgend scherm te zien.
Scroll door naar een plaats waar u weet dat er nooit tekst staat en plaats hier uw handtekenvelden.
Als u nu over het handtekenveld gaat kunt u op het tandwieltje drukken.
Als u hier op heeft gedrukt vinkt u “Maak dit veld altijd aan op laatste pagina.” aan.
Dit herhaalt u voor alle handtekenvelden die er zijn en als laatste klikt u op “Gereed”
U krijgt nu de vraag om het sjabloon een naam te geven. We raden om een duidelijke naam te geven zodat u later weet waar dit sjabloon voor gebruikt kan worden.
Als u op “Opslaan” hebt gedrukt krijgt u alle persoonlijke sjablonen te zien. Hier ziet u het juist aangemaakte sjabloon staan.
Om een sjabloon toe te passen volgt u de volgende stappen.
Vanaf de startpagina/dashboard drukt u op “Nieuwe Werkstroom” en selecteert u een bestand naar keuze.
Als u drukt op het hierboven rood omkaderd icoontje krijgt u een lijst te zien van alle sjablonen waar u uit kan kiezen.
U selecteert de juist aangemaakte sjabloon en drukt op “Toepassen”, mocht u meerdere documenten tegelijkertijd ingeladen hebben kunt u drukken op “Toepassen op alles”.
Alle ondertekenaars worden nu toegevoegd in de werkstroom.
U kunt nog steeds de ondertekenaars wijzigen indien u dit wenst te doen. Als u extra ondertekenaars wil toevoegen is dit ook mogelijk, echter gaat u in het volgend scherm, voor deze nieuwe personen, ook nog velden moeten plaatsen.
Als u op “Volgende” heeft gedrukt krijgt u het volgende scherm te zien. Als we hier naar de laatste pagina gaan ziet u de handtekenvelden waar u deze heeft geplaatst.
Als u op “Nu delen” drukt wordt de werkstroom aangemaakt en komt u terug op het Dashboard terecht of kunt u opteren om een nieuwe werkstroom aan te maken.
Als u een initiaal toevoegt kun u aangeven dat deze ook op andere pagina’s kan geplaatst worden, echter zit hier de beperking op dat de aangemaakte werkstroom exact hetzelfde aantal pagina’s dient te bevatten als het sjabloon.
