07.1 Persoonlijke Sjablonen
- Mark L.
Voor bestanden die geregeld opnieuw verzonden dienen te worden, kunt u de instellingen van de werkstroom opslaan als een sjabloon, zodat u deze vlot kunt toepassen op toekomstige werkstromen.
U kunt onder andere ontvangers, formuliervelden, initialen, … in een sjabloon opslaan.
Handtekenvelden zijn dynamischer (vrij) instelbaar en daarom bespreken we deze in detail. De rest van de velden werken in analogie van een gewone werkstroom.
Hieronder vindt u het stappenplan om een sjabloon aan te maken.
Op het Dashboard klikt u onder “Snelle acties” op “Sjablonen”
Als u hier op heeft gedrukt komt u op de volgende pagina terecht.
Als u hier op het “Plus-teken” drukt krijgt u onderstaand scherm te zien.
4. Let op: een sjabloon is pagina-aantal gevoelig. Dit wil zeggen dat als u een sjabloon aanmaakt op basis van 7 pagina’s, u dit sjabloon ook enkel kunt toepassen op andere werkstromen van exact 7 pagina’s.
De enige uitzondering hierop is als u een document heeft met alleen handtekenvelden mag dit een document van 1 pagina of langer zijn. Dit omwille dat het handtekenveld als enigste dynamisch in te stellen is.
Vervolgens kunt u uw ondertekenaars selecteren en de werkstroomvolgorde.
Als u klikt op “Volgende” krijgt u volgend scherm te zien.
Scroll door naar een plaats waar u weet dat er nooit tekst staat en plaats hier uw handtekenvelden.
Als u nu over het handtekenveld gaat kunt u op het tandwieltje drukken.
Als u hier op heeft gedrukt vinkt u “Maak dit veld altijd aan op laatste pagina.” aan.
Dit herhaalt u voor alle handtekenvelden die er zijn en als laatste klikt u op “Gereed”
U krijgt nu de vraag om het sjabloon een naam te geven. We raden om een duidelijke naam te geven zodat u later weet waar dit sjabloon voor gebruikt kan worden.
Als u op “Opslaan” hebt gedrukt krijgt u alle persoonlijke sjablonen te zien. Hier ziet u het juist aangemaakte sjabloon staan.
Om een sjabloon toe te passen volgt u de volgende stappen.
Vanaf de startpagina/dashboard drukt u op “Nieuwe Werkstroom” en selecteert u een bestand naar keuze.
Als u drukt op het hierboven rood omkaderd icoontje krijgt u een lijst te zien van alle sjablonen waar u uit kan kiezen.
U selecteert de juist aangemaakte sjabloon en drukt op “Toepassen”, mocht u meerdere documenten tegelijkertijd ingeladen hebben kunt u drukken op “Toepassen op alles”.
Alle ondertekenaars worden nu toegevoegd in de werkstroom.
U kunt nog steeds de ondertekenaars wijzigen indien u dit wenst te doen. Als u extra ondertekenaars wil toevoegen is dit ook mogelijk, echter gaat u in het volgend scherm, voor deze nieuwe personen, ook nog velden moeten plaatsen.
Als u op “Volgende” heeft gedrukt krijgt u het volgende scherm te zien. Als we hier naar de laatste pagina gaan ziet u de handtekenvelden waar u deze heeft geplaatst.
Als u op “Nu delen” drukt wordt de werkstroom aangemaakt en komt u terug op het Dashboard terecht of kunt u opteren om een nieuwe werkstroom aan te maken.
Als u een initiaal toevoegt kun u aangeven dat deze ook op andere pagina’s kan geplaatst worden, echter zit hier de beperking op dat de aangemaakte werkstroom exact hetzelfde aantal pagina’s dient te bevatten als het sjabloon.
Related pages
