Stappenplan 'Aansluiten op het Verenigingsregister & Datamigratie'

Reeds wanneer jullie lokaal bestuur of Vlaamse entiteit interesse heeft om aan te sluiten op het Verenigingsregister, kan je al het interesseformulier invullen, ook al zijn er nog geen concrete plannen of kan wil je de aansluiting nog niet onmiddellijk. Via dit interesseformulier kunnen we je contacteren om wat meer informatie te geven en samen met jou/jullie de mogelijkheden te bekijken.

Na het invullen van het interesseformulier, krijg je een link specifiek voor jouw bestuur of entiteit voor het invullen van een ‘Aansluitingsformulier voor het Verenigingsloket’. Hiermee start je aansluitingen op verschillende bouwstenen waarmee je

• in je eigen werking en dienstverlening gebruik kan maken van de vCode en de verenigingsgegevens uit het Verenigingsregister

• jouw dienstverlening voor verenigingen kan uitbreiden naar het Verenigingsloket

Op het aansluitingsformulier voor het Verenigingsloket kan je de doelstelling ‘Verenigingsgegevens updaten en hergebruiken’ aanduiden. Hiermee sluit je aan op de MAGDA dienst van het Verenigingsregister.

Daarbij kan je aanduiden dat je al verenigingsgegevens lokaal bewaarde en deze gaat registreren via datamigratie. We nemen dan contact op om een introductie gesprek over de datamigratie te plannen.

We geven hieronder al wat links naar documentatie mee. We geven hieronder ook vrijblijvend een zelfevaluatie mee die je kan helpen bij het voorbereiden op de aansluiting en datamigratie.

We bespreken wat aansluiten op het Verenigingsregister betekent voor jullie, zowel wat betreft de voorbereiding als het decentraal beheer na aansluiten.

Duur/doorlooptijd: 1 uur, er wordt vaak een geschikt moment gevonden binnen de 2 weken na het eerste contact via e-mail.

Open

1. Je vult een Excel file in voor de te migreren KBO verenigingen.

2. Je vult een Excel file in voor de te migreren feitelijke verenigingen.

3. Je doet een eerste validatie op beide Excel files m.b.v. een validatie bestand uit de voorbereidingskit.

4. Je geeft je contactpersoon bij het team Verenigingsregister toegang tot een aparte sharepoint folder waar je deze bestanden bewaart (check met jullie DPO) - stuur deze gegevens zeker niet door via e-mail!

Duur/doorlooptijd: dit is o.a. afhankelijk van de toegankelijkheid van de verzamelde gegevens en het aantal verenigingen. Typisch neemt dat meerdere weken in beslag.

Open

Het team Verenigingsregister van Digitaal Vlaanderen (DV) doet nog een eigen validatie op de volledigheid en het formaat van de data en voert vervolgens de migratie uit. Tijdens deze processen zal af en toe teruggekoppeld worden naar de jullie als gegevensinitiator (GI), zodat jullie de migratiefiles kunnen updaten waar nodig op basis van feedback uit de migratiestappen.

Duur/doorlooptijd: dit is afhankelijk van het aantal nodige terugkoppelingsstappen (bepaald door de data kwaliteit) en de tijd kan worden vrijgemaakt om aanpassingen aan de migratiefiles te doen. Typisch kan de data migratie stap worden voltooid op ongeveer 1 week.

Als gegevensinitiator voorzie je oplossingen voor het raadplegen en beheren van gegevens in het Verenigingsregister door te connecteren op de API diensten van het Verenigingsregister via MAGDA.

Je zet ook zelf processen op die passen bij jullie organisatie.

Onderstaande voorbeeld cases kunnen jullie helpen om hierover na te denken.

“Als medewerker van een lokaal bestuur kan ik gegevens van een of meerdere verenigingen opzoeken en de details ervan raadplegen”

“Een lid van een vereniging vraagt om informatie over de vertegenwoordigers van zijn of een andere vereniging te delen”

Als lokaal bestuur ben ik verplicht de gegevens van de verenigingen die in het Verenigingsregister beschikbaar zijn te hergebruiken uit het Verenigingsregister i.p.v. ze opnieuw te bevragen bij de vereniging wanneer ik ze nodig heb, bv. voor het aanvragen/leveren van een dienst.

“Een vertegenwoordiger meldt zich aan op de website van de gemeente en wil een zaal reserveren.”

“Als medewerker van een lokaal bestuur kan ik gegevens van verenigingen aanpassen wanneer ik wanneer ik fouten opmerk”

“Een vertegenwoordiger van een vereniging vult een aanvraagformulier voor een dienstverlening is en ziet bij het ophalen van de verenigingsgegevens dat die niet meer up-to-date zijn.”

“Een lid van een vereniging vraagt om de namen van de vertegenwoordigers van zijn vereniging te delen omdat hij niet weet wie er als vertegenwoordiger geregistreerd werd”

“Een lid van een vereniging komt melden bij het lokaal bestuur dat er een nieuwe vertegenwoordiger is bij de vereniging”