Juridisch kader

Het verenigingsregister is decretaal verankerd in het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (E-gov decreet).​

Waarom een decreetswijziging?

• De decreetswijziging zorgt voor veilige, transparante en verantwoordelijke verwerking van persoonsgegevens (de gegevens, de finaliteit van de verwerking en de toegang tot de gegevens staat beschreven in het decreet)

  • Uitvoering van een taak van algemeen belang of in het raam van de uitoefening van het
    openbaar gezag (art. 6.1, e, AVG)

• De decreetswijziging regelt efficiënte uitwisseling van de gegevens tussen de verschillende overheden in functie van het ondersteunen van dienstverlening t.a.v. verenigingen in Vlaanderen.

• De decreetswijziging regelt de governance van decentraal gegevensbeheer via overheden en koepels.

• De decreetswijziging verankert het eenmaligheidsprincipe, met name, dat overheden gegevens uit het register moeten hergebruiken i.p.v. ze opnieuw te bevragen bij de vereniging. Dit naar analogie met het rijksregister en KBO.

Wat is de rol van Digitaal Vlaanderen?

Digitaal Vlaanderen heeft, als bronbeheerder, een tweeledige decretale opdracht:​

1. De coördinatie van en begeleiding bij de aanmaak van de gegevens

2. De terbeschikkingstelling van de gegevens op een veilige en gemakkelijke manier zodat ze hergebruikt kunnen worden

Wat is de rol van het ICT-stuurorgaan?

Het stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid is samengesteld uit vertegenwoordigers van alle Vlaamse beleidsdomeinen en van de lokale besturen. Dit maakt het stuurorgaan het meest geschikt orgaan om aan de Vlaamse Regering te adviseren:

• welke gegevens vereist zijn voor de identificatie of die van gemeenschappelijk belang zijn voor de Vlaamse instanties om ook op te nemen in het verenigingsregister,

• de termijnen en modaliteiten tegen de welke de betrokken instanties gegevens moeten raadplegen en registreren.

Wat is de rol van de Vlaamse Regering?

• De Vlaamse Regering kan, in afwijking van het eerste lid, bepalen welke instellingen met publieke taak onder het toepassingsgebied van dit hoofdstukvallen. De Vlaamse Regering kan daarbij per gegevensbron een tijdschema vastleggen na advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie-en ICT-beleid.

• De Vlaamse Regering kan het voorwerp van het verenigingsregister uitbreiden.

• De Vlaamse Regering kan de gegevens, nader bepalen en, na advies van het stuurorgaan, aanvullen met andere gegevens die vereist zijn voor de identificatie van verenigingen, of die van gemeenschappelijk belang zijn voor verschillende instanties.

• De Vlaamse Regering bepaalt nader welke instanties welke gegevens op welke manier moeten bezorgen. De Vlaamse Regering kan daarbij per instantie of groep van instanties een tijdschema vastleggen na advies van het stuurorgaan.

• De Vlaamse Regering kan bepalen welke verenigingen welke gegevens op welke manier aan de entiteit bezorgen. De Vlaamse Regering kan daarbij telkens een tijdschema vastleggen na advies van het stuurorgaan.

• De Vlaamse Regering kan, op voorstel van het stuurorgaan, nadere regels vastleggen voor de wijze waarop de gegevensinitiatoren in relatie tot de entiteit de opdracht uitvoeren.

• De instanties die geen gegevensinitiator zijn, vragen, via de tussenkomst van de Vlaamse dienstenintegrator (MAGDA), de gegevens op bij het verenigingsregister. De Vlaamse Regering legt daarbij per gegeven en per instantie of groep van instanties een tijdschema vast na advies van het stuurorgaan.

Wat zijn verwachtingen t.a.v. Vlaamse en lokale overheden?

• Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden die in het kader van hun dienstverlening t.a.v. verenigingen data verkrijgen, deze moeten registreren in het verenigingsregister, opdat andere overheden deze vervolgens kunnen hergebruiken.

  • Het decreet doelt op besturen die structureel in interactie gaan met deze doelgroep en momenteel met eigen lijsten of bestanden zitten.

  • Het decreet doelt niet op besturen die slechts sporadisch met verenigingen in contact treden.

• Het decreet stelt eveneens dat Vlaamse en lokale overheden gegevens uit het register moeten hergebruiken i.p.v. deze opnieuw te bevragen aan de vereniging.

  • De termijnen worden in een uitvoeringsbesluit bepaald. De termijnen liggen vrij ver in de toekomst liggen (eind 2027) zodat iedereen de tijd heeft zich hierop te organiseren. Zie uitvoeringsbesluit onderaan deze pagina.

  • Het decreet legt geen sancties op indien deze verplichting niet nagekomen wordt. Digitaal Vlaanderen zal wel monitoren hoeveel besturen aangesloten zijn en zal sensibiliseren en ondersteunen waar dit nog niet het geval is.

Meer informatie over aansluiten

Wat zijn verwachtingen t.a.v. koepels of federaties?

• Het decreet definieert “koepelorganisaties” als volgt: een organisatie met de rechtsvorm van een vereniging zonder winstoogmerk, een internationale vereniging zonder winstoogmerk of een stichting die aan een van de volgende kenmerken beantwoordt:

  • ze vertakt zich in afdelingen om redenen van interne operationele werking;

  • ze biedt ondersteuning aan of ze draagt bij aan de werking van feitelijke verenigingen, verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen die met de koepelorganisatie operationeel zijn of er door hun belangeloze doel aan verbonden zijn;

• Het decreet stelt dat koepelorganisaties gegevens uit het register, van verengingen binnen de eigen koepelorganisatie of federatie, mogen hergebruiken.

• Het decreet stelt dat koepelorganisaties ingeschakeld worden voor de registratie van verenigingsgegevens. Deze organisaties beschikken immers over veel verenigingsgegevens.

  • In een uitvoeringsbesluit zal bepaald worden welke koepelorganisaties welke gegevens op welke manier moeten bezorgen. Tot dan zijn er geen koepelorganisaties die gegevens kunnen registreren in het verenigingsregister.

  • Dit uitvoeringsbesluit is nog niet in opmaak.

Wat zijn verwachtingen t.a.v. publieke instellingen?

• Het decreet stelt dat publieke instellingen - die zich met hun dienstverlening in hoofdzaak richten op de ondersteuning van verenigingen - de gegevens uit het register kunnen raadplegen en gegevens kunnen registreren. Een voorbeeld is het Vlaams Steunpunt Gratis Vrijwilligerswerk.

Wat zijn verwachtingen t.a.v. de federale overheid?

• Het decreet stelt dat externe overheden, lees: federale overheidsinstanties, gegevens uit het register kunnen raadplegen via MAGDA. Als Vlaamse overheid kunnen wij hiertoe niet verplichten.

Decreet

De Parlementaire Commissie voor algemeen beleid, financiën, begroting en justitie heeft zich op 30 mei gebogen over de decreetswijziging en het Vlaams Parlement heeft het decreet op 21 juni 2023 aangenomen. De Vlaamse Regering heeft op 23 juni 2023 het decreet bekrachtigd, samen met een aantal andere decreten. Gebundeld bieden deze een sterker juridisch kader voor de digitalisering van de dienstverlening van Vlaamse instanties.

Het decreet is in werking getreden op 21 augustus 2023 en is hier te vinden: https://codex.vlaanderen.be/portals/codex/documenten/1017242.html

Uitvoeringsbesluit

De Vlaamse Regering keurde op 30 juni 2023 principieel het besluit goed over het Verenigingsloket en het Verenigingsregister. Datum definitieve goedkeuring: 27 oktober 2023.

Het uitvoeringsbesluit concretiseert het decreet:

• aanduiden bronbeheerder = Digitaal Vlaanderen

• aanduiden beheerder loket = Departement Cultuur, Jeugd en Media

• aanduiden van lokale en Vlaamse overheden als gegevensinitiatoren

• bepalen van termijnen voor raadplegen en registreren (31/12/2027)