Veelgestelde vragen

Het verenigingsregister is een data-oplossing van Digitaal Vlaanderen. Het product is gericht naar overheden en publieke instellingen die in het kader van hun dienstverlening aan verenigingen nood hebben aan identificerende basisgegevens.

Het Verenigingsloket is een web toepassing voor verenigingen en wordt gebouwd door Departement Cultuur, Jeugd en Media. Vertegenwoordigers van een vereniging kunnen via dit loket de gegevens van het verenigingsregister raadplegen en aanpassen. Enkel voor hun eigen vereniging natuurlijk. Ze kunnen daar ook dienstverlening zoeken en de aanvraag voor hun vereniging opstarten.

Digitaal Vlaanderen is bronbeheerder van het verenigingsregister, maar registreert zelf geen gegevens. Digitaal Vlaanderen rekent voor gegevensbeheer op gegevensinitiatoren. Gegevensinitiatoren zijn overheidsinstanties die in rechtstreeks contact staan met verenigingen. Binnen hun dienstverleningsprocessen komen gegevens tot stand en worden gegevens aangepast. In het decreet is de werking met gegevensinitiatoren verankerd. Zie ook Juridisch kader.

Een overheidsorganisatie die aansluit als gegevensinitiator mag alle gegevens van alle verenigingen raadplegen maar ook aanpassen.

Het verenigingsregister zal elke aanpassing van de gegevens onmiddellijk doorvoeren. Wij bieden hierbij volledige transparantie in wie, welke gegevens heeft aangepast en wanneer. De historiek van de wijzigingen kunnen op elk moment opgevraagd worden per vereniging.

Er worden met alle aangesloten overheden beheerafspraken gemaakt, en we voorzien in een terugmeldfunctionaliteit waarmee eenieder correcties kan melden en fouten rechtgezet zullen worden. Daarnaast heb je als overheidsmedewerker natuurlijk de plicht om zorgvuldig met die data om te gaan.

Elke aanpassing wordt direct doorgevoerd. De 1e gegevensinitiator zal de gegevens aanpassen. De 2e zal die gegevens mogelijks overschrijven. Beide wijzigingen zijn wel transparant terug te vinden in de historiek. Beide gegevensinitiatoren kunnen dus opvragen wie wat gewijzigd heeft.

Om gelijktijdig overschrijven van dezelfde data te vermijden, is er een technisch mechanisme beschikbaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het versienummer van de vereniging. Wanneer je de gegevens wijzigt, kan je opgeven dat je een wijziging wil doorvoeren op een bepaald versienummer. Als er ondertussen al wijzigingen aangebracht zijn door iemand anders, dan wordt je verwittigd dat je niet op de laatste versie aan het wijzigen bent. Jouw wijziging wordt dan genegeerd. In dit geval, lijkt het ons het beste om de gegevens van die laatste versie nog eens op te halen en voor te leggen aan jullie gebruiker.

In de historiek van een vereniging ga je enkel terugvinden welke gegevens initiator de wijziging heeft aangebracht. We tonen dus niet de persoon in die organisatie die deze wijziging heeft aangebracht. Digitaal Vlaanderen heeft geen juridische basis om deze persoonsgegevens te verwerken.