Gebruikershandleiding beheer verenigingsgegevens
Wat betekent beheer van verenigingsgegevens?
Als lokale of Vlaamse overheid die aansluit op het Verenigingsregister, neem je deel aan het decentrale beheer en ben je decretaal verplicht om nieuwe gegevens die je ontvangt van verenigingen bij dienstverlening, weg te schrijven in het Verenigingsregister.
Met beheer van verenigingsgegevens bedoelen we
het registreren van verenigingen in het Verenigingsregister
het aanvullen van gegevens
het aanpassen van gegevens
Net zoals voor de aansluiting, wanneer deze gegevens zouden worden beoordeeld en worden aangepast in een lokale database of in excel files, worden ze nu ook beoordeeld en aangepast, maar stuurt de aangesloten software applicatie ze ook door naar het Verenigingsregister.
Voorbeelden van gegevensbeheer:
Voorbeeld 1 - Een vereniging is nog niet geregistreerd (heeft nog geen vCode)
Een vereniging wil een erkenning aanvragen, maar heeft nog geen vCode om in het aanvraagformulier in te vullen.
De website van de gemeente voorziet dat de gegevens van de vereniging kunnen worden ingevuld en voorziet een knop waarbij een vCode kan aangevraagd. Het lokaal bestuur registreert de vereniging in het Verenigingsregister
via hun CRM applicatie, die dit in de achtergrond doorstuurt naar het Verenigingsregister.
OF via het Loket Lokale Besturen (nog niet beschikbaar) - let op: hier kunnen geen extra gegevens meegegeven worden die lokaal dienen bewaard te worden
OF je vraagt de aan de vereniging om zichzelf te registreren via het Verenigingsloket, dat dit bewaart in het Verenigingsregister
Voorbeeld 2 - Een vereniging meldt een nieuwe vertegenwoordiger
iemand van een vereniging stuur een e-mail naar het lokaal bestuur om te melden dat ze een nieuwe vertegenwoordiger willen toevoegen die dienstverlening mag aanvragen
het lokaal bestuur voegt een nieuwe vertegenwoordiger toe
via hun CRM applicatie, die dit in de achtergrond doorstuurt naar het Verenigingsregister
OF via de back-end in een dienstverleningsapplicatie, die dit in de achtergrond doorstuurt naar het Verenigingsregister
OF via het Loket Lokale Besturen (nog niet beschikbaar)
OF, als tijdelijke workaround zolang je nog niet zelf kan beheren, vraag je aan de vereniging om dit zelf aan te passen via het Verenigingsloket, dat dit bewaart in het Verenigingsregister
Voorbeeld 3 - Een feitelijke vereniging meldt dat ze gestopt zijn
iemand van een feitelijke vereniging belt naar het lokaal bestuur om te melden dat hun werking gestopt is
het lokaal bestuur verandert de status van de vereniging naar ‘gestopt’
in hun CRM applicatie, die dit in de achtergrond doorstuurt naar het Verenigingsregister
OF via de back-end in een dienstverleningsapplicatie, die dit in de achtergrond doorstuurt naar het Verenigingsregister
OF via het Loket Lokale Besturen (nog niet beschikbaar)
OF, als tijdelijke workaround zolang je nog niet zelf kan beheren, vraag je aan de vereniging om dit zelf aan te passen via het Verenigingsloket, dat dit bewaart in het Verenigingsregister
Verantwoordelijkheid
Als decentraal beheerder heb je de verantwoordelijkheid om nieuwe verenigingsgegevens, die je ontvangt in bij dienstverlening, door te sturen naar het Verenigingsregister.
Hierbij beoordeel je de ontvangen verenigingsgegevens naar best vermogen en sta dan toe dat ze doorstromen. Indien gegevens foutief blijken te zijn
kan elk aangesloten lokaal bestuur of Vlaamse entiteit die de fout opmerkt of een melding ontvangt, de aanpassing uitvoeren
kunnen verenigingen dit zelf aanpassen via het Verenigingsloket
kunnen fouten gemeld worden aan digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be wanneer je als vereniging of decentraal beheerder de aanpassing niet zelf kan uitvoeren.
Meldingen zijn belangrijk in functie van het hoog houden van de datakwaliteit. Alle (authentieke) bronnen, zowel binnen Vlaanderen als Federaal, voorzien in de mogelijkheid om fouten door te geven. Indien je fouten in de data detecteert is het belangrijk deze door te geven.
Governance
Met governance bedoelen we het geheel van processen, afspraken en verantwoordelijkheden ontworpen om de kwaliteit, integriteit, bruikbaarheid en beschikbaarheid van data te waarborgen.
Digitaal Vlaanderen is verantwoordelijk voor het coördineren ervan en gaat samen met vrijwilligers uit lokale en Vlaamse overheden afspraken uitwerken over het beheer van verenigingsgegevens. Zo kan er bv. een handreiking worden opgesteld die decentraal beheerders helpt met vragen als:
Wanneer verwijder ik een vertegenwoordiger?
Wijzigingen op de data: stuur ik deze zomaar door naar het Verenigingsregister?
Ik merk dat een vereniging dubbel is geregistreerd, wat nu?
Volgende pagina’s zijn opgezet als een aanzet hiertoe, maar zijn opnieuw uit te werken door werkgroepen die vanaf 2025 worden georganiseerd.