Registratie nieuwe vereniging
Deze pagina is een aanzet tot handreiking over het registreren, maar zal binnenkort aangepast en aangevuld worden met de uitkomst van een workshop tussen Digitaal Vlaanderen en vertegenwoordigers van lokale en Vlaamse overheden en het Verenigingsloket.
Wanneer registreer ik een nieuwe vereniging?
Wanneer een vereniging in contact treedt met de overheid en deze overheid daardoor gegevens over deze vereniging wenst op te slaan voor toekomstig gebruik ( en daarmee de verdere interactie met de vereniging wenst te ondersteunen en vergemakkelijken).
In dat geval ga je over tot registratie in het Verenigingsregister (waar je vroeger deze gegevens lokaal bijhield in een eigen database of een bv. excel file). Op die manier kunnen de gegevens hergebruikt worden door jullie of andere overheden.
Typische voorbeelden van interactie zijn:
Een vereniging huurt een zaaltje bij de Sportdienst
Een vereniging vraagt een erkenning aan bij de Jeugddienst
Een vereniging wenst opgenomen te worden in digitale verenigingsgids van de gemeente
Het Verenigingsregister wenst niet alle verenigingen die ontstaan, te registreren. Enkel diegene die hun gegevens aanreiken in kader van dienstverlening of zichzelf vrijwillig registreren als anticipatie hierop. Hiermee verschillen we van het KBO, waarbij er wel inschrijvingsplicht is voor de vereniging als VZW.
Registratie in het register geeft de vereniging geen recht op dienstverlening. Het al dan niet toekennen van dienstverlening is exclusief in beheer bij het (lokaal) bestuur zelf.
Een feitelijke vereniging of afdeling van een koepelorganisatie heeft geen formele documenten of statuten waarin de oprichting geregeld is en op basis waarvan we de vereniging kunnen registreren.
De feitelijke vereniging of afdeling kan dus al enige tijd bestaan voor deze in het Verenigingsregister komt.
Bij het aanmaken van de nieuwe vereniging doorzoek je het register om te kijken of de vereniging nog niet bestaat. Het register zelf zal ook checken of je geen dubbel probeert aan te maken. Het kan immers zijn dat de vereniging al geregistreerd is door een andere overheid of dat de vereniging zichtzelf geregistreerd heeft via het Verenigingsloket.
We raden aan om bij een dienstverleningsaanvraag steeds te vragen aan de vereniging om de vCode door te geven. Indien de vereniging aangeeft nog niet over een vCode te beschikken kan je de vereniging zelf registreren of kan je vragen aan de vereniging zich te registeren via het Verenigingsloket.
We raden aan om voor bepaalde dienstverlening (denk aan subsidies) in de reglementen de verplichting opleggen om over een vCode te beschikken. Op die manier koppel je een voordeel aan de gegevensregistratie.
Hoe kan ik een nieuwe vereniging aanmaken?
Voor je kan starten met de registratie van de nieuwe verenigingsgegevens moet je weten of het over één van volgende types gaat:
Vereniging met rechtspersoonlijkheid met één van volgende rechtsvormen: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Andere rechtsvormen zijn niet mogelijk.
Feitelijke vereniging of een lokale werking van een koepelorganisatie
Als de registratie succesvol is, zal er een vCode aangemaakt worden.
Type 1: vereniging met rechtspersoonlijkheid
Definitie “vereniging met rechtspersoonlijkheid”
Een vereniging met rechtspersoonlijkheid is een vereniging met een KBO-nummer. Deze vereniging heeft dus al een uniek nummer in een Federale gegevensbron: KBO.
Daarnaast heeft moet de vereniging 1 van volgende rechtsvormen hebben:
VZW (Vereniging zonder winstoogmerk)
iVZW (internationale Vereniging zonder winstoogmerk)
Private stichting
Stichting van openbaar nut
Hoe bepalen?
Het is belangrijk om goed na te gaan of de vereniging die je wenst te registreren over een KBO-nummer beschikt.
Via de publieke zoekinterface van KBO kan je met het KBO-nummer of (enkele woorden uit) de naam de vereniging terugvinden: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html.
Ga daarbij ook na of de rechtsvorm één van bovengenoemde is en of de vereniging nog wel actief is. Inactieve verenigingen kunnen niet toegevoegd worden aan het register. Je vind deze info terug via de publieke zoekinterface van KBO.
Gegevens bij invoer
Minimale verenigingsgegevens: het KBO-nummer.
Het Verenigingsregister maakt de vereniging aan op basis van het KBO-nummer.
Op basis van dit nummer:
controleren wij (automatisch) bij het KBO of het effectief over één van de vier toegelaten rechtsvormen gaat: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Zo vermijden we dat ondernemingen met commerciële insteek in het register terechtkomen want dit is niet de scope van het Verenigingsregister.
controleren wij (automatisch) bij het KBO of de vereniging nog actief is.
halen wij basisgegevens van de vereniging op bij het KBO zodat jullie deze gegevens kunnen bekijken en aanvullen.
synchroniseren wij gegevens uit het KBO zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken.
Het aanmaken van een KBO-vereniging in het Verenigingsregister zal het vereniging dus over 2 unieke sleutels beschikken: het KBO-nummer en de V-code. De koppeling tussen beiden is uniek. Eén KBO-nummer kan nooit gekoppeld zijn aan 2 verschillende V-codes.
Als bestuur kies je ervoor een V-code te voorzien als je bijkomende gegevens van de vereniging wenst te bewaren (zoals activiteiten of locaties) en/of met de V-code aan de slag wil in de verdere dienstverlening ten aanzien van de vereniging.
Type 2: feitelijke vereniging of lokale werking van een VZW (vereniging zonder eigen rechtspersoonlijkheid)
Definitie “feitelijke vereniging”
Een feitelijke vereniging is niet terug te brengen tot een aantal specifieke rechtsvormen of classificaties. Daarom werken we rond een gemeenschappelijke definitie van de feitelijke vereniging:
Twee of meer personen die zich inzetten rond een gemeenschappelijk doel zonder daarbij winst na te streven (lees: geen commerciële doelstelling). In de praktijk merken we dat deze feitelijke verenigingen zich kenbaar maken t.a.v. de burger met een aanbod van activiteiten, georganiseerd rond bepaalde thema’s (bv. erfgoed). Verder werken zij ook vaak met vrijwilligers.
De registratie van de feitelijke vereniging in het register heeft geen juridische gevolgen voor de feitelijke vereniging. Het Verenigingsregister zorgt enkel voor het centraliseren van gegevens die nu verspreid zitten binnen de verschillende overheden. Er zijn geen rechten of plichten voor de feitelijke vereniging gekoppeld aan de registratie in het Verenigingsregister.
Hoe bepalen?
Elk bestuur valt terug op eigen processen, zoals die nu ook leiden tot registratie van de vereniging in lokale toepassingen of zelfs Excel-bestanden. Als lokale overheid sta je dicht bij de vereniging (en ken je eventueel zelfs de belangrijkste leden). Dit maakt dat jullie over voldoende inzicht en context beschikken om de feitelijke vereniging te kunnen registreren. Digitaal Vlaanderen legt geen algemene procedure vast voor de registratie van een vereniging en gaat bij de registratie dus ook niet na of de feitelijke vereniging wel een feitelijke vereniging is.
Indien gewenst kan je de erkenning van een feitelijke vereniging door een (lokale) overheid als proces beschouwen om tot de betrouwbare registratie over te gaan. Gedurende dit proces worden immers gegevens bevraagd bij de vereniging en krijgen jullie inzicht in de activiteiten van de vereniging. Het erkenningsproces kan verschillen per (lokale) overheid. Het Verenigingsregister wenst hierin niet te uniformiseren. Je kan ook voor een ander proces kiezen voor de registratie van de vereniging. Van zodra het register in gebruik wordt genomen door verschillende overheden, gaan we hierover in overleg om te leren van elkaar en goede praktijken uit te wisselen.
Gegevens bij invoer
Minimale verenigingsgegevens:
Naam van de vereniging
1 vertegenwoordiger met naam, voornaam en INSZ-nummer
1 locatie (correspondentie of activiteiten)
1 contactgegevens, OFWEL van de vereniging OFWEL van 1 van de vertegenwoordigers
1 hoofdactiviteit
In functie van performante dubbeldetectie is het belangrijk dat er voldoende gegevens voorzien worden bij de invoer.