Zelfevaluatie 'Voorbereiding data migratie'

De migratie van de verenigingsgegevens uit verschillende diensten

gaat in 1 keer plaatsvinden zodat alle verenigingen tegelijk kunnen starten met het gebruik van het Verenigingsloket en van hun V-code

zijn voorzien om elkaar op te volgen

zal gespreid worden over een periode van meer dan 6 maanden

Het verzamelen van de gegevens en invullen van de migratie Excel files

vertrekt vanuit een export van een centrale bron binnen de gemeente/organisatie

werd gecentraliseerd bij een persoon of besproken en afgestemd onder alle collega’s die data aanleverden

binnen iedere dienst maakt iemand een eigen migratie file

De gegevens die gaan gemigreerd worden

werden (in het kader van deze migratie) de afgelopen maanden nog afgetoetst bij de verenigingen

worden jaarlijks actief afgetoetst bij de verenigingen

worden enkel geüpdatet wanneer een vereniging dat zelf meldt

Mogelijks inactieve verenigingen

werden gecontacteerd en verwijderd uit de data set voor migratie bij ontbreken van een reactie

werden verwijderd uit de data set voor migratie

werden niet onderzocht

Verenigingen die mogelijks dubbel in de bron/bronnen binnen de gemeente/organisatie voorkomen

werden vermeden door dubbeldetectie in het centrale systeem of werden opgespoord na het verzamelen van alle verenigingen over alle diensten heen

werden opgespoord per dienst binnen de eigen migratie file

werden niet opgespoord

Om een vlot beheer van de verenigingsgegevens te stimuleren door feitelijke verenigingen (via het loket of eigen applicatie)

zijn er alle feitelijke verenigingen minstens 2 vertegenwoordigers per vereniging

zijn er voor de meeste feitelijke verenigingen minstens 2 vertegenwoordigers per vereniging

is er voor de meeste feitelijke verenigingen minstens 1 vertegenwoordiger

Verenigingen zullen worden aangemoedigd zich te registreren (indien nog niet gebeurd door migratie)

door hen te verplichten een V-code te gebruiken voor het aanvragen van bepaalde diensten

door hen erop te wijzen in het aanvraagproces voor bepaalde diensten dat het eenvoudiger is via het gebruik van een V-code

maar we weten nog niet hoe

Verenigingen zullen worden aangemoedigd om hun data up-to-date te houden door

hen bij het aanvragen van diensten (in een eigen applicatie) de mogelijkheid aan te bieden de gegevens te updaten in het Verenigingsregister

hen bij het aanvragen van diensten (in een eigen applicatie) met een link te verwijzen naar het Verenigingsloket waar ze hun gegevens kunnen updaten

hen minstens jaarlijks te contacteren met de vraag om hun data te updaten via het Verenigingsloket OF hen op een andere manier te motiveren

Om hun gegevens up-to-date te kunnen houden, zullen verenigingen via de website of applicaties van de gemeente/organisatie

hun gegevens kunnen aanpassen en deze aanpassingen stromen door naar het Verenigingsregister

aanpassingen over hun gegevens kunnen doorgeven, waarna de gemeente/organisatie deze via een eigen applicatie zal doorsturen naar het Verenigingsregister

kunnen raadplegen; voor aanpassingen kunnen zij terecht in het Verenigingsloket

Voor het beheer van verenigingsgegevens in het Verenigingsregister

worden er processen vastgelegd en wordt documentatie beschikbaar gesteld; met vragen kunnen medewerkers terecht bij de coördinator die feedback kan geven aan Digitaal Vlaanderen over uitdagingen bij decentraal beheer

worden er onder de medewerkers afspraken gemaakt, met vragen kunnen medewerkers terecht bij de coördinator die feedback kan geven aan Digitaal Vlaanderen over uitdagingen bij decentraal beheer

worden er onder de medewerkers afspraken gemaakt

Plannen voor hergebruik van de gegevens uit het Verenigingsregister

omvatten applicaties waarbij verenigingen na identificatie geen gegevens meer moeten invullen, deze worden automatisch vanuit het Verenigingsregister doorgegeven aan de dienst waar ze nodig zijn

staan op onze verlanglijst, maar zijn momenteel nog niet mogelijk door de afhankelijkheid van de software leverancier

zijn er momenteel nog niet

Raadplegen van het Verenigingsregister betekent toegang tot gegevens uit het Rijksregister/KSZ.

Toegang tot gegevens uit het Verenigingsregister is beperkt tot medewerkers die dit nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie. Er zijn processen om de verwerking GDPR compliance te ondersteunen.

Toegang tot gegevens uit het Verenigingsregister is beperkt tot medewerkers die dit nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.

Hierover werd een sensibilisering gedaan onder alle betrokken diensten of dat wordt gepland

Om op de hoogte te blijven van de status en verdere ontwikkelingen van het Verenigingsregister

zijn we geabonneerd op de Statuspagina van het Verenigingsregister en schreven we ons in op de Nieuwsbrief van het Verenigingsregister - we worden ook graag uitgenodigd om deel te nemen aan workshops rond verder ontwikkeling

zijn we geabonneerd op de Statuspagina van het Verenigingsregister en schreven we ons in op de Nieuwsbrief van het Verenigingsregister

checken we geregeld de Statuspagina van het Verenigingsregister en de websites van het Verenigingsregister

Voor afspraken rond beheer van de data (governance)

Geven we graag feedback aan Digitaal Vlaanderen en worden we graag uitgenodigd voor werkgroep meetings

Worden wij graag op de hoogte gehouden via algemene communicatie berichten

Raadplegen we Digitaal Vlaanderen via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be in geval van vragen of onduidelijkheden