Doel

Elk lokaal bestuur en elke Vlaamse overheidsdienst moet op termijn aansluiten op het Verenigingsregister. Om deze aansluiting voor te bereiden, hebben we een standaardexcel opgesteld.

Het doel van dit bestand is vooral om jullie te ondersteunen:

• op een praktische manier kennis maken met de datastructuur van het Verenigingsregister

• een eerste oefening om, overheen de verschillende diensten, data samen te brengen in 1 datamodel

• helpen bij het inschatten van de hoeveelheid werk om tot een kant-en-klare dataset voor migratie te komen

• vragen, opmerkingen of onduidelijkheden m.b.t. het datamodel signaleren aan het Verenigingsregister

• laten reviseren of valideren van de voorbereiding door het Verenigingsregister

Als onderdeel van de aansluiting op het Verenigingsregister, voorzien we ook in de mogelijkheid om je bestaande verenigingsgegevens éénmalig, via een data-import, te migreren naar het register. Dit zal zijn met behulp van deze data Excels.

De standaardexcel blijft een goed instrument om kennis te maken met het datamodel en overheen diensten data samen te brengen. Zo kunnen interne dubbels bijvoorbeeld al verwijderd worden. Bovendien zit data vaak in verschillende applicaties, al dan niet in combinatie met Excel-bestanden.

Informeren verenigingen

Vooraleer de data opgeladen kan worden naar het verenigingsregister, is het verplicht om de vereniging hiervan te verwittigen. Samen met jullie DPO bekijken we op welke manier we de verenigingen informeren. We bieden een voorbeeld tekst aan om voor deze communicatie van te vertrekken. Indien je deze zou gebruiken, pas hem dan aan waar nodig en laat zeker goedkeuren door jullie DPO.

Ideaal is als deze communicatie aan het begin van het voorbereidingsproces plaatsvindt en de verenigingen hierbij ook gevraagd worden om de gegevens die reeds verzameld werden, te updaten en/of bij aan te vullen. Dit verhoogt de data kwaliteit en vermindert de nodige nazorg wanneer de data gebruikt worden.

Voorbereidingskit

Onderstaand ZIP-bestand bevat enkele documenten (vooral Excel) die jullie ondersteunen bij de voorbereiding:

• folder “Lege databestanden” met werkexcels: om per type vereniging de gegevens te verzamelen

• folder “Voorbeeldbestanden”: voorbeelden per type vereniging

• folder “Hulpbestanden”:

  • een tool om de adressen van je verenigingen op te zoeken in het adressenregister en om te vormen naar authentieke adressen en bijhorende id’s.

  • een tool om een eerste ruwe validatie van de ingevulde Excel templates uit te voeren.

Al deze documenten weerspiegelen de datastructuur van het Verenigingsregister.

Open

Open

Veelgestelde vragen over de werkexcels

• Er staat ook veel informatie bij de beschrijving van het datamodel van het Verenigingsregister.

• Kijk ook eens de veelgestelde vragen.

Algemeen

Tab Parameters

Tab Vereniging

Dit slaat zowel op de tab Feitelijke Vereniging als tab KBO-vereniging

Tab Locaties

Tab Vertegenwoordigers

Tab Hoofdactiviteiten VLO