Je vindt het antwoord op veel algemene vragen op de website van het Verenigingsloket: Info en advies | www.verenigingsloket.be

Wij behandelen hieronder enkel concrete vragen over het Verenigingsregister.

Aansluiten op het Verenigingsregister

Zie ook https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6319472641

Is de Verenigingen-app van ABB / Loket Lokale Besturen (Module Verenigingen) voldoende?

Die kan een tijdelijke oplossing zijn, maar een softwarekoppeling is aanbevolen op langere termijn.

De Verenigingen-app van ABB voorziet een beperkte functionaliteit zodat basis-beheer mogelijk gemaakt wordt. Voor een integratie op de Verenigingen-app is een aparte MAGDA-aansluiting vereist. Alle details en praktische uitleg vind je in de handleiding van de Verenigingen-app van Loket Lokale Besturen. 

Hoe kies ik de beste softwareleverancier voor de noden van mijn gemeente? Bestaat er een overzicht?

Softwareleveranciers bieden verschillende componenten aan, afhankelijk van het pakket.

Onze collega’s van het Verenigingsloket hebben op hun site opgelijst welke partners welke koppeling hebben. Je vindt dit hier terug: Wie is al aangesloten? | Vlaanderen.be

Deze lijst groeit gaandeweg. Het valt dus niet uit te sluiten dat er koppelingen/partners ontbreken.

Tegen wanneer moeten we als lokaal bestuur aangesloten zijn op het Verenigingsregister?

Het doel van het decreet is om vanaf 1 januari 2028 verplicht te werken met de vCode bij elke interactie tussen een vereniging en een Lokaal bestuur.

Een koppeling met het Verenigingsregister met een softwareleverancier kan op een paar weken afgerond zijn.

Wie maakt de MAGDA-koppeling?

De softwareleverancier staat in voor de MAGDA-koppeling. Het lokaal bestuur dient enkel de juiste informatie te overhandigen aan de softwareleverancier (machtigingen, overeenkomsten, doelen, …) zodat deze de koppeling snel kan afronden.

Is een datamigratie verplicht?

Nee, maar ze wordt sterk aangeraden om met propere en actuele data te starten. Via een datamigratie gaat Digitaal Vlaanderen de beschikbare gestelde gegevens over verenigingen binnen een lokaal bestuur in het register opladen. Dit is een éénmalige oefening. Digitaal Vlaanderen voorziet hierbij ondersteuning. Meer informatie over datamigratie vind je hier: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6692438324/Stappenplan+Aansluiten+op+het+Verenigingsregister+Datamigratie#Datamigratie-en-start-van-decentraal-beheer

Hoe wordt bij een datamigratie dubbelregistratie in het Verenigingsregister voorkomen?

Voor een datamigratie wordt doorgevoerd gebeuren er verschillende validatierondes, zowel door het lokaal bestuur als door Digitaal Vlaanderen. Gegevens worden gecontroleerd en afgestemd vooraleer deze gemigreerd worden naar het Verenigingsregister. Dubbele verenigingen worden er zo stapsgewijs uitgefilterd.

Bankrekeningnummers

Worden bankrekeningnummers mee gemigreerd?

Momenteel nog niet, maar Digitaal Vlaanderen werkt hieraan om dit op korte termijn (tegen 05/2026 aan te kunnen bieden.

Worden bankrekeningnummers opgehaald uit KBO?

Ja, voor verenigingen die in KBO bestaan, worden bankrekeningnummers automatisch opgehaald.

Worden bankrekeningnummers gecontroleerd?

Ja, er gebeurt een IBAN-validatie. Lokale besturen kunnen ook aanduiden dat een rekeningnummer werd gevalideerd.

Kunnen er voor 1 vereniging meerdere bankrekeningnummers geregistreerd worden?

Ja, gegevensinitiatoren of verenigingen (via het Verenigingsloket) kunnen meerdere IBAN's registreren, bijvoorbeeld per werking of afdeling.

Erkenningen

Welke erkenningen worden geregistreerd in het Verenigingsregister?

Enkel erkenningen toegekend door lokale besturen zullen worden geregistreerd in het Verenigingsregister. Digitaal Vlaanderen werkt aan het toevoegen van erkenningen in Q2/Q3 2026.

Is het duidelijk welk lokaal bestuur een erkenning toekent?

Ja, in het Verenigingsregister zal zichtbaar zijn welk lokaal bestuur een erkenning heeft toegekend. Er kunnen ook meerdere erkenningen door verschillende lokale besturen toegekend worden.

Moeten de erkenningsbrieven worden opgeladen?

Nee. Het is niet de bedoeling om erkenningsbrieven als document op te laden. Het gaat om het registreren van de erkenning zelf, niet om het bewaren van bewijsstukken.

Varia

Wat is het verschil tussen het Verenigingsregister, het Verenigingsloket en de Verenigingen-app?

• Het Verenigingsregister is een databank beheerd door Digitaal Vlaanderen (backend). Het product is gericht op overheden en publieke instellingen die in het kader van hun dienstverlening aan verenigingen nood hebben aan identificerende basisgegevens.

• Het Verenigingsloket is een web toepassing (frontend) voor verenigingen en wordt gebouwd door Departement Cultuur, Jeugd en Media. Vertegenwoordigers van een vereniging kunnen via dit loket de gegevens van hun eigen vereniging in het Verenigingsregister raadplegen en aanpassen.

• De Verenigingen‑app van Agentschap Binnenlands Bestuur (Loket Lokale Besturen) laat ook data van en naar het Verenigingsregister stromen. Deze applicatie staat los van een volledige koppeling met een softwareleverancier en is een aparte module. De Verenigingen‑app is gratis en heeft beperkte functies. Ze is een goede tussenoplossing om al met gegevens uit het Verenigingsregister te werken, in afwachting van een eventuele volledige aansluiting met meer functionaliteiten. Meer info over de Verenigingen-app van Loket Lokale Besturen vind je hier: Zelf verenigingsgegevens beheren via Verenigingen-app | Vlaanderen.be

Wat is een gegevensinitiator (GI)?

Het verenigingsregister werkt op basis van decentraal beheer door de gegevensinitiatoren (GI’s).

Gegevensinitiatoren zijn overheidsinstanties (lokale besturen of overheidsinstellingen) die in rechtstreeks contact staan met verenigingen. Binnen hun dienstverleningsprocessen worden (gegevens van) verenigingen geregistreerd en geactualiseerd.

In het decreet is de werking met gegevensinitiatoren verankerd. Zie ook Juridisch kader.

Gaan alle verenigingen terecht komen in het Verenigingsregister?

Neen. Het Verenigingsregister heeft niet de intentie om elke vereniging te registreren. Van zodra er een significante interactie is tussen de verenigingen en de overheidsinstanties (bv een inname openbaar domein, diensten zoals een tentverhuur of andere vergunningen) is het zo dat de vereniging in het Verenigingsregister moet geregistreerd worden.

Verenigingen die nooit in contact treden met een lokaal bestuur om beroep te doen op een overheidsdienst hoeven niet te worden opgenomen in het Verenigingsregister.

Zie ook scope en afbakening.

Moeten alle verenigingen die vandaag bestaan zich registreren in het Verenigingsregister?

Zie ook vorige vraag.

Een vereniging kan al (gedeeltelijk) geregistreerd zijn in het Verenigingsregister door overheidsinstanties of lokale besturen. Een vereniging kan zichzelf dan verifiëren en eventueel gegevens toevoegen.

Zo niet kan de vereniging zich registreren via het Verengingsloket.

Wie mag welke gegevens aanpassen in het Verenigingsregister?

Elke overheidsorganisatie die aansluit als gegevensinitiator mag alle gegevens van alle verenigingen raadplegen maar ook aanpassen. Er worden beheerafspraken gemaakt met alle aangesloten overheden.

Het Verenigingsregister zal elke aanpassing van de gegevens onmiddellijk doorvoeren. Wij bieden hierbij volledige transparantie in wie welke gegevens heeft aangepast en wanneer. De historiek van de wijzigingen kan op elk moment opgevraagd worden per vereniging.

Een vereniging kan haar eigen gegevens ook aanpassen via het Verenigingsloket.

Eventuele fouten kunnen doorgegeven worden aan Digitaal Vlaanderen via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be

Waarom kan ik niet zien welke persoon de gegevens van een vereniging aangepast heeft?

• Als vereniging kan je aanmelden in het verenigingsloket en de historiek van de wijzigingen van je verenigingsgegevens bekijken.

• Als gegevensinitiator moet je aangesloten zijn op het Verenigingsregister om de historiek te bekijken.

In de historiek van een vereniging ga je enkel de OVOcode (een unieke identificator van een overheidsinstelling) van de gegevensinitiator terugvinden die de wijziging heeft aangebracht in het Verenigingsregister. We tonen dus niet de persoon in die organisatie die deze wijziging heeft aangebracht. Digitaal Vlaanderen heeft geen juridische basis om deze persoonsgegevens te tonen.

Hoe weten we of de gegevens van een vereniging nog correct zijn in het Verenigingsregister?

We zijn hiervoor afhankelijk van onze decentraal beheerders om als authentieke bron van verenigingen te dienen. We hebben wel de ambitie om de meest correcte data te hebben op basis van onze decentrale beheerders, de overheidsorganisaties.

Elke overheidsorganisatie die in interactie treedt met een vereniging kan de gegevens opvragen uit het Verenigingsregister (via API). Als blijkt dat deze gegevens niet (meer) correct zijn, dan bestaan er verschillende methoden om de gegevens te actualiseren.

• Een overheidsorganisatie kan de aanpassingen onmiddellijk doorsturen naar het Verenigingsregister via de beheer API.

• De vertegenwoordiger van een vereniging kan de gegevens aanpassen via het Verenigingsloket, als onderdeel van een dienstverleningsaanvraag.

In het Verenigingsregister houden we bij wanneer (welke datum) de laatste keer een van de gegevens zijn aangepast. Dit kan al een indicatie geven of de gegevens juist zouden zijn of eerder verouderd.

Vanaf 1 januari 2028 is het decretaal verplicht voor lokale besturen om deze aanpassingen zelf te wijzigen in het Verenigingsregister, en moeten zij dus gekoppeld zijn met het Verenigingsregister. Dit kan door beroep te doen op een softwareleverancier die in deze dienst voorziet. 

Wanneer moet een vereniging stopgezet worden?

Wanneer de vereniging geen activiteiten meer uitoefent en geen plannen heeft om opnieuw te starten, moet die vereniging stopgezet worden in het Verenigingsregister.

• VZW > Hiervoor synchroniseert het Verenigingsregister met KBO. Wanneer een VZW status inactief krijgt in KBO, zal die in het Verenigingsregister automatisch status gestopt krijgen.

• VZER > Voorlopig kan een vertegenwoordiger zijn/haar vereniging niet zelf stopzetten in het Verenigingsregister. Mail hiervoor naar digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be

Hoe weten we of een vereniging nog bestaat?

Als een vereniging werd stopgezet in het Verenigingsregister (of in KBO in het geval van een VZW), krijgt die daar de status gestopt (stopgezet).

We gaan op termijn ook een mechanisme inbouwen dat detecteert wanneer de gegevens van een vereniging al een tijd niet meer aangepast of gebruikt zijn.

De scope van het Verenigingsregister zit immers op verenigingen die in interactie treden met de overheid.

Wordt er verschil gemaakt qua rechten tussen de vertegenwoordigers van een vereniging?

Neen. Elke vertegenwoordiger die in het Verenigingsregister gekoppeld is met een vereniging, heeft de volledige rechten om deze vereniging te beheren.

Zijn gegevens uit het Verenigingsregister publiek beschikbaar?

Elke actieve vereniging is standaard publiek beschikbaar met een selectie aan gegevens. De persoonsgegevens van vertegenwoordigers horen daar niet bij.

• De publiek beschikbare gegevens kunnen opgezocht worden via het Verenigingsloket Welkom bij het Verenigingsloket | www.verenigingsloket.be.

• Er bestaat geen website van het Verenigingsregister, enkel API’s. Als je de publieke data wil gebruiken in een toepassing, dan kan kan dat via de publieke API, via een API Key die je bij ons kan aanvragen. Deze is aan te vragen via het intakeformulier: APIKeyVR

Uitzondering: Een feitelijke vereniging kan ervoor kiezen helemaal niet publiek zichtbaar te zijn. Dat doe je door in het Verenigingsloket aan te duiden dat je vereniging niet in de publieke datastroom terecht mag komen.

Open

Hoe kan ik een API KEY aanragen voor de Publieke API?

Om toegang te krijgen tot de publieke API, is een API Key noodzakelijk. Deze is aan te vragen via het intakeformulier: APIKeyVR

Welke kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd op de data? Wie zorgt hiervoor?

Het Verenigingsregister controleert de formaten van de data, zoals e-mail. De betrouwbaarheid of juistheid van de data is de verantwoordelijkheid van de gegevensinitiatoren die de data aanleveren en beheren. Verenigingen zelf kunnen hun gegevens beheren via het Verenigingsloket.

Kan ik via het Verenigingsloket of in het Verenigingsregister de gegevens zoals gekend in KBO aanpassen?

Neen. Voor de verenigingen met een KBO-nummer worden bepaalde gegevens uit KBO overgenomen. Dat zijn o.a. de officiële naam, de maatschappelijke zetel, de vertegenwoordigers en bankrekeningnummers.

Om deze gegevens aan te passen, kan je de normale kanalen gebruiken om data in KBO aan te passen. Van zodra de gegevens in KBO aangepast zijn, worden deze automatisch overgenomen in het Verenigingsregister.

Wordt er gecontroleerd op dubbele registraties in het Verenigingsregister?

Ja. Bij registratie van een nieuwe vereniging via het Verenigingsloket, voert het Verenigingsregister een dubbele check uit (op naam en vertegenwoordigers). Wanneer wij vermoeden dat de nieuwe vereniging al bestaat in het Verenigingsregister, gaan we deze nog niet toevoegen, maar geven we je eerst de mogelijkheid om na te kijken of jouw nieuwe vereniging niet overeenkomt met een van de reeds geregistreerde verenigingen.

We gaan ook actief op zoek naar dubbele registraties;

• Een dubbelpaar zijn twee of meer vCodes die als potentieel dubbel van elkaar zijn gemarkeerd.

• Na verificatie krijgt één vCode de status authentiek.
  De andere wordt duplicaat (geannuleerd), maar blijft raadpleegbaar via de beheer‑API.

• Er is een termijn van 30 dagen om tot consensus te komen. Als dat niet lukt, neemt het Verenigingsregister de finale beslissing.

Wat betekent "mijn vereniging"? Bepaalt elk lokaal bestuur dat zelf?

Dit is een ruimer concept dan erkende verenigingen en kan ook niet-erkende of niet-lokale verenigingen omvatten die dienstverlening aanvragen.

Lokale besturen behouden volledige autonomie om te bepalen welke verenigingen zij als hun verenigingen beschouwen, los van erkenning of subsidies.

Hoe kan ik "mijn verenigingen" selecteren in het Verenigingsregister?

Vermits alle verenigingen in een centrale bron terechtkomen en door verschillende GI’s beheerd kunnen worden, bestaat het begrip mijn verenigingen niet. Om toch tot een beperkte set van verenigingen te komen die je wil gebruiken, zijn er enkele mogelijkheden:

• Je kan een lijst van vCodes bijhouden met de verenigingen die jou interesseren.

• Je kan alle nieuwe verenigingen nakijken die je mogelijks interesseren, of enkel de nieuwe verenigingen die een link hebben met jouw grondgebied (op basis van postcode of gemeentenaam in de locaties).

• Je kan wachten tot een nieuwe vereniging met jou in contact treedt vooraleer je deze toevoegt aan de eigen lijst.

Wat gebeurt er wanneer 2 gegevensinitiatoren de gegevens van dezelfde vereniging aanpassen?

Elke aanpassing wordt direct doorgevoerd. De eerste gegevensinitiator zal de gegevens aanpassen. De tweede zal die gegevens mogelijks overschrijven. Beide wijzigingen zijn transparant terug te vinden in de historiek. Beide gegevensinitiatoren kunnen dus opvragen wie wat wanneer gewijzigd heeft.

Om gelijktijdig overschrijven van dezelfde data te vermijden, is er een technisch mechanisme beschikbaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het versienummer van de vereniging. Wanneer je de gegevens wijzigt, kan je opgeven dat je een wijziging wil doorvoeren op een bepaald versienummer. Als er ondertussen al wijzigingen aangebracht zijn door iemand anders, dan word je verwittigd dat je niet op de laatste versie aan het wijzigen bent. Jouw wijziging wordt dan genegeerd. In dit geval, lijkt het ons het beste om de gegevens van die laatste versie nog eens op te halen en voor te leggen aan jullie gebruiker.

Moeten verenigingen hun gegevens jaarlijks bevestigen in het Verenigingsregister?

Nee. Er bestaat geen algemene verplichting voor verenigingen om hun gegevens jaarlijks te bevestigen in het Verenigingsregister. Volgens het decreet ligt de verantwoordelijkheid voor het valideren en actualiseren van verenigingsgegevens bij de Vlaamse en lokale overheden die deze gegevens gebruiken in het kader van hun dienstverlening (bv. subsidies, erkenningen, zaalverhuur). Het decreet legt geen vaste periodiciteit op: hoe en wanneer gegevens worden nagekeken, bepalen lokale besturen zelf, in functie van hun werking en processen.

In de praktijk kiezen veel lokale besturen ervoor om een erkenningsmoment of een andere administratieve interactie met de vereniging te gebruiken om de gegevens te controleren en, indien nodig, te actualiseren. Dit is een logische en efficiënte werkwijze, maar geen decretale verplichting voor de vereniging zelf.

Lokale besturen kunnen dus perfect in hun eigen reglementen of processen bepalen wanneer en hoe ze verenigingsgegevens opnieuw bekijken, zolang ze zelf instaan voor de actualiteit van de gegevens in het Verenigingsregister.