Vragenlijst: Plan van aanpak voor beheer als gegevensinitiator na migratie

Na de initiële migratie nemen de piloten hun taak op als gegevensinitiator. Een onderdeel van deze taak is het meewerken aan het actueel houden van de verenigingsdata op een correct en veilige manier. Om dit te evalueren, vragen we aan de piloten om een antwoord te geven op de volgende vragen.

DV zal pas data opladen in productie wanneer de antwoorden ontvangen zijn en DV geoordeeld heeft dat de piloot de taak van initiator op een afdoende manier opneemt startende van het moment van migratie

Om deze vragen te beantwoorden, kan je gebruik maken van onderstaand Word Document (mag, maar moet niet)

Vraag	Antwoorden

Vraag	Antwoorden
Wie is het unieke aanspreek (SPOC) punt wanneer DV (tijdens migratie en later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister (denk aan updates van de datadiensten maar ook beheercomité/werkgroep waarin de verschillende initiatoren kunnen zetelen).	Gelieve naam, functie en e-mail adres te voorzien. Telefoonnummer is optioneel.
Op welke manier dragen jullie bij tot de actualisatie van de gegevens? Welke werkwijze en tools zijn hiervoor beschikbaar? Welke incentive strategie voorzien jullie? Welke voordelen koppelen jullie aan de registratie van gegevens? In welke toepassingen worden updates voorzien richting het Verenigingsregister? Dit kunnen eigen softwaretoepassingen zijn die zowel voor ambtenaren als verenigingen toegankelijke zijn, alsook het gebruik van het Verenigingsloket waarnaar jullie de vereniging doorverwijzen. Welke sensibilisering voorzien jullie t.a.v. de vereniging om gegevens te actualiseren? Zal er periodiek gevraag worden aan de verenigingen om gegevens na te kijken? Halen jullie zelf foutieve gegevens uit het register indien jullie op de hoogte gesteld worden van aanpassingen? Op welke manier zorgen jullie voor de correcte interpretatie van het datamodel en bijhorende definities bij de interne collega’s en de vereniging	Bv. in aanvragen van dienstverleningsprocessen gaan we vragen aan de vereniging om de V-code op te geven of gegevens te actualiseren die wij beschikbaar hebben. Dit zal een noodzakelijke stap zijn in het aanvraagformulier. Bv. in een CRM-toepassing zullen wij voorzien in editeer-schermen voor medewerkers van lokale besturen om gewijzigde gegevens door te geven. Bv. de vereniging zal doorgeleid worden naar het loket waar het kan aanmelden om de eigen gegevens te bekijken en aan te passen. Bv. jaarlijks, bij de opstart van het werkingsjaar (meestal in september) gaan wij een brede communicatie opzetten naar de vereniging om hen te wijzen op het feit dat het een goed idee is de gegevens up-to-date te houden.
Op welke manier worden deze gegevens vanuit interne toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken voor hergebruik? Geef voor elk van deze toepassingen aan op welke manier zij de data uit het verenigingsregister gaan hergebruiken en of deze de data uit het verenigingsregister ook zal actualiseren. Geef ook een tijdsindicatie aan vanaf wanneer deze toepassing dit zal doen.
Hoe zorgen jullie dat interne collega’s de gegevens gebruiken conform de doeleinden? In het bijzonder: Zijn de persoonsgegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?