Vragenlijst: Oorsprong van de gegevens

Hoe zijn deze migratie Excels tot stand gekomen? Wat was de werkwijze?

• Licht toe voor elke van de categorieën van gegevens.

bv. interne workshop met betrokken collega’s, samen datamodel overlopen, eigen bestanden gecombineerd in migratie-excel

Op welke manier weten jullie of de verenigingen nog actief zijn? Het is immers niet de bedoeling inactieve verenigingen te migreren naar het register.

bv. we kiezen voor verenigingen met een lopende erkenning.

bv. we kiezen voor verenigingen die we recent nog gesproken hebben

Hebben jullie deze data voorgelegd aan de verenigingen om deze te valideren? Indien, ja, hoe en welke gegevens?

bv. brede infocampagne waarbij ook meegedeeld werd welke info, per vereniging, zal voorzien worden en mogelijkheid om nog wijzigingen door te geven (bv. via directe mailings, gepersonaliseerd per vereniging)

Hoe hebben/gaan jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister?

toestemming vragen is niet nodig, informeren welke gegevens doorstromen richting het Verenigingsregister wel.

Zie hier ook Juridische bepalingen en benodigdheden (machtiging/protocol/privacyverklaring)

bv. brede infocampagne, gebruik makend van materiaal van Departement Cultuur met daarin duidelijke vermelding van de concrete gegevens die in het register komen, dat Digitaal Vlaanderen bronbeheerder is van de gegevensbron, en dat andere overheden deze ook gaan kunnen raadplegen. We hebben dit als bestuur opgenomen met onze DPO.

bv. individueel aanschrijven van alle verenigingen. We hebben immers voor alle verenigingen contactgegevens zitten en kunnen hen dus op maat informeren. Bovendien kunnen zij eventuele fouten bij ons melden die we nog kunnen meenemen in de migratie.

Is er intern al gecontroleerd dat er geen dubbels aanwezig zijn in de data? We doelen hiermee op dubbels tussen diensten binnen één lokaal bestuur.

bv. consolidatie van Excel-files binnen elke dienst met check op namen en contactgegevens die gelijk waren om te bepalen of er dubbels zijn.

Kunnen jullie verzekeren dat de data die we gaan opnemen in het register de correcte INSZ-nummers zal bevatten van de vertegenwoordigers? Op welke manier gaan jullie hiervoor tewerk?