Document toolboxDocument toolbox

Stappenplan 'Aansluiten op het Verenigingsregister'

Owned by Inge Borghmans
Last updated: 13 Aug, 2024
5 min read

Hoe verloopt de data migratie?

Aansluitingsformulier

Wanneer je op het aansluitingsformulier van het Verenigingsloket invulde dat je verenigingen wil registreren via data migratie, wordt het team van het Verenigingsregister verwittigd. We nemen contact op om een introductie gesprek over de data migratie te plannen. We geven hierbij al wat links naar documentatie mee en enkele vragen ter voorbereiding (optioneel).

Introductiegesprek

We bespreken wat aansluiten op het Verenigingsregister betekent voor jullie, zowel wat betreft de voorbereiding als het decentraal beheer na aansluiten.

We bekijken met jullie de impact van de migratie a.d.h.v. de huidige situatie rond verzamelde verenigingsgegevens en applicaties. We luisteren naar jullie plan m.b.t. timing van data migratie en aansluiten op de diensten van het Verenigingsregister.
We overlopen de beschikbare documentatie.
We overlopen het praktische deel van het data migratie proces.
We bespreken mogelijke scenario’s na de data migratie.

Duur/doorlooptijd: 1 uur, er wordt vaak een geschikt moment gevonden binnen de 2 weken na het eerste contact via e-mail.

image-20240418-123436.png

Data voorbereiding

Je stuurt een e-mail uit naar de verenigingen om te melden dat de gegevens die je reeds van hen ontving in het Verenigingsregister zullen worden opgenomen. Dit kan al bij het begin van het data voorbereidingsproces zodat verenigingen eventueel nog kunnen reageren met een update van hun gegevens. Er is een wettelijke verplichting om deze melding ten laatste 1 dag voor de data migratie uit te voeren. Je kan hierbij vertrekken van onderstaande voorbeeld tekst, aan te passen en te laten goedkeuren door jullie DPO.

Je vult de zelfevaluatie in en stuurt ze door naar DV als dat nog niet afgerond was bij het intake gesprek.
Indien je nog niet over de rijksregisternummers van de vertegenwoordigers van feitelijke verenigingen beschikt, vraag je een bekrachtiging van het CBS voor het opzoeken van deze nummers in het Rijksregister .
Je bereidt de data voor m.b.v. de voorbereidingskit.

  1. Je vult een Excel file in voor de te migreren KBO verenigingen.

  2. Je vult een Excel file in voor de te migreren feitelijke verenigingen.

  3. Je doet een eerste validatie op beide Excel files m.b.v. een validatie bestand uit de voorbereidingskit.

  4. Je geeft je contactpersoon bij het team Verenigingsregister toegang tot een aparte sharepoint folder waar je deze bestanden bewaart (na check met jullie DPO).

Duur/doorlooptijd: dit is o.a. afhankelijk van de toegankelijkheid van de verzamelde gegevens en het aantal verenigingen. Typisch neemt dat meerdere weken in beslag.

image-20240418-124644.png

Data migratie

Het team Verenigingsregister van Digitaal Vlaanderen (DV) doet nog een eigen validatie op de volledigheid en het formaat van de data en voert vervolgens de migratie uit. Tijdens deze processen zal af en toe teruggekoppeld worden naar de jullie als gegevensinitiator (GI), zodat jullie de migratiefiles kunnen updaten waar nodig op basis van feedback uit de migratiestappen.

DV doet een eigen validatie en terugkoppeling naar de GI.
De GI beslist over het opzoeken van bijkomende data of over het niet opladen van bepaalde data.
DV doet een 1ste migratie ronde en bezorgt feedback over o.a. potentiële dubbels aan de GI.
De GI evalueert, beslist en geeft de nodige input voor de 2de migratie ronde.
DV doet een 2de migratie ronde en koppelt terug welke verenigingen niet konden worden gemigreerd (en best gecontacteerd worden met de vraag om zichzelf te registreren via het Verenigingsloket).

Duur/doorlooptijd: dit is afhankelijk van het aantal nodige terugkoppelingsstappen (bepaald door de data kwaliteit) en de tijd kan worden vrijgemaakt om aanpassingen aan de migratiefiles te doen. Typisch kan de data migratie stap worden voltooid op enkele weken.

Wat na de data migratie?

Als gegevensinitiator voorzie je oplossingen voor het raadplegen en beheren van gegevens in het Verenigingsregister door te connecteren op de API diensten van het Verenigingsregister via MAGDA.

Je zet ook zelf processen op die passen bij jullie organisatie.

Onderstaande voorbeeld cases kunnen jullie helpen om hierover na te denken.

Raadplegen

“Als medewerker van een lokaal bestuur kan ik gegevens van een of meerdere verenigingen opzoeken en de details ervan raadplegen”

Via welke tool zal dit kunnen? Van welke softwareleverancier?

“Een lid van een vereniging vraagt om informatie over de vertegenwoordigers van zijn of een andere vereniging te delen”

Is er duidelijkheid binnen het bestuur rond het gebruik van de persoonsgegevens uit het Verenigingsregister?

Is de werking van het Verenigingsloket gekend en zijn er afspraken over hoe verenigingen kunnen geholpen worden in het vinden van hun data in het Verenigingsloket? Zijn de website en de ‘hulp nodig’ kanalen gekend voor ondersteuning?

Beheer

“Als medewerker van een lokaal bestuur kan ik gegevens van verenigingen aanpassen wanneer ik wanneer ik fouten opmerk”

Via welke tool zal dit kunnen? Van welke softwareleverancier? Wat is de oplossing zo lang deze functionaliteit eventueel nog niet mogelijk is?

Welke afspraken maken we binnen het bestuur over het aanpassen van gegevens in het Verenigingsregister?

“Een lid van een vereniging vraagt om de namen van de vertegenwoordigers van zijn vereniging te delen omdat hij niet weet wie er als vertegenwoordiger geregistreerd werd”

Zijn er afspraken binnen het bestuur rond het gebruik van de persoonsgegevens uit het Verenigingsregister?

“Een lid van een vereniging komt melden bij het lokaal bestuur dat er een nieuwe vertegenwoordiger is bij de vereniging”

Zijn er afspraken binnen het bestuur over de validatie van de vraag, over de ondersteuning van verenigingen en/of het wegwijs maken van de melder in het Verenigingsloket?

Hergebruik

“Als lokaal bestuur ben ik verplicht de gegevens van de verenigingen die in het Verenigingsregister beschikbaar zijn te hergebruiken uit het Verenigingsregister i.p.v. ze opnieuw te bevragen bij de vereniging wanneer ik ze nodig heb, bv. voor het aanvragen/leveren van een dienst”

Hoe laat ik verenigingen die met het bestuur in contact komen zichzelf identificeren via hun vCode en hun gegevens daardoor beschikbaar maken?

Kunnen de verenigingen in de applicaties waar ze hun vCode gebruiken ook hun gegevens controleren en/of aanpassen? Is er daar een mogelijkheid voor de verenigingen om fouten te melden aan het lokaal bestuur?

“Als lokaal bestuur wil ik graag extra gegevens bijhouden over de verenigingen, gegevens die niet in het Verenigingsregister worden bewaard”

In welke applicatie kunnen deze gegevens bijgehouden worden? Hoe voorkom ik dat gegevens uit het Verenigingsregister gehaald worden en zonder update gebruikt worden?