Machtiging aanvragen bij het Rijksregister

Om een machtiging bij het Rijksregister aan te vragen, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten bij de aanvraag. Die aanvraag vind je op de site van het Rijksregister terug, met nog wat bijkomende info. Hier gaat het vooral over hands on informatie. Er is ook nog een FAQ van het Rijksregister met aanvullende informatie.

Er dient altijd een wettelijke basis (decreet, KB, besluit, …) te zijn waarin de aanvrager van de machtiging duidelijk moet aangesteld zijn om een bepaalde opdracht uit te voeren.

Nummer vs gegevens

Allereerst is er een verschil tussen gebruik van het nummer en toegang tot het Rijksregister. Beide dienen gemachtigd te worden. Het gebruik van het Rijksregisternummer is dus niet vrij en mag je niet zomaar toepassen. In een aanvraag moet je dus beide opnemen: zowel het gebruik van het Rijksregisternummer voor individuele identificatie van dossiers als de toegang tot de gegevens zelf bij het Rijksregister.

Welke gegevens heb ik nodig?

In tweede instantie is het belangrijk goed na te denken welke gegevens je uit het Rijksregister nodig hebt voor je taken uit te voeren. Je kan de lijst terugvinden op onze gebruikersomgeving. Voor ieder veld dat je wenst (geboortedatum, afstamming, …) moet je kunnen verantwoorden waarom je deze nodig hebt en wenst te gaan gebruiken. Die verantwoording moet uiteraard duidelijk blijken uit je wettelijke basis.

Het in te vullen formulier is het formulier met betrekking tot het Rijksregister, en niet de bevolkingsregisters. Dat formulier vindt u hier.

De gegevens die u nodig hebt kan u in dat formulier invullen vanaf luik 2.5. Probeer hier zo duidelijk en exhaustief mogelijk te zijn, en zorg dat de gegevens die u opvraagt ook echt nodig zijn. Bijvoorbeeld bij een overleden persoon is het zelden zinvol voor het business proces om te weten waar die persoon is overleden.

Het formulier

Luik 1 gaat over de identificatie van de aanvrager, en of er al bestaande machtigingen zijn.

Luik 2 gaat over de specifieke aanvraag zelf: toegang of mededeling.

  • In geval van toegang stel je zelf de vraag voor een bepaald Rijksregisternummer en is de connectie met het Rijksregister permanen.

  • In geval van mededeling wordt een dataset gegeven. Dat kan voor een bepaalde NIScode zijn, of een bepaalde groep personen die aan voorwaarden voldoet zoals bijv. ‘alle pasgeboren kinderen’ of ‘alle twaalfjarigen in het Vlaamse gewest’

Toegang via de webservices van MAGDA is dus ‘toegang’.

Wat betreft de registers kan u hier meer informatie terugvinden.

De volgende vragen gaan over welke ‘bevolkingsgroep’ u gegevens gaat verwerken en wat de businessdoelstelling is, en hoe u omgaat met gegevensbescherming.

Mutaties en historiek

Nog twee puntjes waar best op gelet wordt:

  1. Historiek
    Indien u met ‘terugwerkende’ kracht toegang nodig heeft tot het Rijksregister, bijvoorbeeld om adressen van een bepaalde persoon terug te vinden, dan moet u dit expliciet aangeven onder 2.1.2

  2. Mutaties
    Indien u automatisch op de hoogte wil gesteld worden van wijzigingen op een bepaald dossier, dan dienst u dit ook aan te geven in de machtigingsaanvraag. Dan kan u terugvinden onder punt 2.10 en verder.

Help, er staat niets over het Rijksregister in mijn regelgeving

De bepalingen in het Bestuursdecreet over elektronisch bestuurlijk gegevensbeheer bepalen dat de instanties van de Vlaamse overheid voor de uitvoering van hun taken gebruik moeten maken van authentieke gegevensbronnen. De Vlaamse Regering heeft in uitvoering van artikel III.68, tweede lid, bepaald dat o.a. het RR moet worden gebruikt. Dat wil dus zeggen dat je het Rijksregister, zowel voor het identificeren als voor de gegevens van de burger moet gebruiken indien je elektronisch wil gaan werken.

Artikel III.68. Bestuursdecreet 

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.65, § 2, moeten de gegevens die ze nodig hebben voor de uitvoering van de taken van algemeen belang waarmee ze zijn belast of voor de uitvoering van de verplichtingen die op hen rusten, opvragen bij gegevensbronnen als vermeld in artikel III.66, § 1. De Vlaamse Regering kan daarbij per voormelde gegevensbron en per overheidsinstantie of groep van overheidsinstanties een tijdschema vastleggen na advies van het stuurorgaan.

De Vlaamse Regering stelt vast, op voorstel van het stuurorgaan, welke gegevensbronnen die een externe overheid beheert, de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.65, § 2, moeten raadplegen voor de uitvoering van de taken van algemeen belang waarmee ze zijn belast, of voor de uitvoering van de verplichtingen die op hen rusten. De Vlaamse Regering kan daarbij per voormelde gegevensbron en per overheidsinstantie of groep van overheidsinstanties een tijdschema vastleggen na advies van het stuurorgaan.

De Vlaamse Regering kan met de externe overheden de nodige akkoorden sluiten zodat de gegevens die in die voormelde gegevensbronnen opgenomen zijn, kunnen worden gebruikt.

 

 

Artikel III.69. Bestuursdecreet 

Alleen als er geen verplicht te gebruiken gegevensbron bestaat, kunnen de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.65, § 2, gegevens bij de burger opvragen.

De Vlaamse Regering bepaalt, na advies van het stuurorgaan, de datum vanaf wanneer de burgers gerechtigd zijn om, zonder verlies van rechten, te weigeren bepaalde gegevens als vermeld in artikel III.68, eerste en tweede lid, ter beschikking te stellen van de overheidsinstantie. De Vlaamse Regering bepaalt daarbij telkens nader onder welke voorwaarden het weigeringsrecht wordt toegestaan en welke gevolgen het weigeringsrecht voor de betrokken burger en voor de betrokken overheidsinstantie heeft.

 

[lees: de burger kan wel een klacht indienen wanneer hem gegevens worden gevraagd die de Vlaamse overheidsinstantie bij een auth.geg.bron kan opvragen, maar kan tot op heden niet weigeren om de gevraagde gegevens te bezorgen aan de Vlaamse overheidsinstantie]

 

In het uitvoeringsbesluit is het volgende opgenomen:

Artikel 5. Besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 houdende de uitvoering van artikel III.66, III.67 en III.68 van het bestuursdecreet van 7 december 2018

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.65, § 2, van het bestuursdecreet van 7 december 2018, raadplegen de gegevens in de volgende authentieke gegevensbronnen die door een externe overheid worden beheerd :
1° de in het Rijksregister opgenomen gegevens, vermeld in artikel 3 van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen;
2° de gegevens, opgenomen in de gegevensbanken van de Kruispuntbank en in de sociale gegevensbanken, vermeld in de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid;
3° de in de Kruispuntbank van Ondernemingen opgenomen gegevens, vermeld in artikel 4 van de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen.