We onderscheiden 2 fases: de synergieaanvraag en de eigenlijke synergie. Deze BWG legt de focus op het proces van de synergieaanvraag. Het gaat hier om een sleufsynergie voor nutswerken. De synergie zelf wordt volgende werkgroep behandeld. Project (incl samenwerking met S&G) en fasering worden pas later opgenomen voor een latere release.  Actie: AIV voorziet een document waar de samenhang tussen synergie- en samenwerkingsaanvraag en project van het type synergie en fasering wordt opgenomen.
STAP 1: lanceren van de synergieaanvraag Gegevens van een synergieaanvraag  Het is niet nodig om dit nog te voorzien. Hierbij wil men vooral aangeven dat de afspraken van de VRN i.v.m. deadlines (10 werkdagen om te antwoorden en dan nog eens 20 werkdagen om een GW eraan te koppelen) gevolgd moeten worden. In het vernieuwde GIPOD kunnen de deadlines niet zelf meer aangepast worden (bij een synergieaanvraag ikv sleufsynergie).
Actie AIV: De VRN vraagt om deze deadlines mee op te nemen in een gewijzigd decreet. Deadlines voor synergieaanvraag (bij sleufwerken) mogen niet aanpasbaar zijn en moeten standaard op 10 + 20 WD staan. - Partijen die synergieaanvraag ontvangen
Lijst met partijen die de synergieaanvraag ontvangen: - moet niet vóór het versturen zichtbaar zijn
- moet wel opgevraagd kunnen worden => welke partijen zouden hier in dit gebied een aanvraag ontvangen (cfr KLIP: aanwezige KLB's zonder effectief planaanvraag te doen)
- moet zichtbaar zijn MET tijdstip ontvangst nadat de synergieaanvraag verstuurd werd
- Bijlage bij GW (bv. ontwerpplan) of bij syn. aanvraag?
op GW-niveau (op voorstel VRN, ook ihkv vergunningsaanvraag) - Beschrijving op synergie
- Dit wordt gebruikt om bepaalde info of een korte toelichting mee te geven, bv 'dringende klantaansluiting'
Beschrijving behouden, maar label veranderen naar 'Extra info' - Eigen referentie voor syn. aanvraag?
Niet nodig, GIPOD ID volstaat - Contactinfo bij syn. aanvraag nodig?
Niet nodig, via GW contactinfo
Onderscheid tussen samenwerkingsaanvraag en (sleuf)synergieaanvraag vanuit een GW - Het is belangrijk bij de aanvraag ook S&G te bereiken. S&G kunnen als beheerder van kabels en leidingen ook meegaan in een sleufsynergie.
- Het is belangrijk om een onderscheid te kunnen maken tussen een aanvraag voor een sleufsynergie en een aanvraag voor een ander grondwerk (niet-sleuf). Als een gemeente een voetpadvernieuwing wil doorvoeren, is dit ook een grondwerk van CAT 1 waarvoor het zoeken naar synergie verplicht is. Dit wordt dan een samenwerkingsaanvraag genoemd waarbij de deadline WEL aangepast kan worden (en dus geen (sleuf)synergieaanvraag).
- Uit de aanduiding van de "subtypes" en "soort" zal dan blijken of het om een synergieaanvraag dan wel een samenwerkingsaanvraag gaat.
- Samenwerkingsaanvraag vanuit een ruwe zone start vanuit een project (in tegenstelling tot vanuit een GW). Er wordt eerst een projectzone ingetekend (contour) en een ruwe tijdsaanduiding. Dan worden er geïnteresseerden gezocht via een samenwerkingsaanvraag. Daarna wordt de zone en de periode steeds verder verfijnd en opgedeeld in verschillende fases. Dit wordt later in de uitwerking van project meegenomen.
Er is een aanvraag voor samenwerking en voor synergie. Uit de keuze van 'soort' zal blijken of het om een synergie- dan wel een samenwerkingsaanvraag gaat. Bij een synergieaanvraag kunnen de deadlines niet aangepast worden, dat kan wel bij een samenwerkingsaanvraag. Een project van het type synergie kan een onderdeel zijn van een ruimer project. Zo kan een (sleuf)synergie één onderdeel zijn van een project en kan de vernieuwing van het voetpad een grondwerk zijn dat aansluit op de synergie. Deze verschillende fases worden beheerd in eenzelfde project. Dat wordt later uitgewerkt. Actie VRN: Aanleveren feedback 'Subtypes' en 'Soort' => zie slides
STAP 2: ontvangen van de synergieaanvraag Gegevens van de ontvangst - Tijdstip van ontvangst nodig?
ja het is belangrijk dit bij te houden Opmerking: synergieaanvraag wordt soms gemaakt voor bv. heraanleg voetpad of vervangen toplaag, enkel om te weten of er andere (grond)werken gepland zijn. Niet met de bedoeling om daadwerkelijk samen te werken. Voordeel: duidelijke ja/nee reactie van andere partijen. Gemeenten schatten dan zelf in of ze het risico nemen om de vernieuwing te doen of ze eerder in een samenwerking meegaan. Er zijn duidelijke richtlijnen nodig om te zien hoe hierop gereageerd moet worden. In het huidige GIPOD is dat niet vastgelegd en worden er meestal ook geen antwoorden gestuurd, terwijl het voor een gemeente wel belangrijk is om te weten of er werken gepland zijn, indien men een voetpad wil vervangen. Actie: AIV voorziet een document waar de samenhang tussen synergie- en samenwerkingsaanvraag en project van het type synergie en fasering wordt opgenomen. Later kunnen richtlijnen uitgewerkt worden samen met de BWG om dergelijke cases te kaderen en begeleiden.
STAP 3: beantwoorden van de synergieaanvraag Op een synergieaanvraag zal men, met het oog op het maken van een synergie, antwoorden met een GW dat mee in de sleuf gaat. Andere grondwerken of werken die mee in het kader van de uitgevoerde werken gaan maar niet in de sleuf, zullen eerder als fases in een project worden opgenomen. Hiervoor zal de gemeente de coördinatie doen. Voorbeelden zijn: wegmarkeringen die vernieuwd worden, voetpaden die aangepast worden, bovenbouw die heraangelegd wordt. Werken kunnen dus in een project opgenomen worden, maar niet in een synergie. Synergie (project van type 'synergie') is beperkt tot sleufwerken voor nutswerken. Dit is de huidige scope, alle andere soorten (grond)werken die gecoördineerd worden uitgevoerd, worden opgenomen in project. Antwoorden op de synergie - 10 WD na lancering aanvraag om ja/nee te zeggen
 evt om te zetten in 14 kalenderdagen
Toevoegen GW - 20 WD voor toevoegen GW
- evt om te zetten in 28 kalenderdagen
- antwoorden met meer dan 1 GW moet kunnen
- GW mag aangepast worden na het antwoord
- indien er geen GW werd toegevoegd, wordt verondersteld dat je niet meegaat in de uiteindelijke synergie (ook al antwoordde je eerst 'ja')
- iedereen mag op synergieaanvraag antwoorden, zelfs al lag die niet in oorspronkelijk syn. interessezone.
- zal in praktijk niet vaak voorkomen (want synergieaanvraag wordt niet actief ontvangen)
- dit vermijdt wel problemen bij bv. fusies
- notificatie bij antwoord enkel indien zo ingesteld
- default af, maar je moet je erop kunnen abonneren
- notificaties zeker nodig voor eigen verstuurde aanvragen
SLAPERS – organisaties die na 10 WD niet geantwoord hebben of geen GW koppelden binnen 20 WD (na positief antwoord binnen 10 WD) - voor samenwerkingsaanvraag: default deadline voorzien, maar deze moet aanpasbaar zijn
- voor synergieaanvraag: default deadline voorzien, deze mag niet aanpasbaar zijn (altijd 10 WD + 20 WD indien JA geantwoord)
- geen antwoorden meer mogelijk na deadline
- wel mogelijkheid voorzien om nog toegevoegd te worden na deadline, via rechtstreeks contact. In dat geval zal GW direct in de synergie opgenomen worden, en niet meer toegevoegd worden aan synergieaanvraag.
- niet geantwoord = NEE
- als niemand geantwoord heeft binnen eerste 10 WD, mag aanvrager alleen verder gaan en kan hij een vergunning aanvragen
- mag antwoord binnen 20 WD (deel 2) nog gewijzigd worden?
- bijv. na 2wk: wijzigen van JA naar NEE. Dat kan, maar opletten voor misbruik/slecht gebruik (bv. iedereen wacht een maand om te antwoorden). Als iemand altijd zijn JA's verandert naar NEE, dan moet dit gesignaleerd worden.
- Bij aanpassen van JA naar NEE (binnen de 20 WD die volgen op de initiële 10 WD) daarom verplicht een reden toevoegen.
- Ook antwoord voorzien: "JA, als <voorwaarde>..." bv. budget, specifieke partij die ook mee gaat, ...
- na 10 + 20 WD automatisch project van het type synergie aanmaken (of toch manueel?)
- Aandachtspunt
- Voor S&G is een samenwerkingsaanvraag nodig. Zij antwoorden niet op synergieaanvraag als ze geen kabel/leidingbeheerder zijn. Link naar niet-sleufwerk moet voorzien worden.
- Het zou handig zijn om een interessezone te kunnen intekenen, die later kan verfijnd worden.
- Zie aanvraag samenwerking vanuit een project. Dit wordt later uitgewerkt.
Actie: AIV voorziet een document waar de samenhang tussen synergie- en samenwerkingsaanvraag en project van het type synergie en fasering wordt opgenomen, waarin deze zaken aan bod komen. SIGNIFICANTE NIEUWE INFO - wat indien nieuwe info voorhanden is - wat bij wijziging info synergieaanvraag?
- wijziging zone
- is afzonderlijke synergieaanvraag zone nodig?
- aanvraagzone is unie van GW-zones, dus geen afzonderlijke synergieaanvraag zone
- iemand antwoordt met een GW met een grotere zone
- iedereen wordt verwittigd (ook de nee-antwoorders)
- heeft een invloed op de sperperiode dus iedereen moet verwittigd worden
- herlanceren nodig?
- ja, indien de zone met meer dan > 50m² wordt vergroot
- herlanceren door systeem
- link met vorige aanvraag duidelijk
- nieuwe deadlines 10 + 20 WD
- wie moet herlanceren? blauwe zone behouden? groene zone? (zie slides)
- wijziging tijd
- enkel notificatie voor diegenen die zich inschreven op notificaties
- er is een geldigheidsperiode voor de aanvraag van de synergie nodig
- in de praktijk worden nu soms grondwerken aangevraagd waarvoor 2 jaar geleden een synergieaanvraag werd gelanceerd en waar toen geen interesse was
- voorlopig voorstel: 6 maanden
- wijziging/extra type
- enkel notificatie, geen herlancering nodig
Aandachtspunten - wat moet piloot allemaal nog doen (bij uitvoeringsfase)
- wordt volgende BWG verder uitgewerkt
SAMENVATTING synergieaanvraag - deadline synergieaanvraag opgesplitst in 10 WD + 20 WD
- binnen 10 WD
- NEE → uitgesloten
- JA → GW eraan hangen binnen extra 20 WD (indien nog niet onmiddellijk gebeurd is)
- instellen om notificatie te krijgen (type of periode) bij wijzigingen
- bij wijziging GW zone (> + 50m²) → autom. herlancering met nieuwe deadlines.
- geldigheidsduur op synergieaanvraag
- deadlines zijn echte deadlines
- openstaande vraag: wie herlanceert
- bij herlancering:
- voorgeschiedenis moet zichtbaar zijn
- nice to have: wijzigingen highlighten
| 