Akkoord om statussen van (grond)werken over te nemen, zodat dit overal zelfde is. "In uitvoering" en "Uitgevoerd" zijn niet echt ideaal bij evenementen (beter bijv. "lopende/aan de gang" en "afgelopen") maar wel handig dat het bij alle innames hetzelfde is. Dus OK. "Vergund/niet-vergund" (zoals in huidige GIPOD) wordt opgenomen bij de gelinkte vergunning.
Bij evenementen toch ook status 2 "niet-concreet gepland" gebruiken, om een principiële beslissing te kunnen ingeven. Bijvoorbeeld: Soms wordt er een soort optie genomen voor de organisatie van een evenement op een bepaalde datum en locatie. Hierbij wordt een principiële beslissing genomen (goedkeuring), maar dit is nog niet de échte vergunning. Wel handig dat dit ook in GIPOD zou ingegeven kunnen worden, omwille van conflictdetectie en soort "reservering". De status "niet-concreet gepland" zou hiervoor gebruikt kunnen worden.
Automatische statusovergangen bij startdatum en einddatum zijn gewenst. Zo is er geen extra werk voor lokale besturen tov huidige GIPOD (enkel vergunningsstatus). Bij evenementen zal deze automatische overgang normaal niet tot foute data leiden, gezien evenementen niet onderhevig zijn aan weersomstandigheden of veranderende planningen zoals werken. Dit geldt voor alle flows van evenementen.
Eenmalig evenement georganiseerd door lokaal bestuur
Naomi
Flow is gelijkaardig aan een éénmalig evenement waarbij de organisator een burger is, behalve dat de flow start met het registreren van het evenement in GIPOD ipv aanvragen vergunning in status niet-concreet gepland.
n.v.t.
NIET-CONCREET GEPLAND
Registratie evenement (lokaal bestuur)
CONCREET GEPLAND
Validatie en aanvullen hinder (lokaal bestuur)
Adviesvraag mbt. vergunning aan betrokken instanties (De Lijn, AWV, hulpdiensten, ... )
Wanneer het lokale bestuur zelf de organisator is, spreekt men van een toelating ipv. een vergunning. Dit omdat men zichzelf wettelijk geen vergunning kan/mag geven. Wanneer er later gelinkt zal worden naar de "besluiten" is dit ok, deze omvatten zowel de vergunningen als de toelatingen. Voor de volledigheid moet dit misschien juridisch nog even bekeken worden?
Flow is inderdaad gelijkaardig, onderscheid tussen burger en lokaal bestuur als organisator is miniem.
Vraag AIV:
Initiële stap (registratie evenement) = principiële beslissing (zie hoger)? Moet het eigenlijke aanvragen van de toelating nog een aparte stap zijn ?
Herhalend evenement (met vast patroon)
Naomi
Flow is gelijkaardig aan een éénmalig evenement (meestal met het lokale bestuur als organisator, bijv. wekelijkse markt), maar dan met een patroon als periode (schedule).
n.v.t.
NIET-CONCREET GEPLAND
Registratie evenement (lokaal bestuur)
CONCREET GEPLAND
Validatie en aanvullen hinder (lokaal bestuur)
Adviesvraag mbt. vergunning aan betrokken instanties (De Lijn, AWV, hulpdiensten, ... )
A) de stappen worden 1x voor alle voorkomens samen doorlopen, en er wordt dus 1 vergunning (inname + signalisatie) geleverd die geldt voor alle voorkomens
B) de stappen worden voor elk voorkomen afzonderlijk doorlopen, en er wordt voor elk voorkomen apart een vergunning geleverd
Aanvullingen/opmerkingen BWG:
Optie A is hoe men in praktijk werkt, optie B komt niet voor en mag geschrapt worden.
Wel moet het mogelijk zijn om een uitzondering te kunnen ingeven bij optie A. Het kan zijn dat het evenement 1x op een andere locatie doorgaat, of een ander tijdstip krijgt, of andere hindergevolgen zal hebben (bv. ander parkeerverbod). Voor deze uitzondering kan er soms een aparte vergunning/toelating verleend worden.
In het huidige GIPOD staat er een limiet op het aantal voorkomens (150). Hiervoor moet er een einddatum ingegeven worden. In de praktijk worden vergunning voor dit soort evenement meestal jaarlijks stilzwijgend verlengd. Zou handig zijn dat er in GIPOD geen einddatum opgegeven moet worden, ipv dat na een bepaalde tijd de begin+einddatum aangepast moeten worden, zodat er nieuwe voorkomens berekend kunnen worden.
Het moet ook mogelijk zijn om een herhalend evenement in te geven ZONDER vast patroon. Vinkenzettingen zijn daar een goed voorbeeld van: gaan meestal op dezelfde plaats door, met dezelfde hinder en contactgegevens, maar de data zijn willekeurig gekozen. (AIV: er zal meer dan 1 schedule aan een evenement kunnen hangen, dus men zal dit kunnen ingeven)
Evenement met parcours (open/gesloten)
Naomi
Evenementen met een parcours als zone, zeker als ze over meerdere gemeenten lopen, vragen meestal een langere voorbereidingstijd. Het aanvragen en leveren van de vergunning voor de inname zelf en de signalisatie gebeurt niet op hetzelfde moment.
Het onderscheid open/gesloten parcours is hier niet echt van belang. Gaat eerder over parcours (of algemener: zone) dat door verschillende gemeenten loopt.
Graag de optie voorzien om andere evenementen te kunnen linken aan dit soort evenement. Bij een wielerkoers worden er bijv. dikwijls nog randevenementen georganiseerd door burgers rond het parcours. Zou handig zijn als we deze kunnen linken. (AIV: zal mogelijk zijn om ze te linken in een project)
Wanneer het parcours door verschillende gemeenten loopt, zullen deze allemaal een vergunning voor de inname én een signalisatievergunning moeten afleveren. Bij voorkeur zou de organisator wel slechts 1x een aanvraag vergunning evenement moeten doen. Op basis van deze aanvraag zou het evenement in GIPOD moeten komen, met het volledige parcours. Zo wordt er versnippering van het parcours vermeden, maar ook dubbel intekenwerk (en dubbele parcoursen) indien meerdere lokale besturen het volledige parcours zouden ingeven. Wel moet elke gemeente het parcours kunnen aanpassen op zijn grondgebied. (AIV: kan in nieuwe GIPOD opgelost worden door rol 'bijdrager' bij een evenement, die naast de 'beheerder' van een evenement kan bestaan. Zo moet er niet met delegaties gewerkt worden.)
Het zou nuttig zijn om hierover een best practice of richtlijn op te stellen en af te stemmen, zodat er een duidelijke werkwijze is. Bijvoorbeeld: aanvraag 1x indienen in gemeente van aankomst (indien mogelijk). Basis voor deze richtlijn kunnen de grote wielerwedstrijden zijn (met grote parcoursen en veel betrokken gemeenten), waarbij deze werkwijze dan zoveel mogelijk kan doorgetrokken worden naar kleinere koersen.
Signalisatievergunning zal wel nog in elke gemeente aangevraagd moeten worden.
AIV: Dit zou kunnen op basis van GIPOD ID, zodat de gegevens van evenement beschikbaar zijn. In het nieuwe GIPOD zal een signalisatievergunning op 2 manieren aangevraagd kunnen worden:
via de eigen webtoepassing van lokaal bestuur
via GIPOD formulier
Ook hier wordt dikwijls met een principiële goedkeuring/beslissing gewerkt, alvorens de echte vergunningen geleverd worden.
Zones
Els
Welke zones moeten er allemaal gedefinieerd kunnen worden bij een evenement? Bijv. omdat je ze nodig hebt voor conflictdetectie, voor hinder communicatie, ...
Momenteel voorzien :
evenementzone : zone waar evenement doorgaat
corridor: zone voor doorgang voetgangers/fietsers
hinderzone (gelinkt aan evenement): zone waar hinder is, maar waar ruimte niet ingenomen wordt (bijv. zone met enkelrichting, zone met verlaagde snelheid, plaatselijk verkeer, hinder voor handelaars, ... )
Wat met andere zones waar ook innames zijn, als gevolg van evenement maar die niet het evenement zelf betreffen? Bijv. grote wegen langs Werchter die afgesloten worden.
BWG:
veiligheidszone: te specifiek, soms dient die zone voor andere dingen dan veiligheid ==> nee
gevolgzone: zone(s) waar ook ruimte ingenomen wordt, maar niet het evenement zelf (bijv. parkeerverbod, fietsenstalling, ... ) ==> OK
AIV : er zal ook in de toekomst ook nog een' 'tijdelijk verbod' kunnen ingegeven worden: verbod op inname, al dan niet gelinkt aan evenement (bijv. voor/na Gentse feesten, of gedurende 1 jaar na invoering circulatieplan geen werken op ring). Tijdelijke verbod zal gebruikt worden voor conflictdetectie, maar wordt niet ontsloten (is niet hetzelfde als hinder).
Hergebruik data
Els
Met de vernieuwing van GIPOD willen we ook inzetten op hergebruik van de data. Om de behoeften van allerlei hergebruikers beter te capteren, organiseren we op 12/3 een business werkgroep specifiek gericht op hergebruik van GIPOD data. Indien jullie nog contactpersonen of organisaties kennen die hierin geïnteresseerd zouden zijn, mogen deze altijd doorgegeven worden. Ook vragen of onderwerpen die jullie graag behandeld zouden zien op deze werkgroep, mogen doorgestuurd worden.
Voorbeelden:
brandweerzones zijn vragende partij voor uniformisering (zowel qua proces als qua communicatie mbt. hinder - welke data hebben ze nodig voor advies of interventie?)
politiezones zijn geïnteresseerd in tijdelijke verboden, ifv takelopdrachten
hinder gegevens
Varia
Extra behoeften :
Graag de optie voorzien om een uitzondering te kunnen maken op de publicatie van een evenement. Soms ligt het gevoelig en is het nodig om een evenement met zijn parcours pas op laatste moment te ontsluiten. (voorbeeld van rally waar parcours niet op voorhand gekend mag zijn)
Kopiëren van evenementen, waarbij bijv. de datum en evt. paar andere gegevens veranderd worden, is nuttig wanneer een evenement jaarlijks terugkeert maar niet volgens een vast patroon of op een vaste locatie. Ook het kopiëren van de bouwstenen (hinder, omleiding, zone, ... ) zou mogelijk moeten zijn, zodat je deze bij een ander evenement kan hergebruiken ipv de hele inname te kopiëren. Een persoonlijk bibliotheek met templates kan ook nuttig zijn.
De flows werden op basis van de input tijdens de business werkgroep aangepast. Hier vinden jullie de nieuwe versie: Schema (nieuwe versie; PDF) en de gedetailleerde flows.
