Hoedanigheden (of rollen) en functies
- Evelien Dheer
- Eline De Poortere
Wat is een Hoedanigheid en waarom registreren?
Een hoedanigheid wordt soms ook wel verwoord als een ‘rol’ in een organisatie. Het gaat om een aanduiding van een bepaalde verantwoordelijkheid of een takenpakket die door één of meer personen kan ingevuld worden.
Het Organisatieregister wenst belangrijke hoedanigheden te registreren omdat het de ambitie heeft inzicht te geven in de Vlaamse overheid: zowel de structuur als de belangrijkste hoedanigheden.
Onze rapporten met personen per hoedanigheid worden vaak bekeken en gedownload. Per maand krijgen we meer dan 300 views op ons rapporten “personen per hoedanigheid”. Communicatie-verantwoordelijken en leidinggevend topkader zijn de 2 meest bevraagde rapporten.
De hoedanigheden van leidinggevende (op verschillende niveaus) die in het Organisatieregister geregistreerd zijn, worden getoond op Vlaanderen.be | De officiële website van Vlaanderen voor entiteiten waarvan aangeduid is dat ze daar getoond moeten worden. Deze toggle vind je via het tabblad Algemeen van je organisatie als je in bewerk-modus zit.
Wat is een functie en waarom registreren?
Een functie is de betrekking (of het takenpakket) dat de medewerker toegewezen krijgt.
Het Organisatieregister wenst geen register te zijn van personen en de functie die ze bekleden in de organisatie. Het is dus niet de bedoeling dat je alle medewerkers en hun functies gaat registreren.
De functies die wij bijhouden staan voornamelijk in relatie tot de hoedanigheid die de persoon bekleed in de organisatie. De registratie van een hoedanigheid als woordvoerder kan bijvoorbeeld gepaard gaan met de functie van afdelingshoofd.
Welke hoedanigheden worden best decentraal bijgehouden?
Hoedanigheid | Definitie | o.a. belangrijk voor |
|---|---|---|
Woordvoerder | de persoon aangesteld als woordvoerder voor de organisatie |
|
Woordvoerder-vervanger | de persoon of personen die in afwezigheid van de woordvoerder bereikbaar zijn voor een organisatie |
|
Communicatieverantwoordelijke | de persoon die in uitvoering van de wet op openbaarheid van bestuur aangeduid is als 'Communicatieverantwoordelijke' |
|
Communicatie-adviseur of -medewerker | de persoon die in het dagelijkse functioneren in hoofdzaak werkt rond communicatie (zonder daarom de functie van 'communicatieverantwoordelijke' te hebben) |
|
Leidinggevende | de persoon of personen die aangesteld zijn als leidinggevende voor een team/cel/.... Een entiteit (departement/agentschap) of een afdeling hebben typisch geen 'leidinggevende', maar wel 'leidinggevende top- of middenkader'. |
|
Leidinggevende topkader | Referentiegegeven voor leidinggevende functies in het topkader ("administrateur-generaal", "secretaris-generaal" of gelijkaardig) |
|
Leidinggevende middenkader | Referentiegegeven voor leidinggevende functies in het middenkader ("afdelingshoofd") |
|
Leidinggevende lager kader | Referentiegegeven voor leidinggevende functies in het lager kader ("directeur" of gelijkaardig) |
|
Data Protection Officer | de persoon die aangeduid is als Data Protection Officer (DPO) in uitvoering van de AVG/GDPR |
|
Contactpersoon Wegwijs Organisatie | de persoon die voor de betreffende organisatie de rechten heeft om bepaalde aanpassingen te doen. Dit zijn jullie! Check even of je geregistreerd bent als hoedanigheid “Contactpersoon Wegwijs Organisatie”. |
|
Intern meldpunt klokkenluidersregeling entiteit | de lijnmanager van de entiteit of de persoon/personen aan wie de lijnmanager de rol van intern meldpunt in het kader van de klokkenluidersregeling zoals geregeld in het Bestuursdecreet heeft gedelegeerd | klokkenluidersregeling, zoals geregeld binnen het Bestuursdecreet |
Klachtenmanager | de persoon/personen aangesteld als klachtenmanager |
|
Hoe voeg ik een Hoedanigheid toe of wijzig ik een Hoedanigheid?
Ga naar Wegwijs , meld je aan en ga naar je Organisatie.
Ga in het verticale menu naar Hoedanigheden.
Controleer of de Hoedanigheid niet reeds gekoppeld is aan een Persoon.
Per pagina zie je 10 lijnen, verder navigeren doe je onderaan rechts.
Je kan ook de toggle aanzetten om de historiek te bekijken
De hoedanigheid afsluiten voor een bestaande persoon
Bijvoorbeeld: Jan Peeters neemt niet langer de hoedanigheid van woordvoerder op voor agentschap Digitaal Vlaanderen.
Indien de koppeling Persoon-Hoedanigheid niet meer geldig is, geef je die via het potloodje een einddatum bij Geldig tot.
Als een nieuwe persoon een bestaande hoedanigheid overneemt (bv. persoon X wordt woordvoerder in plaats van persoon Y) dan gaan we de bestaande lijn niet aanpassen maar voegen we voor persoon Y een nieuwe lijn toe met een een Geldig vanaf.
De hoedanigheid aanmaken voor een nieuwe persoon (als opvolger van)
Bijvoorbeeld: Mieke Peeters neemt de hoedanigheid van woordvoerder op voor agentschap Digitaal Vlaanderen.
Als een nieuwe persoon een bestaande hoedanigheid overneemt (bv. persoon X wordt woordvoerder in plaats van persoon Y) dan gaan we de bestaande lijn niet aanpassen maar voegen we voor persoon Y een nieuwe lijn toe met een een Geldig vanaf.
Controleer of de Persoon reeds bestaat in het organisatieregister
Om een nieuwe persoon te koppelen aan een nieuwe/bestaande hoedanigheid, klik je op
Kies de Persoon uit de lijst door te beginnen typen
Selecteer de Hoedanigheid uit de lijst door te beginnen typen
Functie van die Persoon selecteren: voor Hoedanigheden van Personen waarvan je wil dat ze doorstromen naar Vlaanderen.be | De officiële website van Vlaanderen moet je hier ook de Functie aan de Hoedanigheid koppelen door de juiste Functie uit de lijst te selecteren. Doe je dit niet, dan stroomt de Hoedanigheid niet door.
Vul het Emailadres van de hoedanigheid in.
Wanneer en hoe voeg ik een Functie toe of wijzig ik een Functie?
Voor zover ze relevant zijn binnen de te beschrijven Hoedanigheid (bv. X heeft de Hoedanigheid van leidinggevende topkader omdat hij de Functie heeft van afdelingshoofd). In de meeste gevallen is er niet zo’n nauwe band en kan de functie leeg blijven.
Een Functie toevoegen aan een Persoon doe je zo;
Ga naar Wegwijs , meld je aan en ga naar je Organisatie.
Ga in het verticale menu naar Functies.
Controleer of de Functie niet reeds gekoppeld is aan een Persoon.
Per pagina zie je 10 lijnen, verder navigeren doe je onderaan rechts.
Je kan ook de toggle aanzetten om de historiek te bekijken
De functie afsluiten voor een bestaande persoon
Bijvoorbeeld: Jan Peeters is niet langer afdelingshoofd binnen agentschap Digitaal Vlaanderen.
Indien de koppeling Persoon-Functie niet meer geldig is, geef je die via het potloodje een einddatum bij Geldig tot.
De functie aanmaken voor een nieuwe persoon
Om een nieuwe persoon te koppelen, klik je op
Selecteer de Functie uit de lijst.
Kies de Persoon uit de lijst door te beginnen typen
Vul Geldig vanaf in indien gekend.