Een gedeelde ruimte is een map waar u documentverwerking (digitaal ondertekenen) aan andere personen kan delegeren.

Wat is delegeren? Werkstromen door een andere persoon laten verwerken.

Voor een gedeelde ruimte volgt u onderstaande stappen:

Ga naar de startpagina van Digitaal Ondertekenen en ga naar documenten.

Afbeelding

 

Open

Vervolgens drukt u aan de linkerzijde op het “+” naast gedeelde ruimten.

Afbeelding

 

Open

 

Als u op het + teken hebt gedrukt kan u hier de personen aangeven die de werkstromen namens uzelf mogen bekijken en beheren.

Hier kan u zowel zelf een naam toevoegen (intern/extern) alsook kan u door dmv het + teken contacten in de organisatie toevoegen.

Als u alle personen hebt drukt u als laatste op “deel ruimte”.

Nu ziet u deze aan de linkerzijde van uw documenten.

Verder kan een andere persoon een ruimte met u delen, dan ziet het er zo uit:

Het icoon bij Testspace1 is wat u ziet bij een zelf aangemaakte ruimte, het icoon bij Testruimte1 is wat u ziet als u toegevoegd bent aan een ruimte door iemand anders.

Hoe werken met gedeelde ruimtes?

Als u in uw documenten zit kan u een document dat gedelegeerd moet worden aan een andere persoon of een groep personen in een gedeelde ruimte slepen.

Opgelet: U kan als enige een document verslepen naar een gedeelde ruimte waar uzelf eigenaar van bent (dwz een gedeelde ruimte die u zelf hebt aangemaakt).

Een deelnemer van een gedeelde ruimte heeft dezelfde machtigingen als een werkstroom eigenaar en kan volgende zaken uitvoeren:

• Concept:

  • Initialen

  • Handtekenveld

  • Datumveld

  • …..

• Werkstroom in afwachting:

  • Handtekenen

  • Invullen van formulier

  • Verwerken van andere zaken zoals beoordelen

• Voltooide werkstromen:

  • Downloaden

  • Verwijderen

  • ….

• Algemeen

  • Huidige status van de werkstroom bekijken

  • Herinneringen verzenden.

  • …

Verplaatsen van meerdere werkstromen naar een gedeelde ruimte

Indien u meerdere werkstromen tegelijk wilt in een gedeelde ruimte zetten kan u dat doen op volgende manier:

Ga naar documenten , selecteer alle werkstromen die u wilt verplaatsen en druk op de 3 puntjes in de toolbar

Kies vervolgens voor verplaatsen naar

Selecteer daarna de gedeelde ruimte naar waar u deze wil verplaatsen.