GIPOD ID

gipodId

Uniek identificatienummer voor de vraag voor grondwerken. Automatisch toegekend door het GIPOD systeem, kan niet gewijzigd worden.

Aanvrager

applicant

Organisatie die de vraag voor grondwerken heeft ingediend.

Toegestane periode

period

Dit is het tijdsvenster waarbinnen het grondwerk mag uitgevoerd worden.
*Verplicht bij status Akkoord.

Bijlage bij vergunning

permitAttachment

Bijlage die de domeinbeheerder toevoegt bij het behandelen van de vraag voor grondwerken. JPG of PDF formaat. Max 15MB per bijlage. Max 10 bijlages.
*Verplicht bij status Akkoord indien geen permitUrl

Referentie VGW

permitReference

Referentie van de vraag voor grondwerken, gegeven door de domeinbeheerder. Max. 100 karakters.

Link naar vergunning

permitUrl

Link naar de vergunning op een publieke webpagina of in tool van de domeinbeheerder.
*Verplicht bij status Akkoord indien geen permitAttachment

Grondwerk ID

permits

ID van het grondwerk waar de vraag voor grondwerken bijhoort.

Domeinbeheerder

publicDomainAdministrator

Organisatie (hoofd/suborg) bij wie de vraag voor grondwerken ingediend wordt.

Reden geen akkoord / niet bevoegd

reasonStatus

Vrij tekstveld waarin domeinbeheerder extra toelichting moet/kan meegeven indien geen akkoord/niet bevoegd. Max. 250 karakters.
*Verplicht bij status Geen akkoord

Opmerking aanvrager

remark

Vrij tekstveld met extra nuttige info die de aanvrager kan meegeven bij zijn aanvraag. Max. 250 karakters.

Request Id

requestId

Technisch ID dat gebruikt wordt om verschillende vragen voor grondwerken die op eenzelfde moment zijn verstuurd, te bundelen. Bijv: wanneer er meerdere domeinbeheerders aangeschreven worden vanuit 1 GW, wanneer er een gebundelde vraag voor grondwerken ingediend wordt vanuit een synergie. Automatisch toegekend door het GIPOD systeem, kan niet gewijzigd worden.

Status

status

Mogelijke statussen van een vraag voor grondwerken:

• Nieuw

• In behandeling

• Akkoord

• Geen akkoord

• Niet bevoegd

• Termijn verstreken

• Ingetrokken

Synergie ID

trenchSynergy

ID van de synergie waar de vraag voor grondwerken bijhoort.
*Dit is enkel ingevuld indien deze vraag voor grondwerken gebundeld is ingediend vanuit de synergie door de piloot.

Aangemaakt op

createdOn

Creatiedatum van de vraag voor grondwerken = datum van de aanvraag. Metadata die automatisch door het systeem wordt toegevoegd.

Aangemaakt door

createdBy

Organisatie die de vraag voor grondwerken ingediend heeft. Metadata die automatisch door het systeem wordt toegevoegd.

Laatst gewijzigd op

lastModifiedOn

Tijdstip laatste wijziging. Metadata die automatisch door het systeem wordt toegevoegd.

Laatst gewijzigd door

lastModifiedBy

Organisatie die de vraag voor grondwerken het laatst gewijzigd heeft. Metadata die automatisch door het systeem wordt toegevoegd.

Dien een vraag voor grondwerken in

De beheerder van een grondwerk moet altijd een vraag voor grondwerken indienen bij de openbaar domeinbeheerder(s), tenzij hij een algemene toelating heeft of tenzij de vraag voor grondwerken gebundeld ingediend wordt door de piloot van de synergie als de grondwerken in synergie uitgevoerd worden (zie actie 2).

Zorg vóóraf dat:

• alle gegevens van het grondwerk correct zijn

• de nodige bijlages toegevoegd zijn bij het grondwerk en gemarkeerd als relevant voor de vraag voor grondwerken

• de juiste contactgegevens toegevoegd zijn bij het grondwerk en gemarkeerd als relevant voor de vraag voor grondwerken

• het grondwerk gemarkeerd is als ‘klaar om de vraag voor grondwerken in te dienen’ (vooral nuttig bij gebundelde vraag, als info voor piloot)

Je kan tijdens het indienen van de vraag voor grondwerken optioneel nog een opmerking toevoegen.

GIPOD berekent automatisch welke openbaar domeinbeheerder(s) aangeschreven moet(en) worden: zie Wie zijn de domeinbeheerders?. Na het indienen verstuurt GIPOD de vraag naar alle berekende openbaar domeinbeheerders, 1 aanvraag kan dus resulteren in meerdere vragen voor grondwerken (telkens voor een andere ODB).

De ingediende vraag/vragen voor grondwerken heeft/hebben nu de status “nieuw”.

Dien een gebundelde vraag voor grondwerken in

De piloot van een synergie moet altijd een gebundelde vraag voor grondwerken indienen bij de openbaar domeinbeheerder(s), tenzij er per grondwerk een aparte vraag voor grondwerken ingediend wordt door elke beheerder. Het is de openbaar domeinbeheerder die bepaalt of er gebundeld ingediend moet worden voor zijn grondgebied of niet.

Elke deelnemer aan de synergie kan aangeven of zijn grondwerk “klaar is om de vraag voor grondwerken in te dienen”. D.w.z. dat de gegevens van zijn grondwerk correct zijn, en dat de nodige bijlages en contactgegevens toegevoegd zijn aan zijn grondwerk. Zo heeft de piloot een overzicht en kan hij inschatten wanneer hij de gebundelde vraag effectief kan indienen vanuit de synergie.

Voor de rest loopt dit gelijkaardig aan actie 1.

Behandel een vraag voor grondwerken

De openbaar domeinbeheerder heeft 6/8 weken de tijd om resp. een gebundelde/individuele vraag voor grondwerken te behandelen. In GIPOD staat voor de eenvoud de termijn altijd op 6 weken.

Vanaf het moment dat de openbaar domeinbeheerder de vraag voor grondwerken bekijkt, zal deze automatisch de status “in behandeling” krijgen. Dit is het signaal voor de aanvrager om niks meer aan zijn grondwerk te wijzigen. Indien er toch aanzienlijke wijzigingen nodig zijn, contacteer dan de domeinbeheerder om dit te bespreken of dien een nieuwe vraag voor grondwerken in en trek de vorige, niet langer relevante vraag in (zie actie 5). Zo is het duidelijk dat de domeinbeheerder deze niet meer hoeft te behandelen.

Als de aanvraag niet volledig is (bijv. ontbrekende documenten), meldt je dit binnen de 2 weken. Gebruik status “niet akkoord” en geef dit als reden mee. De beheerder moet dan een nieuwe, volledige vraag voor grondwerken indienen en de behandeltermijn begint opnieuw te lopen.

Registreer beslissing

Na het behandelen, registreert de domeinbeheerder zijn beslissing en de nodige gegevens:

• akkoord:

  • toegestane periode (start-einde) waarbinnen het grondwerk uitgevoerd moet worden

  • de toelating zelf (link en/of bijlage(s))

  • referentie (optioneel)

• geen akkoord:

  • reden

  • bijlage(s) (optioneel)

  • referentie (optioneel)

• niet bevoegd:

  • reden (optioneel)

  • bijlage(s) (optioneel)

  • referentie (optioneel)

De vraag voor grondwerken heeft nu de status “akkoord” / “geen akkoord” / “niet bevoegd”.

Indien de domeinbeheerder niet tijdig zijn beslissing registreert, zal de vraag voor grondwerken automatisch de status “termijn verstreken” krijgen. De aanvrager neemt dan contact op met de domeinbeheerder om gezamenlijk een startdatum voor de grondwerken af te spreken. De domeinbeheerder kan dit akkoord alsnog registreren in GIPOD.

Trek een vraag voor grondwerken in

Als een vraag voor grondwerken niet langer relevant is, dan kan de aanvrager deze intrekken. Dit is mogelijk vanuit elke andere status.

De vraag voor grondwerken heeft nu de status “ingetrokken”. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden. Wel kan er een nieuwe vraag voor grondwerken ingediend worden.

Zoek vragen voor grondwerken van mijn organisatie

De lijst ‘Mijn vragen voor grondwerken’ bevat alle vragen voor grondwerken aangevraagd door jouw organisatie. Je kan de lijst verfijnen door te filteren op een of meerdere zoekcriteria:

• domeinbeheerder

• datum aanvraag

• status

• ID grondwerk

• ID synergie (enkel ingevuld bij gebundelde aanvraag vanuit een synergie)

• referentie grondwerk

• referentie vraag voor grondwerken

Zoek vragen voor grondwerken voor mijn openbaar domein

De lijst ‘Vragen voor grondwerken’ (enkel beschikbaar voor domeinbheerders) toont alle vragen voor grondwerken voor het grondgebied van de domeinbeheerder. Je kan de lijst verfijnen door te filteren op een of meerdere zoekcriteria:

• aanvrager

• datum aanvraag

• status

• ID grondwerk

• ID synergie (enkel ingevuld bij gebundelde aanvraag vanuit een synergie)

• referentie vraag voor grondwerken

Deze lijst is standaard gefilterd op de status “nieuw” en “in behandeling”. Zo is meteen duidelijk welke aanvragen nog behandeld moeten worden.

Zoek een specifieke vraag voor grondwerken

Als je het GIPOD ID van de vrag voor grondwerken kent, kan je dit ingeven in de quick search bovenaan in de menubalk om zo het detail te openen.