Context

1. Situering proces: Registratie GW > Synergie-aanvraag & Synergie > (gebundelde) Vraag voor GW > Aanvraag Signalisatievergunning > Uitvoering GW/SYN

2. Relevante passages uit https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/NGC/pages/1378484977

4.3.3.1.3 Vraag voor Grondwerken (indien van toepassing)
• Er kan vanuit het GW een Vraag tot werken aan de gemeente en de wegbeheerder zoals gekend in het Wegenregister worden gericht. Er kan ook vanuit de Sleufsynergie een Vraag tot werken aan de gemeente en de wegbeheerder zoals gekend in het Wegenregister worden gericht (niet in R1)
• Het antwoord wordt in GIPOD als een bijlage of link naar een document/besluit opgenomen, als metadata wordt de status van de ‘Vraag voor grondwerken’ en de toegestane periode in GIPOD bewaard

5.2.1.5 Vraag voor grondwerken
Indien er een domeintoelating of aankondiging nodig is, moet deze via GIPOD worden aangevraagd bij de domeinbeheerder zoals die gekend is in het wegenregister. Andere domeinbeheerders kunnen bij gebrek aan bron, momenteel niet via GIPOD worden bereikt.

6 VRAAG VOOR GRONDWERKEN
… (zie overzichtsdocument)

Proces: Vraag voor grondwerken

Presentatie themawerkgroep 27/5/2021

Open

Pre-conditie

• De beheerder van een GW registreert dit in GIPOD. Voor de GW waar nodig, is er een synergie-aanvraag gelanceerd en een synergie aangemaakt bij positieve antwoorden.

• De vraag voor GW wordt uitgestuurd voor GW cat. 1 en cat. 2

Statussen

• Status: nieuw / in behandeling / akkoord / geen akkoord / termijn verstreken (= overleg nodig) / niet bevoegd / ingetrokken

Stap 1: uitsturen Vraag voor grondwerken

• De beheerder stuurt een Vraag voor grondwerken uit via GIPOD

  • De Vraag bevat:

    • link naar het grondwerk in GIPOD: type/subtype, specificatie, periode, contactpersonen, beheerder, zone, bijlage(n) (vb. ontwerpplan volgens afsprakenkader code nuts/retributiebesluit)

    • een vrij tekstveld (optioneel)

    • bij een gebundelde aanvraag: link naar de synergie

• Een gebundelde aanvraag wordt uitgestuurd vanuit een synergie door de piloot, voor alle grondwerken in de synergie.

  • Onderlinge afspraken dienen gemaakt te worden zodat de piloot in naam van de andere deelnemers de vraag voor grondwerken mag uitsturen.

  • Hoe weet de piloot dat alle grondwerken klaar zijn voor verzending vraag voor grondwerken?

    • Nog verder uit te klaren, via aangeven door de beheerders uit de synergie, of minimaal als de docu

• Om de beheerder van het GW te helpen met de voorbereiding van de plannen, wordt een endpoint voorzien waar kan opgevraagd worden welke de domeinbeheerders zijn voor een gegeven grondwerk.

• GUI:

  • Het uitsturen van de vraag voor grondwerken gebeurt vanop het detail inname scherm, daar kan ook het overzicht van de uitgestuurde vraag voor grondwerken per domeinbeheerder (status + toegestane periode + vergunningverlener + link naar vergunningsdocument) geraadpleegd worden

  • Het uitsturen van de vraag voor grondwerken vanuit een synergie gebeurt vanop het detail synergie scherm, daar kan ook het overzicht van de uitgestuurde vraag voor grondwerken per grondwerk en per domeinbeheerder (status + toegestane periode + vergunningverlener + link naar vergunningsdocument) geraadpleegd worden

Stap 2: bepalen domeinbeheerders (GIPOD)

• GIPOD zoekt op basis van de grondwerkzone op welke de domeinbeheerders zijn, dit zijn de wegbeheerders en de lokale besturen op wiens grondgebied de grondwerkzone ligt.

Stap 3: uitsturen Vraag voor grondwerken naar domeinbeheerders (GIPOD)

• GIPOD registreert voor elke betrokken domeinbeheerder een afzonderlijke Vraag voor grondwerken.

• De verschillende Vragen voor grondwerken zijn aan elkaar gelinkt door het grondwerk waaruit ze gestuurd zijn.

• Indien het een gebundelde aanvraag is, zijn de grondwerken aan elkaar gelinkt via het synergie ID van waaruit de aanvraag uitgestuurd werd.

Stap 4: behandelen Vraag voor grondwerken

• De domeinbeheerders zien in GIPOD een overzicht van de vragen voor grondwerken, van waar ze deze kunnen raadplegen/behandelen.

• De domeinbeheerders behandelen de Vraag voor grondwerken buiten GIPOD (vragen ze op via GIPOD API of GUI), en registreren na behandeling het antwoord in GIPOD.

  • Bij het starten van de behandeling wordt de status op “in behandeling” gezet, vanaf dan ontvangt beheerder GW notificaties als ze het GW wijzigen, zo kan de beheerder van het GW inschatten of ze hiervoor contact moeten opnemen met de domeinbeheerder. Er wordt een link bewaard naar de details van het GW op dit ogenblik (snapshot).

• Het antwoord bevat volgende gegevens:

  • Status: akkoord / geen akkoord / niet bevoegd

  • Bij ‘akkoord’:

    • Antwoord document in bijlage of bereikbare link (verplicht)

      • bijkomende voorwaarden voor het akkoord kunnen in deze bijlage of link vermeld worden

    • Toegestane periode (verplicht)

      • Standaard één jaar, tenzij anders vermeld

  • Bij ‘niet akkoord’:

    • reden van niet akkoord verplicht, vrij tekst veld (vb. sperperiode, onvolledig, …)

  • Bij ‘niet bevoegd’

    • /

• Bij een gebundelde aanvraag wordt per grondwerk een antwoord geregistreerd in GIPOD, dit antwoord kan wel voor alle deelnemers hetzelfde zijn. GIPOD voorziet een unieke identificatie om een gebundelde aanvraag ook gebundeld te kunnen behandelen in het systeem van de domeinbeheerder.

Stap 4b: behandelingstermijn verstreken (6 weken) (2 maanden bij individuele aanvraag → te bekijken code NUTS, decreet, BWG)

• Indien binnen 7 dagen vóór het verstrijken van de antwoordtermijn van 6 weken de Vraag voor grondwerken niet beantwoord werd, ontvangt de domeinbeheerder een notificatie.

• Indien binnen de termijn van 6 weken de Vraag voor grondwerken niet beantwoord werd, krijgt de aanvrager hiervoor een notificatie, en wordt de status aangepast naar “termijn verstreken”. De aanvrager zal contact opnemen met de lokale overheden om in gezamenlijk overleg een startdatum te bepalen.

  • In principe is dit geen eindconditie, en het resultaat van dit overleg dient nog doorgegeven te worden in GIPOD (=> startdatum GW). Echter, als er niet tot een akkoord gekomen wordt blijft de status “termijn verstreken”, er is dan een stilzwijgende toestemming (specifieke wetgeving (in CODE NUTS enkel voor dringende en cat. 3, na te gaan wat de impact is op de andere categorieën)).

• De aanvraagtermijn bij AWV voor werken op gewestwegen wijkt hier af (min. 30 kalenderdagen voor aanvang werken), dit past echter in de behandeltermijn van 6 weken.

• De code NUTS spreekt over een behandelingstermijn van 2 maanden bij een individuele aanvraag, er werd beslist om in GIPOD steeds 6 weken te hanteren, ook voor de (beperkt voorkomende) individuele aanvraag. (opm: bij klantaansluitingen zal dit veel korter zijn, maar dat zijn GW cat3 waarvoor meldingsplicht geldt en geen vraag voor GW moet uitgestuurd worden)

Stap 5: antwoord

• Indien de Vraag voor grondwerken beantwoord werd, krijgt de beheerder van het GW hierover een notificatie.

• Bij een gebundelde aanvraag krijgen alle beheerders een notificatie voor hun eigen grondwerk.

Afspraken

Notificatie wijzigingen aan GW ná het akkoord

• Indien de periode van het GW nog aangepast wordt buiten de toegestane periode, wordt hiervoor een notificatie uitgestuurd naar de beheerder van het GW (waarschuwing).

Notificaties aan de piloot van een SYN die een gebundelde aanvraag uitstuurde

• “Alle antwoorden van alle domeinbeheerders zijn binnengekomen”

• “Niet-akkoord antwoord” vanaf het moment dat dit doorgegeven wordt door de domeinbeheerder.

• “Toegestane periode van 1 vd GW wijkt af van de periode van de SSYN” wanneer de periode van het grondwerk van een deelnemend GW volledig buiten de periode van de SSYN valt.

  • Doel van de notificatie: piloot waarschuwen dat één van de deelnemende grondwerken vergund is in een periode die volledig buiten de periode van de synergie valt.

Notificatie wijziging aan synergie gebundelde aanvraag

• Geen specifieke notificaties nodig voor de VGW

Notificatie wijzigingen aan GW na het in behandeling nemen

• De notificatie "wijziging aan GW na het in behandeling nemen van Vraag voor GW" moet alleen verstuurd worden als er aanpassingen zijn aan zone of periode GW.

Meerdere aanvragen vanuit hetzelfde grondwerk / synergie

• Als aanvragen niet complementair zijn, en een aanvraag dus in feite een eerdere aanvraag voor zelfde GW/SYN vervangt, wordt dit doorgegeven via de begeleidende tekst bij de aanvraag, of door contact op te nemen met de domeinbeheerder. De oorspronkelijke aanvraag moet dan ook ingetrokken worden door de beheerder GW / piloot.

• Het is mogelijk dat er meerdere aanvragen complementair zijn, en dus meerdere vergunningen voor een grondwerk bestaan.

Termijn bij voorleggen gemeenteraad (uit: code NUTS)

De gemeente antwoordt*** ten laatste binnen 6 weken vanaf de dag waarop de vraag* werd ingediend. Als de gemeente mee investeert en budgetten moet voorzien of de gemeente moet om andere redenen (volgens het gemeentedecreet) een beslissing voorleggen aan de gemeenteraad, dan kan ze deze termijn verlengen. Ze houdt hierbij rekening met de wettelijke termijnen en ze meldt dit binnen de 6 weken.

• Het antwoord volgt dan sowieso binnen de 6 weken, dus is gedekt door de flow.

Jaarvergunningen

• Wordt verder besproken door de businesswerkgroep in het vernieuwingstraject. (zowel de algemene toelating kleine grondwerken voor nutsbedrijf als de jaarvergunning signalisatie voor aannemer)

Andere afspraken

• Is het de bedoeling dat de domeinbeheerders elkaars antwoord kunnen zien?

  • Via de API kan dit (iedereen kan alle vragen voor grondwerken opvragen)

  • In de GUI zal iedereen de aanvragen met bijhorende status en antwoord kunnen zien.

Model

• Vraag voor grondwerken

  • id vraag voor grondwerken (zoekbaar)

    • Dit is een unieke identificatie van het uitsturen van een vraag voor grondwerken, en is hetzelfde voor de verschillende VGW per domeinbeheerder, of bij een gebundelde aanvraag voor elk GW. Doel is de uitgestuurde aanvraag en antwoorden te kunnen bundelen.

  • status [1] (zoekbaar)

  • id grondwerk [1] (zoekbaar)

  • link naar grondwerk op datum [1]

  • vrij tekstveld (aanvrager) [0..1]

  • owner = domeinbeheerder [1] (zoekbaar)

  • applicant = aanvrager [1] (zoekbaar)

    • (in geval gebundelde aanvraag = piloot)

  • datum aanvraag [1] (zoekbaar)

  • toegestane periode [0..1] (zoekbaar)

  • antwoord document [0..1]

  • antwoord link [0..1]

  • reden niet akkoord (vrij tekstveld) [0..1]

  • link naar synergie indien gebundelde aanvraag [1] (zoekbaar)

• Validatieregels

  • indien status akkoord

    • antwoord document óf antwoord link verplicht (minstens één)

    • toegestane periode verplicht

  • indien status niet akkoord

    • reden niet akkoord verplicht

  • …

Flows

Open

Groeipad (na 2021)

• AWV zou graag extra info over GW hebben, zoals locatie, lengte, diameter, andere eigenschappen van de leidingen,.. liefst gestructureerd.

  • nu niet voorzien in datamodel, kan wel in de bijlage vermeld zijn

  • Liefst zoveel mogelijk gestructureerde gegevens vs gegevens in bijlage

    • Hebben bijlages GW een “type” nodig? Is aanpassing aan API GW. Alternatief: via naamgeving bijlage duidelijk maken waarover het gaat.

• Een verlenging zou op termijn ook aangevraagd moeten kunnen worden via GIPOD. In 1e fase verloopt dit door rechtstreeks de openbaar domein beheerder te contacteren (kan dan vergunde periode aanpassen) of door nieuwe aanvraag te doen.

• Zou handig zijn om als domeinbeheerder bepaalde zones met specifieke voorwaarden te kunnen “inkleuren” => kan later opgepikt worden bij functionaliteiten sperperiode en tijdelijk verbod