Zelfregistratie
Wanneer gebruikt men zelfregistratie?
Je bevindt je in één van de volgende situaties:
Een gebruiker beschikt niet over een gebruikersrecht of werkrelatie die hij nodig heeft.
Een gebruiker weet niet wie zijn lokale beheerder is.
De oplossing is het gebruik van zelfregistratie. De gebruiker vraagt via zelfregistratie het gebruikersrecht of werkrelatie zelf aan. De aanvraag wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de lokale beheerder die de aanvraag verder zal verwerken.
LET OP
Er moet een lokale beheerder met e-mailadres gekend zijn voor de organisatie waarvoor de gebruiker een aanvraag wil indienen, anders kan zelfregistratie niet aangevraagd worden. Meer uitleg vind je hier terug.
Hoe wordt de URL samengesteld?
De basis van de URL is steeds hetzelfde:
Test-omgeving: https://zelfregistratie-gebruikersbeheer-ti.vlaanderen.be/user/
PRD-omgeving: https://zelfregistratie-gebruikersbeheer.vlaanderen.be/user/
Deze basis wordt uitgebreid afhankelijk van de type aanvraag:
Aanvraag gebruikersrecht: “aanvraag?”
Aanvraag werkrelatie: “aanvraag_werkrelatie?”
Deze basis wordt verder uitgebreid om bepaalde informatie op voorhand in te vullen voor de gebruiker:
Informatie over specifieke doelgroep: “&dg=??” verplicht
Informatie over specifieke toepassing: “&an=??” verplicht (*)
Informatie over specifiek gebruikersrecht: “&ec=??” verplicht (*)
Informatie over specifieke context: “&ctx=??”
Informatie over specifieke organisatie: “&oc=??”
(*): Eén van beiden is verplicht – zie onderstaand rubriekje voor meer informatie
De technische waarden kunnen opgezocht worden in het integratiedossier (Sectie 3.2)
Keuze tussen vooraf bepalen van de toepassing of gebruikersrecht
Bij het opstellen van de URL dient men te kiezen tussen:
Enerzijds het vooraf bepalen van een specifieke toepassing (“&an=??”). Hierbij zal de gebruiker tijdens de zelfregistratie een keuze hebben tussen alle gebruikersrechten van die toepassing in een drop-down menu.
Anderzijds het vooraf bepalen van een specifiek gebruikersrecht (“&ec=??”). Hierbij zal de gebruiker tijdens de zelfregistratie geen keuze hebben, en enkel voor het gespecifieerde gebruikersrecht een aanvraag kunnen doen.
LET OP
Wanneer men beide parameters meegeeft in een zelfregistratie-URL, zal de toepassing ("&an=??") genegeerd worden: het gebruikersrecht ("&ec=??") wordt namelijk als leidend beschouwd. Het is dan ook niet zinvol om beide parameters te begrijpen in deze URL; gelieve bij het definiëren van je zelfregistratie-policy dus steeds een keuze te maken tussen toepassing en gebruikersrecht.
Op deze pagina:
Relevante pagina's |
|---|
Handleiding Hoofd lokale beheerder |
Vragen? Contacteer de Vlaamse overheid op het gratis nummer 1700 of via chat en e-mail via de gele knop 'hulp nodig' in het gebruikersportaal.
Hoe start de gebruiker een aanvraag?
Stap 1: Klik op de link voor zelfregistratie
De gebruikt klikt op de link voor zelfregistratie. Hier vind je een voorbeeld op de T&I omgeving: https://zelfregistratie-gebruikersbeheer-ti.vlaanderen.be/user/aanvraag?&an=45&dg=EA&oc=0428364866
Stap 2: Identificeren m.b.v. digitale sleutel
De gebruiker identificeert zichzelf a.d.h.v. één van de digitale sleutels.
Stap 3: Vul de aanvraag in
Vul de aanvraag tot zelfregistratie in.
Afhankelijk van de configuratie van de URL zal al een deel van de informatie aangevuld zijn (organisatie, gebruikersrecht, context).
Stap 4: Kennisgeving gebruiker
De gebruiker wordt op de hoogte gesteld via mail dat de aanvraag werd ingediend. De verdere verwerking van de aanvraag wordt opgenomen door de lokale beheerder (zie volgende sectie).
Hoe verwerkt de lokale beheerder een aanvraag?
Stap 1: Kennisgeving lokale beheerder
De lokale beheerder wordt via mail op de hoogte gebracht van een aanvraag tot zelfregistratie. Deze e-mail komt van noreply-gebruikersbeheer@vlaanderen.be
Stap 2: Bekijk taken
De lokale beheerder bekijkt zijn taken via het Gebruikersbeheer.
Stap 3: Verwerk openstaande taken
De lokale beheerder consulteert zijn of haar takenlijst. In deze takenlijst kan onmiddellijk het proces van goedkeuring of afkeuring gestart worden. De details van een aanvraag kan men desgewenst raadplegen via dit icoon:
Stap 4: Bekijk de details van de aanvraag
De details van een zelfregistratie-aanvraag kunnen bekeken worden. Vanuit dit venster kan ook het proces van goedkeuring of afkeuring gestart worden.
Stap 5: Bevestig de goed-of afkeuring van de aanvraag
Er moet een reden voor goed- of afkeuring ingevuld worden die meegestuurd wordt in de mail naar de gebruiker.
Bij de goedkeuring van een gebruikersrecht zijn er twee mogelijkheden:
De gebruiker heeft al een werkrelatie met de betreffende organisatie
De gebruiker heeft nog geen werkrelatie met de betreffende organisatie. Hier moet eerst een werkrelatie opgezet worden.
Stap 6: Kennismaking van goed- of afkeuring
Een e-mail wordt verzonden naar de gebruiker met de goed- of afkeuring van het aangevraagde gebruikersrecht of werkrelatie. In geval van afkeuring kan de reden meegestuurd worden zoals in onderstaand voorbeeld:
Wat is nodig om zelfregistratie te kunnen gebruiken?
Optie A: Stappenplan voor niet-overheidsorganisaties
Aanstellen van een lokaal beheerder
Zelfregistratie werkt op basis van aanvragen in het Gebruikersbeheer. Om deze aanvragen te kunnen verwerken dient er voor elke organisatie een lokale beheerder te zijn in het Gebruikersbeheer:
Voor alle niet-overheidsorganisaties moet je een Hoofdtoegangsbeheerder registreren via het Beheer der Toegangsbeheerders (BTB)
De geregistreerde toegangsbeheerder kan zich nu aanmelden op het gebruikersbeheer via: https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be
Als laatste stap kent de toegangsbeheerder aan zichzelf het recht ‘Hoofd lokale beheerder’ toe en vult op de ‘werkrelatie details’ zijn of haar e-mailadres in
De lokale beheerder is nu aangesteld en kan de aanvraag behandelen (zie sectie 'Hoe verwerkt de lokale beheerder een aanvraag')
Waar vind ik de beheerder?
Ben je een medewerker van een niet-overheidsorganisatie? Contacteer de IT-verantwoordelijke binnen je organisatie en vraag na of deze gekend is met de Hoofd Toegangsbeheerder in het BTB.
De Hoofd Toegangsbeheerder wordt aangesteld door de wettelijke vertegenwoordiger van de organisatie, welke is terug te vinden in KBO Search: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html
➢ Indien er geen Toegangsbeheerder is, doorloopt de organisatie het stappenplan voor het aanstellen van een lokale beheerder (zie hierboven)
➢ Is voorde organisatie nog geen wettelijke vertegenwoordiger opgenomen in de KBO? Registreer deze dan via My Enterprise.
Optie B: Stappenplan voor overheidsorganisaties
Aanstellen van een lokaal beheerder
Zelfregistratie werkt op basis van aanvragen in het Gebruikersbeheer. Om deze aanvragen te kunnen verwerken dient er voor elke organisatie een lokale beheerder te zijn in het Gebruikersbeheer.
Organisaties die thuishoren in de onderstaande drie doelgroepen moeten een lokale beheerder hebben of aanduiden met een formulier:
Onderwijs- of vormingsinstelling: neem contact op met de Edison helpdesk via helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be of 02/553.90.90
De lokale beheerder krijgt bevestiging van de aanstelling, waarna deze zelfregistratie aanvragen kan behandelen
Waar vind ik de beheerder?
Ben je een medewerker van een overheidsorganisatie?
De medewerker die gekend is in het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid kan zelf nagaan op Mijn Profiel (https://mijnprofiel-gebruikersbeheer.vlaanderen.be/) wie de hoofd lokale beheerders binnen de organisatie in kwestie zijn, alsook welke de coördinaten (e-mailadres) van deze beheerders zijn
Ben je niet gekend in het Gebruikersbeheer? Contacteer dan de IT-verantwoordelijke binnen de organisatie.
