Document toolboxDocument toolbox

Aanpassingen in een bestaand orgaan

Owned by Eline De Poortere
Last updated: 09 Apr, 2024
3 min read

 

Lees ook Samenstelling van een orgaan registreren voor een meer gedetailleerde werkinstructie.

Een persoon vervangen

  • Ga binnen je eigen organisatie in het verticale menu naar Organen en klik op het gewenste orgaan. Daar klik je op Mandaten.

  • Zoek de persoon die vervangen wordt. Door op de kolomtitel Vertegenwoordiging te klikken, kan je alfabetisch rangschikken op voornaam.

    image-20240311-101823.png

  • Klik rechts van de naam op het potloodje.

  • Vervang de naam van de oude persoon door de naam van de nieuwe persoon. Typ eerst de voornaam.

  • De post blijft gelijk.

  • Verwijder de begindatum of vervang die eventueel door nieuwe/echte begindatum.

  • Klik rechts onderaan op Wijzigingen opslaan.

Staat er voor de naam van de persoon een organisatie/functie vermeld zoals in onderstaand voorbeeld?

image-20240307-131620.png

Bovenstaande ingewikkelde registraties van functies/organisaties gaan we niet meer registreren. Komt die toch nog voor, dan sluit je de delegatie af en koppel je enkel de persoon aan het mandaat. Dat doe je zo;

  • Kopieer het postnummer (bv. POS001021) en ga naar Delegaties in het bovenste horizontale menu.

  • Plak daar het gekopieerde Postnummer in het zoekveld Postnummer, klik op Zoeken en ga naar de details via het potloodje rechts.

  • Klik nogmaals op het potloodje naast de openstaande persoon/delegatie en geef een einddatum in om de delegatie stop te zetten. Bevestig door op Wijzigingen opslaan te klikken.
    (Als CWO heb je niet de juiste rechten om een delegatie te verwijderen met het vuilbakje)

  • Ga naar terug naar Mandaten, geef het mandaat bij datzelfde postnummer dezelfde einddatum.

  • Koppel nu een persoon aan het mandaat, met begindatum ten vroegste een dag na de einddatum van het vorige mandaat.

  • Geef indien gewenst de naam van de Post een veelzeggende naam bij Herkomst. Vaak is dat Lid/Bestuurder, maar beter is bv. VDAB/ABVV/VMM/…

  • Ondervind je problemen? Contacteer ons gerust, we helpen je graag verder: digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be

Een persoon verwijderen

Als er een persoon en dus een post minder is dan in de vorige samenstelling van het orgaan

  • sluit je eerst de delegatie af (zie hierboven hoe je dat doet bij Een persoon vervangen)

  • daarna sluit je het mandaat af

  • daarna sluit je met dezelfde einddatum de post af.

Een persoon toevoegen

Als er een persoon en dus een post bijkomt in een orgaan

  • maak je eerst een nieuwe post aan

  • koppel je daarna een persoon aan die post in het tabblad mandaten.

Hoe je dat doet, zie je in de instructie Samenstelling van een orgaan registreren

Finale check

  • Zijn er evenveel posten als mandaten en hebben die dezelfde postnummers?

  • Als alles correct werd geregistreerd, kan de M/V-verhouding correct berekend worden. Ga naar MEP-decreet in het linker menu. De grote zwarte percentages onderaan geven de verhouding weer;

     

  • Wanneer een orgaan niet correct of onvolledig geregistreerd werd, kan de verhouding niet berekend worden. De grote, zwarte percentages onderaan worden niet weergegeven en er staat een voor MEP-decreet in het linker menu.