De samenstelling van een orgaan aanpassen
Lees ook Samenstelling van een orgaan registreren voor een meer gedetailleerde werkinstructie.
Een persoon vervangen
Ga binnen je eigen organisatie in het verticale menu naar Organen en klik op het gewenste orgaan. Daar klik je op Mandaten.
Zoek de persoon die vervangen wordt. Door op de kolomtitel Vertegenwoordiging te klikken, kan je alfabetisch rangschikken op voornaam.
Klik rechts van de naam op het potloodje.
Vervang de naam van de oude persoon door de naam van de nieuwe persoon. Typ eerst de voornaam.
De post blijft gelijk.
Verwijder de begindatum of vervang die eventueel door nieuwe/echte begindatum.
Klik rechts onderaan op Wijzigingen opslaan.
Staat er voor de naam van de persoon een organisatie/functie vermeld zoals in onderstaand voorbeeld?
Bovenstaande ingewikkelde registraties van functies/organisaties gaan we niet meer registreren. Komt die toch nog voor, dan sluit je de delegatie af en koppel je enkel de persoon aan het mandaat. Dat doe je zo;
Kopieer het postnummer (bv. POS001021) en ga naar Delegaties in het bovenste horizontale menu.
Plak daar het gekopieerde Postnummer in het zoekveld Postnummer, klik op Zoeken en ga naar de details via het potloodje rechts.
Klik nogmaals op het potloodje naast de openstaande persoon/delegatie en geef een einddatum in om de delegatie stop te zetten. Bevestig door op Wijzigingen opslaan te klikken.
(Als CWO heb je niet de juiste rechten om een delegatie te verwijderen met het vuilbakje)Ga naar terug naar Mandaten, geef het mandaat bij datzelfde postnummer dezelfde einddatum.
Koppel nu een persoon aan het mandaat, met begindatum ten vroegste een dag na de einddatum van het vorige mandaat.
Geef indien gewenst de naam van de Post een veelzeggende naam bij Herkomst. Vaak is dat Lid/Bestuurder, maar beter is bv. VDAB/ABVV/VMM/…
Ondervind je problemen? Contacteer ons gerust, we helpen je graag verder: digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be
Een persoon verwijderen
Als er een persoon en dus een post minder is dan in de vorige samenstelling van het orgaan
sluit je eerst de delegatie af (zie hierboven hoe je dat doet bij Een persoon vervangen)
daarna sluit je het mandaat af
daarna sluit je met dezelfde einddatum de post af.
Een persoon toevoegen
Als er een persoon en dus een post bijkomt in een orgaan
maak je eerst een nieuwe post aan
koppel je daarna een persoon aan die post in het tabblad mandaten.
Hoe je dat doet, zie je in de instructie Samenstelling van een orgaan registreren
Finale check
Wanneer MEP-plichtige organen correct geregistreerd zijn, zie je in het tabblad MEP‑decreet de berekende M/V‑verhouding; de grote, zwarte percentages onderaan.
Laat het ons zeker weten als er een percentage onbekend is! Wij gaan in dat geval intern aan de slag om dit op te lossen.
Wanneer een orgaan niet correct of onvolledig geregistreerd werd, kan de verhouding niet berekend worden. De grote, zwarte percentages onderaan worden niet weergegeven en er staat een voor MEP-decreet in het linker menu.
Als je deze foutmelding krijgt, controleer dan nog even;
✅ Zijn er evenveel posten als mandaten? Dat zie je onderaan rechts op de pagina.
✅ Zijn alle posten aangevinkt als stemgerechtigd? Niet stemgerechtigde posten hoef je niet langer te registreren en mag je stopzetten, door zowel de post als het mandaat een einddatum in het verleden te geven.
✅ Komen de postnummers overeen? Dat zie je best als je de posten en de mandaten opent op 2 verschillende tabbladen, die naast elkaar zet op je scherm en sorteert op postnummer.
👉 Tip: sorteren!
Bij posten en mandaten zijn de gegevens verdeeld over verschillende kolommen. Als je met de muis over het kolomhoofd gaat, verschijnt een grijs pijltje. Als je daarop klikt, sorteer je op die specifieke gegevens. Het pijltje blijft staan bij de kolom waarop gesorteerd is. Zo kan je makkelijk de posten en de mandaten vergelijken, zeker als je ze beide in een apart tabblad in je browser opent en naast elkaar zet.Dubbelklik op de afbeelding om die groter te zien