2021-10-21 Themawerkgroep 'Vraag voor grondwerken (VGW)'

In deze themawerkgroep willen we nog een aantal onduidelijkheden en behoeften rond individuele/gebundelde vraag voor grondwerken bespreken.

Aandachtspunten

• Mogelijke impact uitbreidingen op planning

  • Sommige zaken eventueel in groeipad, prioriteiten goed bepalen

  • Technische impact nog te bespreken met ontwikkelteam, nu focus op API’s VGW

• API vs GUI → zaken die in de GUI worden toegevoegd zullen ook via de API beschikbaar moeten zijn

  • Aanvraag VGW: gaat iedereen van de NUTS hier GUI gebruiken (initieel)?

    • Ilse (Farys): zal mix zijn, voor cat2 (en evt.3) zal via API vergunning geïnitieerd worden, voor bestaande proces (bij cat1) zal GUI gebruikt worden

    • Silvie (Proximus): uitsluitend via GUI (zeker tem 2022)

    • Jan (Fluvius): in begin volledig via GUI

• Ook aandacht voor afhandeling door domeinbeheerders (API & GUI)

Individuele Vraag voor Grondwerken (dus vanuit GW)

Open

Open

Bijkomende behoeften op dit scherm

• aanvrager moet de specifieke bijlage(n) voor de VGW kunnen selecteren uit de reeds bestaande bijlagen bij het GW

  DV: Duidelijk. Momenteel worden alle bijlagen van het grondwerk meegestuurd. Ttz bijlagen blijven op het grondwerk, en de domeinbeheerder raadpleegt het grondwerk bij behandelen (samen met alle bijlagen die er op dat moment zijn).

  Eventueel kan een vlag toegevoegd worden per bijlage om aan te duiden of deze relevant is voor VGW → maar impact API en integratoren.
  Waar vlag bij bijlages aanduiden in GUI? Bij GW of VGW? Indien bij VGW moeten alle bijlages altijd getoond worden, zodat er geselecteerd kan worden. Indien bij GW, kunnen enkel de relevante bijlages bij VGW getoond worden.
  VRAAG: is het ok om deze aanduiding op het detail van het grondwerk te doen, ipv op scherm aanvraag VGW? zo kan het hergebruikt worden in proces gebundelde vraag voor grondwerk.

  • voorstel OK voor nuts

  • DV prio: Should

• aanvrager moet (meerdere) bijlagen, specifiek voor de VGW, toe kunnen voegen

  DV: Dit kan momenteel via het grondwerk zelf. Er bestaat niet zoiets als specifieke bijlagen VGW, dus deze bijlage zou dan op het grondwerk toegevoegd worden.

  Eventueel quick-win mogelijkheid om via aanvraagformulier VGW een bijlage snel toe te voegen aan het GW via knop waarbij evt. vlag automatisch gezet wordt (zie boven). Kan wel enkel op individuele VGW (schrijfrechten op GW).

  • Voorstel DV: niet MVP, evalueren wanneer VGW in praktijk is

  • DV prio: Could

• aanvrager moet kunnen aangeven of de documenten voor de VGW volledig zijn en dus bij uitbreiding of zijn aanvraag VGW volledig is qua gegevens en bijlagen.

  DV: Is dit nuttig bij een individuele vraag? Waarom?

  • Eigenlijk enkel nuttig bij een gebundelde aanvraag

  • Kan geen kwaad als dit er wel staat indien geen deel van synergie (dus hoeft niet afgeblokt te worden, ook geen aparte business regels hierop)

  • Naam: “Klaar voor uitsturen”

  • DV prio: Must

• aanvrager moet kunnen aangeven tussen de bestaande contactgegevens welk contact specifiek is voor de VGW. Per default is dit de Dossierbeheerder, maar moet kunnen geselecteerd worden tussen alle contacten.
  DV: is het nodig om dat op dit scherm te doen, is eenvoudiger bij GW zelf (anders moeten bij aanvraagformulier alle contactgegevens nog eens herhaald worden)

  • OK om dit via het detail van het Grondwerk te doen

  • DV prio: Should

• aanvrager moet een specifiek contactgegeven voor de VGW kunnen toevoegen
  DV: voorstel om extra contactrol toe te voegen “Verantwoordelijke VGW”. Bij behandeling door LB tonen we dan “Verantwoordelijke VGW” indien deze ingevuld werd, anders de Dossierbeheerder(s). Aanduiden is dan in praktijk een kopie maken van een Dossierbeheerder (of ander aangeduide contact) en bewaren als “Verantwoordelijke VGW”.
  Evt. quick-win via knop op aanvraagformulier VGW om contactgegeven met rol ‘verantwoordelijke VGW’ toe te voegen aan GW.

  • Tonen bij aanvraagscherm (en behandelscherm domeinbeheerder): ofwel de “Contact Vraag voor grondwerken”, indien deze niet bestaat de “Dossierbeheerder”, kunnen er mogelijk meerdere zijn.

  • Niet per default opslaan, bij behandelformulier dan correct invullen op basis van de rol

  • Titel: “Contact Vraag voor grondwerken”

  • DV Prio: Could

Gebundelde Vraag voor Grondwerken (dus vanuit SYN)

Bijkomende behoeften

• ook bij gebundelde aanvraag moet de beheerder op de detailschermen van zijn GW de specifieke bijlagen voor de VGW kunnen aanduiden en eveneens kunnen aangeven of de documenten voor de VGW volledig zijn.
  DV: Duidelijk. Maar kunnen we deze functionaliteit (bijlagen aanduiden) dan niet volledig op het detail grondwerk zetten (en niet in het versturen VGW-scherm), dan hoeft dit maar één keer ontwikkeld worden. (zie boven)

1. Bijlagen, aangeven volledigheid en contactgegevens in het kader van de gebundelde aanvrag wordt eveneens voorzien op het detail van het grondwerk door de beheerder van het grondwerk

• vooraleer piloot scherm ‘nieuwe vraag voor grondwerken’ (zoals hierboven, maar met infoblok per GW) te zien krijgt, moet hij eerst een overzicht krijgen van de status van de verschillende GW:

• Op dit scherm moeten volgende zaken aangegeven worden per VGW vóór het aanvragen:

  • ID vervangen door VGW id => VGW id bestaat nog niet vóór het uitsturen

  • Domeinbeheerder

  • Beheerder GW

  • GW id (link naar blok lager op pagina)

  • Interne referentie GW

  • Contactgegevens VGW (default is "Dossierbeheerder" of specifiek contact VGW) => Moeilijk in een tabel te krijgen, maar wel in de individuele blokjes

  • Status VGW => Bestaat nog niet vóór het uitsturen => kan bvb wel de vlag VGW van het grondwerk zijn (of het klaar is)

  • Toegestane periode (indien afwijkend van periode SYN moet deze in kleur weergegeven worden) => Bestaat nog niet vóór het uitsturen

  • Indicatie of documenten voor VGW volledig zijn => zie vlag bij status, naam: Klaar voor uitsturen

• Op het detailscherm gebundelde VGW bij een synergie staat volgende tabel (ná uitsturen)

  • ID vervangen door VGW id

  • Domeinbeheerder

  • Beheerder GW

  • GW id (aanklikbaar en doorlinken naar detail GW)

  • Interne referentie GW

  • Contactgegevens VGW (default is "Dossierbeheerder" of specifiek contact VGW) => Moeilijk in een tabel te krijgen, maar wel in de individuele blokjes

  • Status VGW

  • Toegestane periode (indien afwijkend van periode GW moet deze in kleur weergegeven worden)

  • Indicatie of documenten voor VGW volledig zijn => zie vlag bij status, naam: Klaar voor uitsturen

Boven de tabel staat de indiendatum.

• Op dit scherm zou ook een knop "volgende" en "terug" moeten worden toegevoegd

  • "volgende" gaat dan naar het scherm waar de piloot zijn opmerkingen kan toevoegen en de VGW kan verzenden

  • "terug" gaat terug naar het consultatiescherm van de SYN.

DV: Zouden we liever niet doen, beter om alles op één scherm te houden. Vandaar tabel erboven, dan is “Volgende” niet nodig. “Terug” = via de back-knop browser.

OK

• Dit wil zeggen dat elke partij binnen de SYN op zijn GW moet kunnen aangeven :

  • contactgegevens VGW

  • bijlagen VGW

  • bijlagen VGW volledig ('vlag') naam: Klaar voor uitsturen

DV: Dus vlag is puur informatief (want piloot beslist zelf), kan dus initieel ook wel via een manueel proces.

Klopt, vlag is puur informatief

Vragen

• Wat gebeurt er als bepaalde GW in de SYN een niet-akkoord krijgen ?

  Zal er dan een nieuwe ‘vraag voor grondwerken’ gelanceerd moeten worden, evt. na aanpassing ontwerp? En zal die nieuwe vraag opnieuw standaard naar alle domeinbeheerders gestuurd worden? Moeten we kunnen kiezen naar welke domeinbeheerder een ‘vraag voor grondwerken’ al dan niet verstuurd wordt?

DV: Te bespreken met de domeinbeheerders. De domeinbeheerders kunnen ook gebundeld behandelen.
Zijn er voorbeelden van gevallen waar dit zou kunnen voorvallen? Uiteindelijk zijn het gezamenlijke werken in één sleuf.
Hoe wordt hier nu met omgegaan?

Het kan wel, maar dan wordt in overleg gegaan en beslist of er al dan niet doorgegaan kan worden, of dat er een nieuwe vraag wordt uitgestuurd.

Overzicht “Mijn aanvragen: Vraag voor Grondwerken”

Bijkomende behoeften voor deze tabel

• In deze tabel moeten aangegeven worden per VGW :

  • ID vervangen door VGW id

  • Domeinbeheerder

  • GW id (aanklikbaar en doorlinken naar detail GW)

  • Beschrijving GW

  • Interne referentie GW

  • Status VGW

  • Toegestane periode (indien afwijkend van periode SYN moet deze in kleur weergegeven worden) => Niet beter indien afwijkend van periode GW? Dit is eigenlijk al voorzien via notificaties.

  • Indicatie of documenten voor VGW volledig zijn => Is dit hier nog nuttig, dit gaat over hetgeen reeds is aangevraagd?

Vraag VRN : welke datum wordt er vermeld in kolom 1? Aanvraagdatum

• Graag extra filters voor deze lijst :

  • Interne referentie

  • VGW id => Dit is dan steeds een uniek resultaat, kan dit niet beter via het zoeken in de header?

  • Documenten voor VGW volledig => Waarom? Nut?

    • Voor de beheerder van het grondwerk om te kunnen zien of die nog iets moet aanpassen aan het grondwerk

• Export van deze lijst moet mogelijk zijn.

• Wat de notificaties voor de VGW betreft : hier zou zeker ook de interne referentie GW aan toegevoegd moeten worden.