Rollen en verantwoordelijkheden beheer Verenigingsregister

Wettelijk kader als kapstok voor data governance

Als basis geldt het juridisch kader, concreet: het E-gov decreet, waarin het Verenigingsregister juridisch verankerd zit, alsook de belangrijke bevoegdheidsverdelingen.

Betrokken partijen:

Digitaal Vlaanderen
- Als bronbeheerder
- MAGDA (in de rol van Vlaamse Dienstenintegrator (VDI))
Vlaamse overheden (de Vlaamse administratie: departementen en agentschappen)
Lokale overheden (provincies, steden en gemeenten)
Externe overheden (met als voornaamste: Federale overheden)
Federale bronbeheerders (bronnen): FOD Economie (KBO) en FOD Binnenlandse zaken (RR)
Publieke organisaties met focus op dienstverlening t.a.v. verenigingen
Koepelorganisaties; verenigingen met rechtspersoonlijkheid die aangesloten verenigingen ondersteunen in hun werking
De Vlaamse Regering
- Voor aanpassingen aan het datamodel
Het ICT stuurorgaan
- Voor aanpassingen aan het decreet, waarin scope en bevoegdheden verankerd zitten
Personen in hun hoedanigheid van vertegenwoordiger van een vereniging

Alle bevoegdheden, zoals verankerd in het decreet, staan hier verder uitgelegd.

Rollen en verantwoordelijkheden voor het beheer van het verenigingsregister

Inspiratie voor uittekenen rollen en verantwoordelijkheden

Een digitale Vlaamse overheid. Authentieke gegevensbronnen, van Stijn Wouters en Joep Crompvoets, 2020, publicatie vanuit het Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing. Enkele relevante passages uit deze publicatie:
- Digitaal Vlaanderen (DV) zal eigen werking niet voortrekken bij de dataverzameling of de opbouw van het datamodel. Het kan fungeren als een “neutrale speler” en verschillende belangengroepen samenbrengen op zoek naar consensus. DV heeft de data immers zelf niet nodig voor eigen beleidsvoering of eigen business toepassingen. Dit kan zorgen voor generiek bruikbare gegevens, overheen beleidsdomeinen, business processen en bestuursniveaus.
- “Een specifiek probleem dat naar boven kwam was het verzekeren van de kwaliteit van de inzamelingsprocessen bij authentieke gegevensbronnen waarbij de burgers, ondernemingen of (non-profit) organisaties zelf instaan voor een deel van de registratie (Rekenhof, 2015; p. 60; Vander Elst et al., 2011, p. 24).”
Data Mesh (principes en concepten m.b.t. gedecentraliseerde data en “data as a product”)
GRB-decreet en uitvoeringsbesluiten: in deze wettelijke documenten zijn bepaalde verantwoordelijken vastgelegd. Naar analogie ook werking bij wegenregister en adressenregister bekeken en besproken.

De voornaamste rollen voor het beheer van het Verenigingsregister, inclusief de concrete partijen die die rollen vervullen.

Rollen	Concreet voor verenigingsregister
Gegevensinitiator (of “decentraal beheerder”)	Steden, gemeenten en provincies Vlaamse overheden (“de Vlaamse administratie”, bestaande uit departementen en agentschappen) Instellingen van publieke taak die hun dienstverlening in hoofdzaak richten aan verenigingen (zoals Steunpunt Vrijwilligerswerk) Decretaal voorzien, maar nog niet technisch uitgewerkt: Koepelorganisaties
Vlaamse Dienstenintegrator (VDI)	MAGDA dienst voor raadplegen en registreren van verenigingsgegevens, inclusief vertegenwoordigersgegevens
Gegevensafnemer	Voor de gegevensstroom, inclusief de vertegenwoordigersgegevens Alle bovengenoemde gegevensinitiatoren Externe overheden (vooral: Federale overheden) Decretaal voorzien, maar nog niet technisch uitgewerkt: Koepelorganisaties (enkel voor de feitelijke verenigingen onder de koepel) Voor de gegevensstroom, exclusief de vertegenwoordigersgegevens Iedereen (na het verkrijgen van een API Key van de bronbeheerder)
Bronbeheerder	Digitaal Vlaanderen, basisregisters: team Verenigingsregister

Taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van het verenigingsregister

De voornaamste taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van het Verenigingsregister, inclusief de partijen die de verantwoordelijkheid dragen

Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Gevalideerde inzameling van gegevens Inzamelen en actualiseren: toevoer van nieuwe verenigingen en vertegenwoordigers updates aan bestaande verenigingsdata en aanpassen vertegenwoordigers(data) stopzetten van verenigingen verwijderen van vertegenwoordigers Bij het inzamelen en actualiseren: Validatie van de ingezamelde gegevens. Hiermee doelen we op de betrouwbaarheid van de gegevens. Bijvoorbeeld: deze geregistreerde vereniging is weldegelijk een feitelijke verenging volgens de definities die we hanteren en gedocumenteerd hebben (cf. gebruikershandleiding) Er bestaan geen “eigen verenigingen per gegevensinitiator”. Iedereen kan dus eender welke gegevens in het register aanpassen. Inzameling en validatie worden naar best vermogen uitgevoerd. Gegevensinitiatoren tekenen zelf de nodige processen uit om binnen het bestuur tot gevalideerde inzameling te komen De processen achterliggend aan de gegevensinzameling kunnen verschillen per initiator De processen beschrijven welke actoren welke gegevens gaan voorzien (ook indien het bestuur kiest dat de vereniging verwacht wordt zich via het loket te registreren en gegevens bij te werken). Gegevensinitiatoren voorzien in ontwikkeling, aankoop of het gebruik van de nodige software voor gevalideerde inwinning. De softwarepakketten worden gekoppeld op de datadiensten (EDIT API’s) aangeboden door het Verenigingsregister via MAGDA De tools kunnen gaan van een eigen beheerapplicatie, tot een CRM-pakket waarin een update van een aantal gegevens kan gebeuren tot het gebruik van het Verenigingsloket waarbij het bestuur de vereniging actief en expliciet naar daar doorverwijst. Samengevat: We centraliseren gegevens (volgens gedeelde definities), maar we centraliseren of uniformiseren geen inwinningsprocessen. We werken samen in vertrouwen en maken transparant aan alle partijen wie wat heeft aangepast (zie hieronder).	Gegevensinitiator (of “decentraal beheerder”)	Bronbeheerder
Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Datamanagement: validaties en kwaliteitscontrole Validatie van de ingezamelde gegevens op formaat scope van het register (bv. toegelaten rechtsvormen) minimale data dubbeldetectie Transparantie op de ingezamelde gegevens en verkregen wijzigingen per vereniging (wie, wanneer, wat gewijzigd), raadpleegbaar als “historiek” via MAGDA Recurrente monitoring op de aangeleverde gegevens om eventuele inconsistenties pro-actief te detecteren en hierop de nodige acties uit te werken Sensibilisering decentraal beheerders en feedback op gegevensbeheer Voorzien in tools en processen voor het melden en correct behandelen van fouten op de data	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder	Gegevensinitiator Afnemer
Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Datamanagement: centraal gegevensbeheer Persoonsgegevens verwijderen indien de betrokkene wenst “vergeten te worden” Persoonsgegevens anonimiseren na afgesproken bewaartermijnen Verenigingen verwijderen bij foutieve aanmaak of bij foutieve toewijzing van het type (feitelijke vereniging of VZW)	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder	Gegevensinitiator Afnemer
Datamanagement: coördinatie decentraal beheer Organisatie van overleg en afstemming met de gegevensinitiatoren in functie van het uitwisselen van een aantal goede praktijken, het delen van resultaten van kwaliteitsmonitoring, verbeteren van de werking, etc. Voorzien in documentatie en opleidingen voor de gegevensinitiatoren om efficiënt en effectief aan gegevensbeheer te kunnen doen.	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder	Gegevensinitiator Afnemer
Datamanagement: integraties authentieke bronnen Gegevens ophalen uit KBO voor verenigingen met rechtspersoonlijkheid, inclusief vertegenwoordigers en het KBO-nummer, en het register synchroniseren met wijzigingen in KBO. Naam en voornaam van vertegenwoordigers van feitelijke verenigingen ophalen uit het Rijksregister en het register synchroniseren met wijzigingen (bij overlijden wordt de vertegenwoordiger ontkoppeld). Adressen ophalen uit het adressen- en gebouwenregister en het register synchroniseren met adreswijzigingen.	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder	Gegevensinitiator Afnemer
Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Technisch beheer Opzet, hosting en onderhoud databank(en) (technische implementatie datamodel). Opzet, hosting en onderhoud datadiensten voor decentraal beheer. Opzet, hosting en onderhoud van datadiensten voor raadplegen en hergebruik. Opzet en onderhoud integraties met bestaande authentieke bronnen (KBO, RR, GRAR) Beveiliging databank en datadiensten.	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder Digitaal Vlaanderen als VDI voor bouw en beveiliging van de gegevensstroom inclusief vertegenwoordigers (MAGDA)
Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Terbeschikkingstelling van de gegevens Voorzien in een procedure voor toegang tot de datadiensten. Voorzien in een wetgevend kader voor (verplicht) hergebruik. Voorzien in semantische en technische interoperabiliteit van de gegevens (gebruik maken van datastandaarden en technische standaarden). Voorzien in documentatie en ondersteuning voor onze afnemers om efficiënt en effectief aan de slag te kunnen met onze datadiensten. Voorzien in overleg en/of communicatie bij wijzigingen op de raadpleegdiensten.	Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder Digitaal Vlaanderen als VDI voor de gegevensstroom inclusief vertegenwoordigers (MAGDA)	Gegevensinitiator Afnemer
Taak	Verantwoordelijk	Geconsulteerd Geïnformeerd
Hergebruik van de gegevens Gegevens raadplegen uit het Verenigingsregister (en deze dus niet opnieuw bevragen bij de vereniging) op een veilige manier.	Gegevensinitiator Afnemer