Elk lokaal bestuur en elke Vlaamse overheidsdienst moet op termijn aansluiten op het Verenigingsregister. Om deze aansluiting voor te bereiden, hebben we een standaardexcel opgesteld.
Het doel van dit bestand is vooral om jullie te ondersteunen:
op een praktische manier kennis maken met de datastructuur van het Verenigingsregister
een eerste oefening om, overheen de verschillende diensten, data samen te brengen in 1 datamodel
helpen bij het inschatten van de hoeveelheid werk om tot een kant-en-klare dataset voor migratie te komen
vragen, opmerkingen of onduidelijkheden m.b.t. het datamodel signaleren aan het Verenigingsregister
laten reviseren of valideren van de voorbereiding door het Verenigingsregister
Als onderdeel van de aansluiting op het Verenigingsregister, voorzien we ook in de mogelijkheid om je bestaande verenigingsgegevens éénmalig, via een data-import, te migreren naar het register. Dit zal zijn met behulp van deze data Excels.
De standaardexcel blijft een goed instrument om kennis te maken met het datamodel en overheen diensten data samen te brengen. Zo kunnen interne dubbels bijvoorbeeld al verwijderd worden. Bovendien zit data vaak in verschillende applicaties, al dan niet in combinatie met Excel-bestanden.
Informeren verenigingen
Vooraleer de data opgeladen kan worden naar het verenigingsregister, is het verplicht om de vereniging hiervan te verwittigen. Samen met jullie DPO bekijken we op welke manier we de verenigingen informeren. We bieden een voorbeeld tekst aan om voor deze communicatie van te vertrekken. Indien je deze zou gebruiken, pas hem dan aan waar nodig en laat zeker goedkeuren door jullie DPO.
Ideaal is als deze communicatie aan het begin van het voorbereidingsproces plaatsvindt en de verenigingen hierbij ook gevraagd worden om de gegevens die reeds verzameld werden, te updaten en/of bij aan te vullen. Dit verhoogt de data kwaliteit en vermindert de nodige nazorg wanneer de data gebruikt worden.
Voorbereidingskit
Onderstaand ZIP-bestand bevat enkele documenten (vooral Excel) die jullie ondersteunen bij de voorbereiding:
folder “Lege databestanden” met werkexcels: om per type vereniging de gegevens te verzamelen
folder “Voorbeeldbestanden”: voorbeelden per type vereniging
folder “Hulpbestanden”:
een tool om de adressen van je verenigingen op te zoeken in het adressenregister en om te vormen naar authentieke adressen en bijhorende id’s.
een tool om een eerste ruwe validatie van de ingevulde Excel templates uit te voeren.
Al deze documenten weerspiegelen de datastructuur van het Verenigingsregister.
Om dit ZIP-bestand af te laden, klik je op het bestand en vervolgens op het logo met wolk en pijl zoals op het voorbeeld hieronder.
Klap open om de versie historiek van deze bestanden te zien
Versie
Datum
Wijzigingen
v1
Eerste versie op deze pagina
v2
Aanpassingen op basis van ontvangen feedback & verdere evolutie van het verenigingsregister:
De bestanden Data feitelijke vereniging en Data Afdeling zijn samengevoegd omdat er veel verwarring was tussen beide types - door deze samen te voegen, zijn mogelijke foute beoordelingen snel gecorrigeerd. In het nieuwe bestand wordt het onderscheid tussen beide types gemaakt op basis van een nieuw dataveld “Type vereniging”
Tabblad vereniging
Nieuwe velden voor de leeftijdsdoelgroep (minimum- en maximum leeftijd)
(enkel bij FV/AFD) Nieuw veld om aan te duiden dat een feitelijke vereniging niet zichtbaar mag zijn in de publieke datastroom
(enkel voor KBO) Van een KBO vereniging vragen we enkel de gegevens op die je ook kan aanpassen - korte naam en startdatum worden opgehaald uit KBO
Tabblad Algemene contactgegevens
Aanpassen van contacttype “Email” naar “E-mail”
Tabblad vertegenwoordigers
Aanpassen van “Email” naar “E-mail”
(enkel voor KBO) Vertegenwoordigers van een KBO vereniging kunnen nu ook verrijkt worden
(enkel voor FV/AFD) Bij een vertegenwoordiger zijn de voor- en achternaam nu verplichte velden geworden
Tabblad erkenningen
is verwijderd
kleine layout-wijzigingen en verduidelijkingen in de instructies
v3
In de folder met hulpbestanden vindt u nu ook een validatie Excel. Deze kan gebruikt worden om al een eerste ruwe validatie van de ingevulde templates uit te voeren.
In de template voor KBO verenigingen staat nu ook dat de hoofdactiviteit voor een KBO vereniging een verplicht veld is.
v3.1
Verbeterde versie van de validatie Excel
v4
Vereenvoudiging : In de Excel met feitelijke verenigingen wordt het onderscheid tussen feitelijk verenigingen en afdelingen niet meer opgevraagd.
v5
bugfixes in de validatie Excel
v6
Melding toegevoegd bij het invulbestand voor KBO verenigingen, tab vertegenwoordigers: deze hoeven voorlopig niet ingevuld te worden.
Waarom zijn er 2 verschillende Excelbestanden en niet slechts één?
In het Verenigingsregister kennen we 2 types van verenigingen. De validatieregels zijn zo verschillend voor KBO-verenigingen dan voor feitelijke verenigingen dat het eenvoudiger was om twee Excel bestanden op te stellen. Dan is het duidelijker welke gegevens verplicht zijn per type vereniging.
Moeten we alle ontbrekende gegevens opzoeken en aanvullen?
Neen, leg je focus op het structureren van de gegevens die jullie momenteel beschikbaar hebben. Probeer daarbij ook mee te delen in de verschillende types verenigingen die we onderscheiden (feitelijke vereniging of KBO-vereniging (VZW/Stichting).
Voorbeeld: Het Verenigingsregister biedt de mogelijkheid om de website van een vereniging te noteren. Als jullie momenteel deze gegevens nog niet bijhouden in jullie toepassing. dan is het ook niet nodig om voor elke vereniging de website te gaan opzoeken en aan te vullen.
Het kan wel interessant zijn om te detecteren welk gegevens ontbreken en op welke manier je deze zou kunnen aanvullen.
Wij hebben nog extra gegevens voor onze verenigingen die we niet in het excelbestand kunnen plaatsen. Wat doen we daarmee?
Het Verenigingsregister zal mogelijk niet alle gegevens bewaren die je momenteel al van een vereniging bijhoudt. In het Verenigingsregister worden enkel de gegevens bewaard die momenteel in het decreet benoemd zijn, de zogenaamde ‘basisgegevens’ (gegevens die over verschillende besturen, applicaties en dienstverleningsprocessen heen worden gebruikt).
In je eigen toepassingen zal je dus gegevens moeten bijhouden die bij specifieke dienstverleningsprocessen worden gebruikt. Deze gegevens worden ‘lokale verrijking’ of ‘thematische verrijking' genoemd. Voorbeeld:
Deze vereniging is lid van deze adviesraad
Deze vereniging heeft X vrijwillige leden
Verder slaat het Verenigingsregister in het begin nog niet alle basisgegevens op. Sommige gegevens zullen pas na 2023 toegevoegd worden. Een voorbeeld hiervan is het bankrekeningnummer.
Wij vinden hier geen antwoord op onze vraag. Waar kunnen we dan terecht?
Als je na het lezen van deze vragen en antwoorden (en de beschrijving van het datamodel) nog vragen hebt over het Verenigingsregister en/of de voorbereiding op aansluiting, stuur dan zeker een mailtje naarfrank.wambacq@vlaanderen.be en evelien.dheer@vlaanderen.be.
Tab Parameters
Wat moet in veld aansluiter komen?
Geef de naam van je eigen organisatie. Dit helpt ons om het onderscheid te maken tussen de werkexcels die we zouden binnen krijgen (om eens na te kijken, om te valideren , … ).
Wat moet er in initiatorcode komen?
Zoek je eigen organisatie in het organisatieregister (zie https://wegwijs.vlaanderen.be). Van jouw organisatie neem je dan de OVO-code over. Zo is bijvoorbeeld OVO002949 de code voor het agentschap Digitaal Vlaanderen.
Tab Vereniging
Dit slaat zowel op de tab Feitelijke Vereniging als tab KBO-vereniging
Wat moeten we invullen als sleutel? Het Verenigingsregister maakt die toch aan?
Het veld 'sleutel' in het excelbestand wordt enkel gebruikt in de werkexcel zelf. Dit veld dient om de waarden in de verschillende tabs aan elkaar te kunnen koppelen. Zo weet je direct bij welke vereniging de contactgegevens horen.
Je kan alles gebruiken als sleutelwaarde (wat voor jullie het gemakkelijkst is), zo lang het maar een unieke waarde is. Zo kan je de sleutel gebruiken van je huidige toepassing, of een eenvoudig oplopend nummer of zelfs de verenigingsnaam of een verkorte versie daarvan. De sleutel moet wel voor iedere vereniging uniek zijn.
Van zodra een vereniging in het Verenigingsregister wordt ingevoerd, zal een unieke sleutel aangemaakt worden: de vCode. Na aansluiting kan je dan deze vCode verder gebruiken om aan de vereniging te refereren.
Moet ik de maatschappelijke zetel uit KBO ook overnemen?
Neen, het is voldoende om het KBO-nummer en de naam van de KBO-vereniging over te nemen in de excelfile. Je hoeft de maatschappelijke zetel niet aan te vullen. Verenigingsregister zal bij de aanmaak van de vereniging gegevens ophalen uit KBO.
Tab Locaties
Als het correspondentie- en het activiteitenadres hetzelfde is, verwacht je dan 2 lijnen?
Ja, eenmaal als correspondentie- en eenmaal als activiteitenadres.
Hoe vind ik het adresregister-ID van een verenigingsadres?
Hiervoor kan je het Excel bestand uit de folder “Hulpbestanden” gebruiken. Je kan er de adrescomponenten (straat, nummer, ….) waarover je momenteel beschikt kopiëren. Wanneer je dan op de knop Start duwt, worden de adressen lijn per lijn opgezocht in het adressenregister. Het resultaat is uiteindelijk een adres-ID die je vervolgens in je werk Excel kan overnemen. Het werken met adres-ID geeft als voordeel dat we zeker zijn dat de adressen wel degelijk bestaan (en dus correspondentie kunnen ontvangen) en dat de adressen op een kaart kunnen weergegeven worden (via coördinaten aanwezig in het adressenregister).
Tab Vertegenwoordigers
Waar moeten we die INSZ-nummers vandaan halen en mogen we dat zomaar opzoeken?
Op dit moment nog niet, tenzij je de gegevens reeds beschikbaar hebt. Het juridisch kader geeft jullie het mandaat om de vertegenwoordiger uniek te identificeren aan da hand van het INSZ.
Tab Hoofdactiviteiten VLO
Hoe moeten wij onze activiteiten mappen op de hoofdactiviteiten die hier vermeld staan?
Meer informatie over hoofdactiviteiten vind je bij het datamodel.
No labels
0 Comments
You are not logged in. Any changes you make will be marked as anonymous. You may want to Log In if you already have an account.
0 Comments