Infopagina lokale beheerders en toepassingsbeheerders Vlaamse overheid (Vo-GID)

Naast de informatie op deze pagina vindt u onderstaand een basisvideo en handleiding terug over het beheer van het gebruikersbeheer door de lokale beheerder .

• Basisopleiding (video)

• Handleidingen en instructie voor Lokale (ICT) beheerder IDM

Raadpleeg hier de werking van automatische DES-rechten.

Enkel lokale beheerders van de Vlaamse overheid kunnen een bulkwijziging aanvragen, raadpleeg hiervoor:

• Hoe kan je een bulkwijziging-aanpassing aanvragen?

Binnen de doelgroep Vo(GID) zijn een aantal beheers- en monitorrechten beschikbaar om het Gebruikersbeheer te raadplegen of beheren. Je vind de details van de verschillende rechten in hier terug.

Raadpleeg onderstaande pagina om de belangrijke taken bij een fusie te kennen. Je vindt er ook een checklist die je kan gebruiken.

Stappenplan bij fusies van entiteiten Vlaamse overheid

1. Raadpleeg hier onze informatiepagina's per bouwsteen

2. Doe de customer journey op onze website

• Informatie over hoe welke Veiligheidsbouwstenen er zijn en hoe hiermee te integreren

• Wijzigingen aan de integratie-opzet van de toepassing(en)

• Het opvragen, actualiseren of het stopzetten van het integratiedossier (ook als de contactpersonen veranderen)

• Toegangen tot de testomgeving

Contacteer hier het integratieteam!

• Welke organisaties de rechten van je toepassing mogen toekennen bepaal je zelf door organisaties te typeren

• Welke gebruikers toegang hebben tot je toepassing kan jezelf in het Gebruikersbeheer raadplegen:

  • Vraag je lokale beheerder het recht 'Gebruikersrecht monitor' en de na(a)m(en) van jouw toepassingsrechten toe te kennen

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID) en Lokale besturen: Je kan je lokale beheerder terugvinden via Mijn Profiel in de sectie 'Mijn Lokale Beheerders' of opzoeken via de online lijst.

• Onderwijs en vorming (OV): Je kan je lokale beheerder terugvinden via Mijn Profiel in de sectie 'Mijn Lokale Beheerders', indien niet beschikbaar kan je contact opnemen met de schooldirecteur of de Edison-helpdesk via edison@ond.vlaanderen.be of 02/553.90.90

• Economische actoren (EA): dit is de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie, die je kant terugvinden in KBO-search onder ‘Functies’.

Gebruikersbeheer (productie)

Gebruikersbeheer (testomgeving)

Mijnprofiel

Nieuwsberichten

Rapportering

FAQ

Wat is het Gebruikersbeheer?

Kost van het Gebruikersbeheer

Hoe kan ik aansluiten?

Wie kan integreren met het Gebruikersbeheer?

Organisaties hebben toegang via hun ondernemingsnummer, waarmee de wettelijke vertegenwoordig de (hoofd)toegangsbeheerders kan aanstellen. Het beheer van deze toegangsbeheerders wordt geregeld in het rollensysteem van de Sociale Zekerheid.

Per hoedanigheid ook wel domein genoemd kan een (co-)lokale beheerder aangesteld worden. Deze beheerders kunnen vervolgens in het eGov-rollenbeheer aan medewerkers rechten toekennen die onder deze hoedanigheid vallen. 

Naast de hoedanigheden voor het eGov-rollenbeheer kunnen er in het rollensysteem van de Sociale Zekerheid ook direct rechten toegekend worden. Deze rechten geven medewerkers toegang tot toepassingen van de Sociale Zekerheid zelf met de rol ‘User’.  

Let op: binnen de Vlaamse overheid is dit anders geregeld (zie onderstaand)!

De Vlaamse overheid of beter gezegd de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap hebben als geheel één ondernemingsnummer (KBO-nummer) en dus één wettelijke vertegenwoordiger, die geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Aangezien de toegang tot de Sociale Zekerheid hiermee wordt geregeld, is het Agentschap Overheidspersoneel (in zijn rol als werkgever) aangeduid als wettelijk vertegenwoordiger. 

De coördinatie is daarentegen overgedragen aan het team Veiligheidsbouwstenen van de Vlaamse overheid.

Lokale beheerders van Vlaamse overheid kunnen federale rechten aanvragen voor de medewerkers van hun entiteit door hier een melding te registreren.

• Stuur steeds de naam, voornaam, werkmailadres, naamdetails van de gevraagde rol en reden van aanvraag van de medewerker mee als je een federaal recht wilt aanvragen.  

• Tip: de meeste informatie over de federale rollen is online terug te vinden op de toepassingswebsite, daarnaast kan het interne rechtenoverzicht ondersteuning geven. 

• De medewerker die de rechten moet krijgen, dient in het Gebruikersbeheer geregistreerd te zijn op de entiteit. 

• De federale systemen laten het niet toe om de rechtentoekenning in te richten per entiteit. Wel bestaat er een systeem van domeindelegatie (genaamd (co)-lokale beheerder van X-domein). Binnen de Vlaamse overheid wordt deze enkel ingezet als een bepaalde entiteit veelvuldig voor zijn entiteit een bepaald recht moet toekennen.

• Lokale beheerders van het Gebruikersbeheer die dit ondervinden, kunnen hiervoor met een aanvraag registreren.

• In het rechtenoverzicht zie je dat enkele rechten zowel beschikbaar zijn in het Vlaams Gebruikersbeheer als in het federaal eGov-rollenbeheer. Deze werden destijds extra opgezet in het Vlaams Gebruikersbeheer omdat de rechten veelvuldig nodig zijn voor de verschillende entiteiten en is gekozen om hierin extra te investeren, zodat lokale beheerders Vlaamse overheid dit zelf kunnen toekennen in het Gebruikersbeheer. 

• Als een federaal recht ook beschikbaar is in het Vlaams Gebruikersbeheer dan dient het altijd toe te kennen op Vlaams niveau.

De toegangen tot e-procurement binnen de Vlaamse overheid zijn gedelegeerd naar de organisaties zelf. Zij hebben direct toegang om hun rol op te nemen in het e-procurementproces.

• Aanpassingen aan je eigen organisatie kunnen deze gebruikers (superusers) direct zelf doen, zie ook handleiding ‘Gebruikersbeheer voor Superusers’.

• Wil je weten wie er voor je organisatie is aangesteld dan kan je dit opvragen via e.proc@publicprocurement.be

• Vanuit de centrale werking rond aanbestedingen treedt het Facilitair Bedrijf op als hoofdverantwoordelijke voor de federale toegang tot e-procurement vanuit haar rol in overheidsopdrachten. Info via: overheidsopdrachten@vlaanderen.be.  

• Heb je zelf een apart KBO-nummer voor de organisatie dan kunnen de verantwoordelijken binnen je organisatie zelf de aanpassingen doen als ze beschikken over de superuser rechten. Heeft je organisatie nog geen superusers dan dient de wettelijke vertegenwoordiger zich aan te melden op de sociale zekerheid en daar in het domein ‘overheidsopdrachten’ een gebruiker aan te maken die daarmee de toegang krijgt in e-procurement als superuser, zie ook handleiding.

1. Wat maakt de keuze van de categorie voor verschil in het Gebruikersbeheer?

In het Gebruikersbeheer kan de categorie bepalen welke gebruikersrechten beschikbaar zijn, maar belangrijker, het bepaalt of gebruikersrechten automatisch (DES) worden toegekend of niet.

De Lokale beheerder(s) van elke entiteit kan bepalen welke rechten hij per categorie automatisch toegekend willen hebben aan elke categorie van medewerkers. Hiervoor kan een lijst met automatische rechten gemaakt worden voor de ‘Vlaamse ambtenaar’ en de ‘externe medewerker’.

De categorie bepaald daarnaast of updates vanuit Vlimpers doorkomen, dit enkel het geval als een medewerker in het Gebruikersbeheer de categorie ‘Vlaamse ambtenaar’ heeft

Welke automatische rechten zijn ingesteld per entiteit kan je raadplegen in het maandrapport van het Gebruikersbeheer.

2. Kan ik de categorie van een medewerker in het Gebruikersbeheer zonder problemen wijzigingen?

Nee, je kan het wijzigen van de categorie van een persoon in het Gebruikers niet zonder problemen uitvoeren. De categorie hangt samen met het accounttype (alpa, saaaa, taaaa,..)  en de toegang Activity Directories.

Als je de categorie aanpast, is de kans groot dat de betreffende persoon de toegang tot zijn mailbox verlies en herstel zonder verlies van gegevens zeer moeizaam is. Neem dus altijd contact op met het Gebruikersbeheer als je denk over het wijzigingen van een categorie bij een persoon in het Gebruikersbeheer.

Shared entitlements zijn dezelfde rechten die voorkomen onder verschillende werkrelaties, maar die maar onder een werkrelatie kunnen actief zijn. Dit recht wordt onder meerdere werkrelaties toegekend omdat ze in de DES zitten, of omdat de Hoofd Lokale Beheerder ze manueel heeft toegekend. Bij shared entitlements moet er altijd gekozen worden onder welke werkrelatie het recht als 'master' staat.

• AD login (Active Directory)

• LDAP login (Centrale LDAP)

• Facilipunt- en toegangsbadgerecht

• HFB Mobiel printen - Ambtenaren Nieuw

• HFB Mobiel printen - Anderen (niet-ambtenaren) Nieuw

• Digitaal Ondertekenen

Kun je een lijst met Vo-mailadressen opvragen bij het Gebruikersbeheer?

De verantwoordelijkheid van de gegevens in het gebruikersbeheer ligt bij de lokale beheerder van elke entiteit. Wil je dus gegevens opvragen dan dien je de lokale beheerder van de betreffende entiteit te contacteren met je vraag.

En als het over één specifieke toepassing gaat?

Dan stel je jouw vraag aan de toepassingsverantwoordelijke van de applicatie. Deze heeft in het Gebruikersbeheer een overzicht van iedereen die toegang heeft tot zijn toepassing en kan jouw vraag dus beantwoorden. De contactpersoon van de toepassing vind je vaak op de website van de toepassing zelf. Heeft de toepassingsverantwoordelijke nog geen toegang dan vraag deze dit aan het Gebruikersbeheer eerst zijn toegang via integraties@vlaanderen.be

Wat als je alle mailadressen van de Vlaamse overheid wilt opvragen?

Aangezien de verantwoordelijkheid over de data decentraal ligt bij de entiteiten zelf kan je de entiteiten individueel bevragen. Aangezien dit niet evident is adviseren we dergelijke vragen gemotiveerd te stellen aan de personeelsverantwoordelijke van Vlaamse overheid (AgO). Zij gaan over de gegevens van personeelsleden.

Er zijn verschillende manieren of werkstromen waarop gebruikersgegevens kunnen toegevoegd of gewijzigd worden. Iedere wijziging van deze gegevens (onderworpen aan informatieklasse 3 - GDPR) moet in het systeem verantwoord worden. Afhankelijk van wie de gegevens toevoegt of wijzigt, ziet die verantwoording er anders uit.

Er zijn 3 werkstromen binnen het Gebruikersbeheer om gebruikersgegevens toe te voegen of te wijzigen:

A. Via de User Interface van het Gebruikersbeheer (Lokale Beheerders)

Dit is de meest gekende manier. Lokale Beheerders kunnen via het Gebruikersbeheer (gebruikersbeheer.vlaanderen.be) nieuwe gebruikers toevoegen, werkrelaties aanmaken en rechten toekennen.
Ze doen dit op basis van het Belgisch identificatienummer van de gebruiker. Hierop worden zijn of haar gegevens opgeladen uit de Verrijkte Kruispuntbank voor personen. Lees hier meer over de procedure voor het toevoegen van gebruikers.

Bij het toevoegen van een gebruiker is het veld ‘Reden’ verplicht. Zonder verantwoording is het niet mogelijk een nieuwe gebruiker toe te voegen. Hetzelfde geldt voor het aanpassen van de gebruikersgegevens via de webtoepassing van het Gebruikersbeheer.

B. Via de Synctool na een integratieproject (Drop File)

Informatie wordt uitgewisseld door middel van CSV-bestanden, die geüpload worden naar de dropserver door:

• een applicatie-eigenaar van een entiteit op een geautomatiseerde wijze door een applicatie

• door systeembeheerders IDM op vraag van een lokale beheerder of toepassingsmanager (Bulk-upload)

In het eerste geval, waarbij de applicatie-eigenaar de Synctool gebruikt, volstaat het dat de naam van de erkende partner wordt opgenomen in de historiek als verantwoording voor het toevoegen of aanpassen van gebruikersgegevens. Dat is een naam die per dropserver locatie geconfigureerd wordt, en tevens bepaalt wat mag gedropt worden en wat niet. Als iets gedropt wordt wat niet mag, zal dat niet verwerkt worden.

Voor bulkuploads via Synctool door de systeembeheerders van het Gebruikersbeheer op vraag van lokale beheerders of toepassingsbeheerders is wel een verantwoording nodig. Het veld ‘Reden’ is verplicht.

C. Invoer of wijziging rechten via DES (automatische toekenning)

De Default Entitlement Scanner is een service waarvan een organisatie kan gebruik maken, die bij een nieuwe werkrelatie voor die organisatie automatisch bepaalde rechten zal toekennen.

Om een bisnummer aan te vragen, dien je een overeenkomst af te sluiten met Digitaal Vlaanderen. Vervolgens kunnen medewerkers binnen jullie organisatie gedelegeerd worden om fysieke face-to-face (niet online) identificaties uit te voeren en te registreren. Hierna kan de geïdentificeerde medewerker zijn digitale sleutels activeren en aanmelden op een applicatie. 

• Raadpleeg voor meer informatie de productpagina en neem contact met ons op als je wilt aansluiten.

Elke organisatie die een Bis-overeenkomst afsluit, bepaalt zelf welke eigen medewerker men verantwoordelijk maakt voor de functie van Bisdesk eindgebruikers op te nemen. Wat betekent het uitvoeren van zowel de identificatie op locatie ter plaatse als het invoeren online van de gegevens in de aanvraagmodule.

De medewerker dient het proces en de werking te onderschrijven via de verklaring aanstelling eindgebruiker (in NL/EN). Hierna kan de medewerker/eindgebruiker in naam de organisatie de bisregistraties uitvoeren voor collega’s medewerkers.

Het maakt daarbij niet uit welke nationaliteit de collega medewerker heeft, zolang alle identiteitsdocumenten leesbaar zijn vanuit de Europese standaard (PRADO). Indien niet het geval is, wordt de aanvraag afgewezen.

Net als op de productieomgeving kan je een bisnummer ingeven bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker alleen zijn niet alle bisnummers direct beschikbaar op de testomgeving.

Krijg je een foutmelding over de verbinding met het Rijkregisternummer dan mag je die negeren en vul je zelf de vereiste datavelden in. Kijk deze wel goed na op fouten, zodat je een juiste registratie van de identiteit laat opslaan.

• Medewerkers met een vast contract(EMP) stromen door (en ontvangen updates) vanuit Vlimpers naar het Gebruikersbeheer (IDM) en worden in IDM geregistreerd met de categorie 'Vlaamse Overheid Ambtenaar'. De medewerkers met een ander contract (CWR*) of medewerkers die niet in Vlimpers zitten stromen niet door en ontvangen ook geen updates

  • *Uitzonderlijk kan de HR-verantwoordelijke overeenkomen dat sommige personen met een CWR wel doorstromen vanuit Vlimpers naar het Gebruikersbeheer alleen krijgen die dan ook de categorie 'Vlaamse Overheid Ambtenaar'

• De lokale beheerder dient dus zelf voor de overige medewerkers de gegevens registeren en updates in het Gebruikersbeheer

In Vlimpers dienen telefoonnummers ingegeven te worden volgens de standaard 0032-(0) die vervolgens in IDM wordt vertaald naar volgende opmaak: +3225532407.

• Als de medewerker in Vlimpers onder (details)-contactgegevens afwijkt van standaard dan stroomt het telefoonnummer niet door. De meeste gebruikte telefoonnummer die doorstromen vanuit Vlimpers zijn 'Zakelijk GSM' en 'Zakelijk Vast 1', die in IDM respectievelijke vertaald worden naar 'GSM-nummer' en 'Telefoonnummer'.

Om de gegevens van de medewerker te laten doorstromen naar de Alfa Active Directory dient de medewerker in het Gebruikersbeheer te beschikken over het recht 'AD login (Active Directory)' en dient de checkbox-optie 'master' aangevinkt te zijn. De Alfa AD wordt beheerd door het team werkplekken en voor vragen zijn zij beschikbaar via servicedesk@vlaanderen.be.

Controleer hiervoor het volgende:

• Werd het recht 'AD login (Active Directory) in IDM toegekend aan de medewerker met  de checkbox-optie 'master' aangevinkt?

  • Staat dit correct neem dan contact op met servicedesk@vlaanderen.be.

• Let op: de synchronisatie van gegevens duurt enige tijd, wacht eerst de volgende dat af om te zien of de gegevens zijn doorgestroomd

  • Deze gegevens worden in principe automatisch bijgewerkt of kunnen handmatig gedownload worden in outlook: