Infopagina lokale beheerders en toepassingsbeheerders Vlaamse overheid (Vo-GID)

Naast de informatie op deze pagina vindt u onderstaand een basisvideo en handleiding terug over het beheer van het gebruikersbeheer door de lokale beheerder .

• Basisopleiding (video)

• Handleidingen en instructie voor Lokale (ICT) beheerder IDM

Raadpleeg hier de werking van automatische DES-rechten.

Enkel lokale beheerders van de Vlaamse overheid kunnen een bulkwijziging aanvragen, raadpleeg hiervoor:

• Hoe kan je een bulkwijziging-aanpassing aanvragen?

Binnen de doelgroep Vo(GID) zijn een aantal beheers- en monitorrechten beschikbaar om het Gebruikersbeheer te raadplegen of beheren. Je vind de details van de verschillende rechten in hier terug.

Raadpleeg onderstaande pagina om de belangrijke taken bij een fusie te kennen. Je vindt er ook een checklist die je kan gebruiken.

Stappenplan bij fusies van entiteiten Vlaamse overheid

1. Raadpleeg hier onze informatiepagina's per bouwsteen

2. Doe de customer journey op onze website

• Informatie over hoe welke veiligheidsbouwstenen er zijn en hoe hiermee te integreren

• Wijzigingen aan de integratie-opzet van de toepassing(en)

• Het opvragen, actualiseren of het stopzetten van het integratiedossier (ook als de contactpersonen veranderen)

• Toegangen tot de testomgeving

Contacteer hier het integratieteam!

• Welke organisaties de rechten van je toepassing mogen toekennen bepaal je zelf door organisaties te typeren

• Welke gebruikers toegang hebben tot je toepassing kan jezelf in het Gebruikersbeheer raadplegen:

  • Vraag je lokale beheerder het recht 'Gebruikersrecht monitor' en de na(a)m(en) van jouw toepassingsrechten toe te kennen

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID) en Lokale besturen: Je kan je lokale beheerder terugvinden via Mijn Profiel in de sectie 'Mijn Lokale Beheerders' of opzoeken via de online lijst.

• Onderwijs en vorming (OV): Je kan je lokale beheerder terugvinden via Mijn Profielin de sectie 'Mijn Lokale Beheerders', indien niet beschikbaar kan je contact opnemen met de schooldirecteur of de Edison-helpdesk via edison@ond.vlaanderen.be of 02/553.90.90

• Economische actoren (EA): dit is de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie, die je kant terugvinden in KBO-search onder ‘Functies’.

Gebruikersbeheer (productie)

Gebruikersbeheer (testomgeving)

Mijnprofiel

Nieuwsberichten

Rapportering

FAQ

Wat is het Gebruikersbeheer?

Kost van het Gebruikersbeheer

Hoe kan ik aansluiten?

Wie kan integreren met het Gebruikersbeheer?

Organisaties hebben toegang via hun ondernemingsnummer, waarmee de wettelijke vertegenwoordig de (hoofd)toegangsbeheerders kan aanstellen. Het beheer van deze toegangsbeheerders wordt geregeld in het rollensysteem van de Sociale Zekerheid.

Per hoedanigheid ook wel domein genoemd kan een (co-)lokale beheerder aangesteld worden. Deze beheerders kunnen vervolgens in het eGov-rollenbeheer aan medewerkers rechten toekennen die onder deze hoedanigheid vallen. 

Naast de hoedanigheden voor het eGov-rollenbeheer kunnen er in het rollensysteem van de Sociale Zekerheid ook direct rechten toegekend worden. Deze rechten geven medewerkers toegang tot toepassingen van de Sociale Zekerheid zelf met de rol ‘User’.  

Let op: binnen de Vlaamse overheid is dit anders geregeld (zie onderstaand)!

De Vlaamse overheid of beter gezegd de Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap hebben als geheel één ondernemingsnummer (KBO-nummer) en dus één wettelijke vertegenwoordiger, die geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Aangezien de toegang tot de Sociale Zekerheid hiermee wordt geregeld, is het Agentschap Overheidspersoneel (in zijn rol als werkgever) aangeduid als wettelijk vertegenwoordiger. 

De coördinatie is daarentegen overgedragen aan het team Veiligheidsbouwstenen van de Vlaamse overheid.

Lokale beheerders van Vlaamse overheid kunnen federale rechten aanvragen voor de medewerkers van hun entiteit door hier een melding te registreren.

• Stuur steeds de naam, voornaam, werkmailadres, naamdetails van de gevraagde rol en reden van aanvraag van de medewerker mee als je een federaal recht wilt aanvragen.  

• Tip: de meeste informatie over de federale rollen is online terug te vinden op de toepassingswebsite, daarnaast kan het interne rechtenoverzicht ondersteuning geven. 

• De medewerker die de rechten moet krijgen, dient in het Gebruikersbeheer geregistreerd te zijn op de entiteit. 

• De federale systemen laten het niet toe om de rechtentoekenning in te richten per entiteit. Wel bestaat er een systeem van domeindelegatie (genaamd (co)-lokale beheerder van X-domein). Binnen de Vlaamse overheid wordt deze enkel ingezet als een bepaalde entiteit veelvuldig voor zijn entiteit een bepaald recht moet toekennen.

• Lokale beheerders van het Gebruikersbeheer die dit ondervinden, kunnen hiervoor met een aanvraag registreren.

• In het rechtenoverzicht zie je dat enkele rechten zowel beschikbaar zijn in het Vlaams Gebruikersbeheer als in het federaal eGov-rollenbeheer. Deze werden destijds extra opgezet in het Vlaams Gebruikersbeheer omdat de rechten veelvuldig nodig zijn voor de verschillende entiteiten en is gekozen om hierin extra te investeren, zodat lokale beheerders Vlaamse overheid dit zelf kunnen toekennen in het Gebruikersbeheer. 

• Als een federaal recht ook beschikbaar is in het Vlaams Gebruikersbeheer dan dient het altijd toe te kennen op Vlaams niveau.

De toegangen tot e-procurement binnen de Vlaamse overheid zijn gedelegeerd naar de organisaties zelf. Zij hebben direct toegang om hun rol op te nemen in het e-procurementproces.

• Aanpassingen aan je eigen organisatie kunnen deze gebruikers (superusers) direct zelf doen, zie ook handleiding ‘Gebruikersbeheer voor Superusers’.

• Wil je weten wie er voor je organisatie is aangesteld dan kan je dit opvragen via e.proc@publicprocurement.be

• Vanuit de centrale werking rond aanbestedingen treedt het Facilitair Bedrijf op als hoofdverantwoordelijke voor de federale toegang tot e-procurement vanuit haar rol in overheidsopdrachten. Info via: overheidsopdrachten@vlaanderen.be.  

• Heb je zelf een apart KBO-nummer voor de organisatie dan kunnen de verantwoordelijken binnen je organisatie zelf de aanpassingen doen als ze beschikken over de superuser rechten. Heeft je organisatie nog geen superusers dan dient de wettelijke vertegenwoordiger zich aan te melden op de sociale zekerheid en daar in het domein ‘overheidsopdrachten’ een gebruiker aan te maken die daarmee de toegang krijgt in e-procurement als superuser, zie ook handleiding.

Om een bisnummer aan te vragen, dien je een overeenkomst af te sluiten met Digitaal Vlaanderen. Vervolgens kunnen medewerkers binnen jullie organisatie gedelegeerd worden om fysieke face-to-face (niet online) identificaties uit te voeren en te registreren. Hierna kan de geïdentificeerde medewerker zijn digitale sleutels activeren en aanmelden op een applicatie. 

• Raadpleeg voor meer informatie de productpagina en neem contact met ons op als je wilt aansluiten.

Elke organisatie die een Bis-overeenkomst afsluit, bepaalt zelf welke eigen medewerker men verantwoordelijk maakt voor de functie van Bisdesk eindgebruikers op te nemen. Wat betekent het uitvoeren van zowel de identificatie op locatie ter plaatse als het invoeren online van de gegevens in de aanvraagmodule.

De medewerker dient het proces en de werking te onderschrijven via de verklaring aanstelling eindgebruiker (in NL/EN). Hierna kan de medewerker/eindgebruiker in naam de organisatie de bisregistraties uitvoeren voor collega’s medewerkers.

Het maakt daarbij niet uit welke nationaliteit de collega medewerker heeft, zolang alle identiteitsdocumenten leesbaar zijn vanuit de Europese standaard (PRADO). Indien niet het geval is, wordt de aanvraag afgewezen.

Net als op de productieomgeving kan je een bisnummer ingeven bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker alleen zijn niet alle bisnummers direct beschikbaar op de testomgeving.

Krijg je een foutmelding over de verbinding met het Rijkregisternummer dan mag je die negeren en vul je zelf de vereiste datavelden in. Kijk deze wel goed na op fouten, zodat je een juiste registratie van de identiteit laat opslaan.

• Medewerkers met een vast contract(EMP) stromen door (en ontvangen updates) vanuit Vlimpers naar het Gebruikersbeheer (IDM) en worden in IDM geregistreerd met de categorie 'Vlaamse Overheid Ambtenaar'. De medewerkers met een ander contract (CWR*) of medewerkers die niet in Vlimpers zitten stromen niet door en ontvangen ook geen updates

  • *Uitzonderlijk kan de HR-verantwoordelijke overeenkomen dat sommige personen met een CWR wel doorstromen vanuit Vlimpers naar het Gebruikersbeheer alleen krijgen die dan ook de categorie 'Vlaamse Overheid Ambtenaar'

• De lokale beheerder dient dus zelf voor de overige medewerkers de gegevens registeren en updates in het Gebruikersbeheer

In Vlimpers dienen telefoonnummers ingegeven te worden volgens de standaard 0032-(0) die vervolgens in IDM wordt vertaald naar volgende opmaak: +3225532407.

• Als de medewerker in Vlimpers onder (details)-contactgegevens afwijkt van standaard dan stroomt het telefoonnummer niet door. De meeste gebruikte telefoonnummer die doorstromen vanuit Vlimpers zijn 'Zakelijk GSM' en 'Zakelijk Vast 1', die in IDM respectievelijke vertaald worden naar 'GSM-nummer' en 'Telefoonnummer'.

Om de gegevens van de medewerker te laten doorstromen naar de Alfa Active Directory dient de medewerker in het Gebruikersbeheer te beschikken over het recht 'AD login (Active Directory)' en dient de checkbox-optie 'master' aangevinkt te zijn. De Alfa AD wordt beheerd door het team werkplekken en voor vragen zijn zij beschikbaar via servicedesk@vlaanderen.be.

Controleer hiervoor het volgende:

• Werd het recht 'AD login (Active Directory) in IDM toegekend aan de medewerker met  de checkbox-optie 'master' aangevinkt?

  • Staat dit correct neem dan contact op met servicedesk@vlaanderen.be.

• Let op: de synchronisatie van gegevens duurt enige tijd, wacht eerst de volgende dat af om te zien of de gegevens zijn doorgestroomd

  • Deze gegevens worden in principe automatisch bijgewerkt of kunnen handmatig gedownload worden in outlook: