Bulkaanpassingen worden doorgevoerd voor het aanpassen van minimum 50 werkrelaties. Je kan hier een handleiding vinden voor het aanpassen van minder dan 50 werkrelaties.
📧 Stap 1. Bulkaanpassing aanvragen
Stuur een mail naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be om een bulkaanpassing aan te vragen.
Vermeld in jouw aanvraag zeker volgende gegevens:
Welke bulkaanpassing je wilt aanvragen: aanpassen van werkrelaties
Indien aanpassing van gegevens onder de werkrelatie moeten op zijn minst de verplichte velden ingevuld worden (zie hieronder)
Nadien ontvang je een bevestigingsmail met jouw ticketnummer (voorbeeld: INC0012345)
📄 Stap 2. Bulkupload bestand downloaden
Meld je aan op https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be .
Kies op de hoofdpagina de knop 'Zoek Werkrelatie'.
Selecteer de organisatie (1). Andere opties om te filteren zijn categorie (2), gebruikerstype (3) en begin- en einddatum (4) van de werkrelatie.
Onderaan de resultatenlijst klik je op de knop 'Download als SyncTool-csv-bestand'.
📝 Stap 3. Bulkupload bestand aanpassen
Open het bestand en zet de tekst om naar kolommen, zodat het bestand overzichtelijk is.
Raadpleeg hiervoor deze video of voer onderstaande stappen uit.
Selecteer kolom A met de tekst die u wilt splitsen.
Selecteer gegevens > tekst naar kolommen.
Selecteer in de wizard Tekst naar kolommen de opties gescheiden > Volgende.
Selecteer komma als Scheidingsteken. In het venster Voorbeeld van gegevens ziet u een voorbeeld van de gegevens zoals deze eruit gaan zien.
Selecteer Volgende.
Selecteer Voltooien.
Ga nu aan de slag om het bestand te bewerken. Het bewerkte bestand moet steeds de gewenste toestand weergeven. De aanpassingen die je nu doorvoert zullen zo opgeladen worden in het Gebruikersbeheer. De velden die je hier kan aanpassen zijn dezelfde als bij een manuele aanpassing van een werkrelatie.
Het bestand bestaat uit 45 velden, waarvan hieronder enkel de belangrijkste worden weergegeven. Dit zijn de velden die verplicht ingevuld dienen te worden.
Veldnaam | Uitleg | Voorbeeld | |
|---|---|---|---|
| 1 | command | NIET AANPASSEN | CreateOrUpdate |
| 2 | void | Unieke ID van een gebruiker | 4addd49c-7fa5-4a0b-b343-11fe31b01f0a |
| 3 | organisationcode | Unieke ID van een organisatie / OVO-code indien Vlaamse Overheid | OVO002949 |
| 4 | startDate | Startdatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht | 28/03/2023 of NOW |
| 5 | endDate | Einddatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht | 28/03/2027 of MAX |
| 6 | Categorie | Type van de werkrelatie / interne of externe medewerker | Vlaamse Overheid Ambtenaar OF Externe medewerker van de Vlaamse Overheid (niet-ambtenaar) OF Occasionele medewerker van de Vlaamse overheid |
| 7 | emailAddress | Uniek e-mailadres van de gebruiker, geen generiek e-mailadres | |
| 8 | telephoneNumber | Internationaal formaat en alle cijfers aan elkaar zonder spatie. | +3212345678 |
| 9 | internalResponsiblePerson | Interne leidinggevende - verplicht voor externe medewerkers | Voornaam Familienaam |
| 10 | leadingPerson | Interne leidinggevende - verplicht voor interne medewerkers | Voornaam Familienaam |
Hernoem het gedownloade CSV bestand en sla het op als een Excel Workbook. Als nieuwe naam kies je jouw ticketnummer (zie stap 1). Beveilig het bestand met een wachtwoord.
Raadpleeg hiervoor deze video of voer onderstaande stappen uit.
Selecteer Bestand > Info.
Selecteer het vak Werkmap beveiligen en kies Versleutelen met een wachtwoord.
Voer een wachtwoord in het vak Wachtwoord in, en selecteer OK.
Bevestig het wachtwoord in het vak Wachtwoord opnieuw invoeren en selecteer vervolgens OK.
📬 Stap 4. Verzend het bulkupload bestand
Stuur het beveiligde Excelbestand door via antwoord op jouw bevestigingsmail (zie stap 1).
Het wachtwoord verstuur je per SMS naar +32492153014.
Voorbeeld: 'Wachtwoord: xxxxxxxx voor ticketnummer INC...... en jouw naam xxxx xxxx'
Je wordt via jouw ticket verder op de hoogte gebracht van de verwerking van jouw bulkaanpassing.
