Aanpassen van werkrelaties
- Ines Raveydts
- Myrddin Andries
- Toon Van Camp
Bulkaanpassingen worden doorgevoerd voor het aanpassen van minimum 50 werkrelaties. Je kan hier een handleiding vinden voor het aanpassen van minder dan 50 werkrelaties.
Stap 1. Bulkupload bestand downloaden
Meld je aan op https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be .
Kies op de hoofdpagina de knop 'Zoek Werkrelatie'.
Selecteer de organisatie (1). Andere opties om te filteren zijn categorie (2), gebruikerstype (3) en begin- en einddatum (4) van de werkrelatie.
Onderaan de resultatenlijst klik je op de knop 'Download als SyncTool-csv-bestand'.
Stap 2. Bulkupload bestand aanpassen
Open het bestand en zet de tekst om naar kolommen, zodat het bestand overzichtelijk is.
Raadpleeg hiervoor deze video of voer onderstaande stappen uit.
Selecteer kolom A met de tekst die u wilt splitsen.
Selecteer gegevens > tekst naar kolommen.
Selecteer in de wizard Tekst naar kolommen de opties gescheiden > Volgende.
Selecteer komma als Scheidingsteken. In het venster Voorbeeld van gegevens ziet u een voorbeeld van de gegevens zoals deze eruit gaan zien.
Selecteer Volgende.
Selecteer Voltooien.
Ga nu aan de slag om het bestand te bewerken. Het bewerkte bestand moet steeds de gewenste toestand weergeven. De aanpassingen die je nu doorvoert zullen zo opgeladen worden in het Gebruikersbeheer. De velden die je hier kan aanpassen zijn dezelfde als bij een manuele aanpassing van een werkrelatie.
Het bestand bestaat uit 45 velden, waarvan hieronder enkel de belangrijkste worden weergegeven. Dit zijn de velden die verplicht ingevuld dienen te worden.
Veldnaam | Uitleg | Voorbeeld | |
|---|---|---|---|
| 1 | command | NIET AANPASSEN | CreateOrUpdate |
| 2 | void | Unieke ID van een gebruiker | 4addd49c-7fa5-4a0b-b343-11fe31b01f0a |
| 3 | organisationcode | Unieke ID van een organisatie / OVO-code indien Vlaamse Overheid | OVO002949 |
| 4 | startDate | Startdatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht | 28/03/2023 of NOW |
| 5 | endDate | Einddatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht | 28/03/2027 of MAX |
| 6 | Categorie | Type van de werkrelatie / interne of externe medewerker | Vlaamse Overheid Ambtenaar OF Externe medewerker van de Vlaamse Overheid (niet-ambtenaar) OF Occasionele medewerker van de Vlaamse overheid |
| 7 | emailAddress | Uniek e-mailadres van de gebruiker, geen generiek e-mailadres | |
| 8 | telephoneNumber | Internationaal formaat en alle cijfers aan elkaar zonder spatie. | +3212345678 |
| 9 | internalResponsiblePerson | Interne leidinggevende - verplicht voor externe medewerkers | Voornaam Familienaam |
| 10 | leadingPerson | Interne leidinggevende - verplicht voor interne medewerkers | Voornaam Familienaam |
Hernoem het gedownloade CSV bestand en sla het op als een Excel Workbook. Als nieuwe naam kies je jouw ticketnummer (zie stap 1).
Stap 3. Laad het bulkupload op in het Klantenportaal
Nieuwe werkwijze! Je dient sinds kort het bestand direct op te laden op het klantenportaal* via ‘Iets bestellen’ en de keuze 'Bulkwijziging Gebruikersbeheer' hierdoor hoef je het bestand niet meer te beveiligen.
Je wordt via jouw ticket verder op de hoogte gebracht van de verwerking van jouw bulkaanpassing.
*Toegang voor Lokale ICT beheerders, ICT-managers of toepassingsverantwoordelijken van de Vlaamse overheid verloopt via de de rol 'ICT Functiehouder' onder het recht 'Digitaal Vlaanderen ServiceNow Gebruiker', die in het gebruikersbeheer toegekend moet zijn.
