Wanneer registreer ik een nieuwe vereniging?

Een interactie van een overheid met een vereniging wordt relevant voor het Verenigingsregister, indien

• deze overheid naar aanleiding van dit contact de behoefte heeft om gegevens over deze vereniging op te slaan voor toekomstig gebruik, en

• daarmee de verdere interactie met de vereniging wenst te ondersteunen/vergemakkelijken.

In dat geval ga je over tot registratie in het Verenigingsregister. Op die manier komen nieuwe verenigingen in het Verenigingsregister en kunnen de gegevens hergebruikt worden door jullie of andere overheden.

Typische voorbeelden van interactie zijn:

• Een vereniging huurt een zaaltje bij de Sportdienst

• Een vereniging vraagt een erkenning aan bij de Jeugddienst

• Een vereniging wenst opgenomen te worden in digitale verenigingsgids van de gemeente

Het Verenigingsregister wenst niet alle verenigingen die ontstaan, te registreren. Hiermee verschillen we van het KBO, waarbij er wel inschrijvingsplicht is voor de vereniging als VZW.

Een feitelijke vereniging of afdeling van een koepelorganisatie heeft geen formele documenten of statuten waarin de oprichting geregeld is en op basis waarvan we de vereniging kunnen registreren.

De feitelijke vereniging of afdeling kan dus al enige tijd bestaan voor deze in het Verenigingsregister komt.

Bij het aanmaken van de nieuwe vereniging doorzoek je het register om te kijken of de vereniging nog niet bestaat. Het register zelf zal ook checken of je geen dubbel probeert aan te maken. Het kan immers zijn dat de vereniging al geregistreerd is door een andere overheid of dat de vereniging zichtzelf geregistreerd heeft via het Verenigingsloket.

Hoe kan ik een nieuwe vereniging aanmaken? Welke gegevens moet ik voorzien?

Voor je kan starten met de registratie van de nieuwe verenigingsgegevens moet je weten of het over één van volgende types gaat:

1. Vereniging met rechtspersoonlijkheid met één van volgende rechtsvormen: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Andere rechtsvormen zijn niet mogelijk.

2. Feitelijke vereniging

3. Afdeling van een koepelorganisatie

Als de registratie succesvol is, zal er een vCode aangemaakt worden.

Type 1: vereniging met rechtspersoonlijkheid

Definitie “vereniging met rechtspersoonlijkheid”

Een vereniging met rechtspersoonlijkheid is een vereniging met een KBO-nummer. Deze vereniging heeft dus al een uniek nummer in een Federale gegevensbron: KBO.

Daarnaast heeft moet de vereniging 1 van volgende rechtsvormen hebben:

• VZW (Vereniging zonder winstoogmerk)

• iVZW (internationale Vereniging zonder winstoogmerk)

• Private stichting

• Stichting van openbaar nut

Hoe bepalen?

Het is belangrijk om goed na te gaan of de vereniging die je wenst te registreren over een KBO-nummer beschikt.

Via de publieke zoekinterface van KBO kan je met het KBO-nummer of (enkele woorden uit) de naam de vereniging terugvinden: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html.

Ga daarbij ook na of de rechtsvorm één van bovengenoemde is en of de vereniging nog wel actief is. Inactieve verenigingen kunnen niet toegevoegd worden aan het register. Je vind deze info terug via de publieke zoekinterface van KBO.

Gegevens bij invoer

Minimale verenigingsgegevens: het KBO-nummer.

Het Verenigingsregister maakt de vereniging aan op basis van het KBO-nummer.

Op basis van dit nummer:

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of het effectief over één van de vier toegelaten rechtsvormen gaat: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Zo vermijden we dat ondernemingen met commerciële insteek in het register terechtkomen want dit is niet de scope van het Verenigingsregister.

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of de vereniging nog actief is.

• halen wij basisgegevens van de vereniging op bij het KBO zodat jullie deze gegevens kunnen bekijken en aanvullen.

• synchroniseren wij gegevens uit het KBO zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken.

Als bestuur kies je ervoor een V-code te voorzien als je bijkomende gegevens van de vereniging wenst te bewaren (zoals activiteiten of locaties) en/of met de V-code aan de slag wil in de verdere dienstverlening ten aanzien van de vereniging.

Type 2: feitelijke vereniging

Definitie “feitelijke vereniging”

Een feitelijke vereniging is niet terug te brengen tot een aantal specifieke rechtsvormen of classificaties. Daarom werken we rond een gemeenschappelijke definitie van de feitelijke vereniging:

Twee of meer personen die zich inzetten rond een gemeenschappelijk doel zonder daarbij winst na te streven (lees: geen commerciële doelstelling). In de praktijk merken we dat deze feitelijke verenigingen zich kenbaar maken t.a.v. de burger met een aanbod van activiteiten, georganiseerd rond bepaalde thema’s (bv. erfgoed). Verder werken zij ook vaak met vrijwilligers.

Hoe bepalen?

Elk bestuur valt terug op eigen processen, zoals die nu ook leiden tot registratie van de vereniging in lokale toepassingen of zelfs Excel-bestanden. Als lokale overheid sta je dicht bij de vereniging (en ken je eventueel zelfs de belangrijkste leden). Dit maakt dat jullie over voldoende inzicht en context beschikken om de feitelijke vereniging te kunnen registreren. Digitaal Vlaanderen legt geen algemene procedure vast voor de registratie van een vereniging en gaat bij de registratie dus ook niet na of de feitelijke vereniging wel een feitelijke vereniging is.

Indien gewenst kan je de erkenning van een feitelijke vereniging door een (lokale) overheid als proces beschouwen om tot de betrouwbare registratie over te gaan. Gedurende dit proces worden immers gegevens bevraagd bij de vereniging en krijgen jullie inzicht in de activiteiten van de vereniging. Het erkenningsproces kan verschillen per (lokale) overheid. Het Verenigingsregister wenst hierin niet te uniformiseren. Je kan ook voor een ander proces kiezen voor de registratie van de vereniging. Van zodra het register in gebruik wordt genomen door verschillende overheden, gaan we hierover in overleg om te leren van elkaar en goede praktijken uit te wisselen.

Gegevens bij invoer

Minimale verenigingsgegevens:

• Naam van de vereniging

• 1 vertegenwoordiger met naam, voornaam en INSZ-nummer

• 1 locatie (correspondentie of activiteiten)

• 1 contactgegevens, OFWEL van de vereniging OFWEL van 1 van de vertegenwoordigers

• 1 hoofdactiviteit

In functie van performante dubbeldetectie is het belangrijk dat er voldoende gegevens voorzien worden bij de invoer.

Lijst met gekende feitelijke verenigingen

Gezien bepaalde feitelijke verenigingen in meerdere steden en gemeenten actief zijn, voorzien we in een lijst met door ons gekende feitelijke verenigingen:

• lokale Scouts-groepen

• lokale Chiro-groepen

Type 3: afdeling van een vereniging

Begrip “afdeling”

Afdelingen van verenigingen kan je best begrijpen als ‘lokale groeperingen'. Gekende voorbeelden van dergelijke verenigingen zijn 11.11.11 of OKRA. Deze verenigingen nemen meestal de vorm van een vzw aan.

Afdelingen zijn te onderscheiden van “leden” omdat een afdeling niet zonder een “moedervereniging” kan bestaan. Een afdeling maakt immers onderdeel uit van de vereniging. Het is een lokale verankering (zonder KBO-nummer) die afhankelijk is van de werking van de overkoepelende vzw: stopt de overkoepelende vzw, dan stopt ook de lokale afdeling.

Een vereniging kan ook “lid zijn van” of “aangesloten bij” een andere vereniging. Dit is een relatie tussen 2 verenigingen die apart van elkaar kunnen bestaan. Voor de volledigheid: soms is het wel verplicht om als vereniging aangesloten te zijn bij een VZW. Denk aan de lokale Scouts-groepen. Elke groep organiseert zich volkomen zelfstandig. De planning van activiteiten en de inhoud ervan, het beheer van financiën, lokalen en materiaal... De groep doet het helemaal zelf. Scouts-groepen worden geregistreerd als feitelijke verenigingen die aangesloten zijn bij de koepelorganisatie (het verbond) Scouts & Gidsen Vlaanderen.

Een lokale vereniging die “lid is van” een koepel (of: “aangesloten is bij”) is een zelfstandige vereniging: ze kan verder bestaan nadat haar samenwerking met de koepel is gestopt (bijvoorbeeld een lokale natuurvereniging die lid is van de Bond Beter Leefmilieu). Binnen het Verenigingsregister is lid van een koepel geen apart type maar een relatie tussen twee verenigingen. Lidmaatschap is mogelijk bij meerdere koepels terwijl een afdeling slechts één vereniging als “moeder” kan hebben.

De relatie “lidmaatschap” kan je na aanmaak registreren. Bij de registratie van een vereniging als afdeling ben je wel verplicht meteen de “moeder-vereniging” mee te geven.

Hoe bepalen?

Tips

Gegevens bij invoer

Minimale verenigingsgegevens:

• Naam van de vereniging

• 1 vertegenwoordiger met naam, voornaam en INSZ-nummer

• 1 locatie (correspondentie of activiteiten)

• 1 contactgegevens, OFWEL van de vereniging OFWEL van 1 van de vertegenwoordigers

• KBO-nummer moeder-vereniging

Het Verenigingsregister zal voor het KBO-nummer van de moeder-vereniging een aantal controles uitvoeren en de naam van de VZW overnemen uit KBO.

Op basis van het KBO-nummer voeren wij volgende controles uit op de moeder-vereniging:

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of het effectief over één van de vier toegelaten rechtsvormen gaat: ( i)vzw, stichting van privaat of openbaar nut. Zo vermijden we dat ondernemingen met commerciële insteek in het register terechtkomen want dit is niet de scope van het Verenigingsregister.

• controleren wij (automatisch) bij het KBO of de vereniging nog actief is.

• halen wij basisgegevens van de vereniging op bij het KBO zodat jullie deze gegevens kunnen bekijken en aanvullen.

• synchroniseren wij gegevens uit het KBO zodat jullie steeds over de laatste gegevens beschikken.

Wij maken de moeder-vereniging ook aan in het Verenigingsregister. Deze zal dus ook een V-code krijgen.

Lijst met gekende verenigingen met (lokale) afdelingen

Gezien verenigingen georganiseerd als afdelingen in meerdere steden en gemeenten actief zijn, voorzien we in een lijst met door ons gekende verenigingen die hun werking structureren in afdelingen.

• Rode Kruis

• Natuurpunt

• 11.11.11

• NEOS

• Cultuursmakers

• Gezinsbond

• Landelijke Gilden

• OKRA

• Femma

• Ferm

• Markant

• KWB

• Davidsfonds