Toevoegen van de SigningHub-app

Op deze pagina wordt uitgelegd hoe u een koppeling maakt tussen SharePoint en Digitaal Ondertekenen.

Voordat de integratie kan worden opgezet, moeten er enkele acties worden uitgevoerd aan de SharePoint-zijde.

Op de startpagina van jullie SharePoint klikt u op het pijltje naast ‘Nieuw’

Kies vervolgens voor ‘Apps’

U krijgt een overzicht van alle beschikbare apps.

Klik op 'Toevoegen' en vervolgens op 'Vertrouwen'.

Indien de app SigningHub niet zichtbaar is, kunt u de app via deze link downloaden.

De sharepoint-URL heeft een vaste structuur: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/. Dit wordt verder in de handleiding startpagina van Sharepoint genoemd.

Vervang hier alles wat in hoofdletters staat door uw eigen gegevens.

Ga naar de startpagina van SharePoint en kies aan de linkerkant voor 'Site-inhoud' (_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14).

Hier kunt u controleren of de app is geïnstalleerd. U kunt de app herkennen aan de donkere kleur.

Machtigingen instellen

Ga naar de startpagina van SharePoint.
Verwijder alles na de / van de NAAMSITE en vervang dit door ‘_layouts/15/role.aspx’.

👉 Dit wordt dan: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/role.aspx

U komt nu op de pagina waar u de machtigingen kunt beheren en kunt klikken op ‘Een machtigingsniveau toevoegen’.

U krijgt een lijst met verschillende sitemachtigingen.
Kies ‘Machtigingen inventariseren’. De benodigde sitemachtigingen worden vervolgens automatisch aangevinkt.
Herhaal deze stap voor elke machtiging.
Een overzicht van alle machtigingen vindt u hier

Overzicht van de machtigingen

	Naam	Beschrijving
1	SH-SETTINGS	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de beheergerelateerde configuratieoptie binnen de add-in.
2	SH-CHECKSTATUS	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om de status van documenten te controleren binnen de add-in.
3	SH-SHARE	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om documenten te delen binnen de add-in
4	SH-SIGN	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de optie om documenten te ondertekenen binnen de add-in.
5	SH_SETTINGS_ACCOUNT	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Accountinstellingen (Account Setting sub-section) binnen de configuratie-opties.
6	SH_SETTINGS_USER	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Gebruikersinstellingen (User Setting sub-section) binnen de configuratie-opties.
7	SH_SETTINGS_DOCUMENT	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Documentinstellingen (Documents Setting sub-section) binnen de configuratie-opties.
8	SH_SETTINGS_ADVANCE	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte Geavanceerde instellingen (Advanced Setting sub-section) binnen de configuratie-opties.
9	SH_SETTINGS_AUTOPULL	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot het gedeelte AutoPull-instellingen (AutoPull Setting sub-section) binnen de configuratie-opties.
10	SH_SETTINGS_LOCATION	Deze machtiging stelt gebruikers in staat toegang te krijgen tot de locatie van voltooide documenten binnen de configuratie-opties.

Error rendering macro 'excerpt-include' : No link could be created for 'APD:APD:Stap 5: Uitzicht van de machtigingen'.

Instellen van groepsmachtigingen

We gaan de SharePoint-groepen (Bezoekers, Eigenaars en Leden - eventueel nog extra groepen) de benodigde rechten/machtigingen geven op de SigningHub-omgeving zodat men gebruik kan maken van de app.

Om deze stap te voltooien, dient u de startpagina van SharePoint te gebruiken met de volgende toevoeging: _layouts/15/user.aspx

Dit wordt dan: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/user.aspx

In dit voorbeeld gaan we de Eigenaars instellen. Indien nodig, dienen dezelfde stappen gevolgd te worden voor het instellen van de machtigingen voor Bezoekers en Leden.

Volg hiervoor de volgende stappen:

Ga naar ‘Instellingen’.
Selecteer ‘Machtigingen’.
Kies vervolgens voor ‘Digitaal ondertekenen -Eigenaars’.

Vink vervolgens alle opties die beginnen met ‘SH’.
Dit zijn de machtigingen die werden aangemaakt in Stap 3 - Instellen van de Machtigingen.
👉 Controleer ook de minimale vereisten voor groepsmachtigingen

Minimale vereisten

De volgende machtigingen zijn de minimaal aan te duiden machtigingen:

Error rendering macro 'excerpt-include' : No link could be created for 'APD:APD:Stap 8: Machtigingen per groep overzicht'.

Instellen van de SigningHub-app in Sharepoint

In deze stap gaan we de SigningHub-app integreren met de toepassing Digitaal Ondertekenen.

Ga hiervoor naar de 'Site-inhoud'.

Deze link zou er als volgt zo moeten uitzien: https://NAAMORG.sharepoint.com/sites/NAAMSITE/_layouts/15/viewlsts.aspx?view=14

Klik op ‘SigningHub’ en vervolgens verschijnt het onderstaande scherm:

Account Instellingen

Hier wordt de koppeling met digitaal ondertekenen ingesteld.


Client ID	Voor de koppeling met SharePoint raden we aan om een nieuwe toepassing aan te maken. Waar te vinden: Ga naar 'Bedrijfsinstellingen'. Ga naar 'Integraties'. Kopieer de client ID en de bijbehorende client secret. Wat als je nog niet over een client ID beschikt? Indien je nog niet over een client ID beschikt kan je via volgende integratieforumulier een client ID aanvragen. Meer info vind je op volgende pagina: 03.01 Integraties
API URL	https://digitaal-ondertekenen-openapi.vlaanderen.be
URL Signing hub-host	https://digitaal-ondertekenen.vlaanderen.be
E-mailadres	De Technical User Opgelet: een TU die gekoppeld is aan de SharePoint-omgeving moet voldoen aan de volgende vereisten: Zelfde e-maildomein als de Microsoft 365-omgeving. Bijvoorbeeld: voorbeeld@vlaanderen.be voor vlaamseoverheid.sharepoint.com voorbeeld@tweagle.eu voor tweagle.sharepoint.com voorbeeld@peer.be werkt niet op tweagle.sharepoint.com (omdat peer.be niet geregistreerd staat hier) De gebruiker (e-mailadres) moet toegang hebben tot de SharePoint-documentenbibliotheek. Een geldig e-mailadres. Mogelijkheid om e-mails te ontvangen. Mogelijkheid om deze e-mails te lezen. Opgelet: Dit moet een bestaande Technical User zijn die in Digitaal Ondertekenen bekend is. Indien je deze nog niet aangemaakt hebt kan u deze aanvragen door de handleiding te volgen op deze pagina.

Als laatste stap dient u de optie ‘Instellen als Public’ aan te vinken

Klik vervolgens op ‘Valideren en opslaan’.

Als alles correct is geconfigureerd, wordt u herleid naar de volgende pagina ‘Gezondheid’, waar de gegevens worden aangeduid met een duim omhoog.

Documentinstellingen configureren

Als volgende stap gaan we de documentinstellingen configureren.

Hier kun je de volgende instellingen naar eigen voorkeur aanpassen.


Oorspronkelijk document met ondertekende versie overschrijven	Op het moment dat het een PDF is, dan wordt desbetreffende PDF overschreven. Dit zorgt ervoor dat er geen dubbele PDF’s worden opgeslagen in Sharepoint.
Afzonderlijk document met achtervoegsel opslaan	Hier kan je een extra achtervoegsel toevoegen zoals bv: Uw organisatie Pakkage ID: _[Unique_ID]
Automatisch downloadpakket wanneer de workflow is voltooid	Dit zorgt ervoor dat het document automatisch terug in sharepoint komt
Document verwijderen	Deze optie zorgt ervoor dat de werkstroom verdwijnt
Documenten voor downloaden comprimeren	Deze optie zorgt ervoor dat de documenten automatisch worden verklein

Locatie voltooide documenten

Hier bepaal je waar de documenten die teruggekomen zijn uit Digitaal Ondertekenen worden opgeslagen op Sharepoint.

Opties	Uitleg
Bewaar in een speciale map met originele documentbibliotheek	Via deze optie kies je ervoor dat de ondertekende documenten in dezelfde map worden geplaatst.
Opslaan in oorspronkelijk documentmap	Hier wordt de verwerkte werkstroom in de oorspronkelijke map teruggezet
Opslaan in een aangepaste map	Via deze optie kan u een aangepaste map plaatsen

Advance-app-instellingen

Hier kun je instellen welke contacten gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van een werkstroom.

Dit kunnen contacten uit Digitaal Ondertekenen, SharePoint, of beide zijn.

De 'Over URL' en 'Servicetermijn' komen overeen met de link die je op je startpagina vindt. Deze mogen niet aangepast worden.

Aanmaken van documenten

Hier wordt beschreven hoe u een document kunt maken en delen. Dit kan op twee manieren: delen via SigningHub en ondertekenen met SigningHub Sign.

Ga naar 'Documenten' en klik op de drie puntjes naast het betreffende document.

Kies 'SigningHub Delen' als je een werkstroom wilt instellen.

Als je alleen het document moet ondertekenen, kies dan voor 'SigningHub Sign'.

De optie Signinghub delen

Wanneer je kiest voor 'SigningHub delen', verschijnt het onderstaande scherm.

Hier kun je een sjabloon van je organisatie toevoegen of een persoonlijk sjabloon maken.
Voeg vervolgens de benodigde personen toe.

Als je een sjabloon gebruikt, kies dan voor 'Delen'. Gebruik je geen sjabloon, kies dan 'Voorbereiden'.

Indien je hebt gekozen voor 'Voorbereiden', voeg je de nodige velden toe volgens de analogie van digitaal ondertekenen.

Wanneer iedereen heeft getekend, zal de werkstroom automatisch terugkeren naar de bevoegde map die u eerder hebt ingesteld onder locatie voltooide documenten.

De optie Signinghub Sign

Indien je hebt gekozen voor 'SigningHub Sign', zal het document automatisch verschijnen in het dashboard van de persoon die het document heeft verstuurd.

Digitaal Ondertekenen SharePoint Integratie | Configuratie