Als u standaardbestanden hebt die u steeds opnieuw moet versturen, kan u een sjabloon van dat document maken en deze op dezelfde documenten toepassen (wanneer nodig) om snel alle werkstroomconfiguraties hergebruiken. U kan ontvangers, formuliervelden, initialen, handtekeningpositie, ondertekenvolgorde, herinneringen configureren, document certificeren en nog veel meer toevoegen aan een documentsjabloon.
Hieronder vindt u het stappenplan om een sjabloon aan te maken.
Op het Dashboard klikt u onder “Bedrijfsacties” op “Sjablonen”
Als u hier op heeft gedrukt komt u op de volgende pagina terecht.
Als u hier op het “Plus-teken” drukt krijgt u onderstaand scherm te zien.
Als u hier een document kiest naar eigen keuze en alleen handtekenvelden wil plaatsen mag dit een document zijn van 1 pagina. In andere gevallen dient u te kijken wat de maximale lengte is van uw document. Vervolgens kunt u uw ondertekenaars selecteren. en kiezen uit serieel of een andere structuur.
U klikt nu op “Volgende”. U krijgt nu het volgende scherm te zien.
Scroll door naar een plaats waar u weet dat er nooit tekst staat en plaats hier uw handtekenvelden.
Als u nu over het handtekenveld gaat kunt u op het tandwieltje drukken.
Als u hier op heeft gedrukt kan u het vinkje zetten bij “Maak dit veld altijd aan op laatste pagina.”
Dit herhaalt u voor alle handtekenvelden die er zijn en als laatste klikt u op “Gereed”
U krijgt nu de vraag om deze een naam te geven. Geef deze een duidelijk te begrijpen naam zodat u later weet waarvoor deze sjabloon kan gebruikt worden.
Als u op “Opslaan” hebt gedrukt krijgt u alle persoonlijke sjablonen te zien. Hier ziet u de juist aangemaakte sjabloon staan.
Als u nu op “Startpagina” drukt dan komt u terug op uw Dashboard. Druk nu op “Nieuwe Werkstroom” en selecteer een bestand naar keuze.
Als u drukt op het hierboven rood omkaderd icoontje krijgt u een lijst te zien van alle sjablonen waar u uit kan kiezen.
U selecteert de juist aangemaakte sjabloon en drukt op “Toepassen”. Mocht u meerdere documenten tegelijkertijd ingeladen hebben kan u drukken op “Toepassen op alles”. U ziet nu dat alle ondertekenaars zijn toegevoegd in de werkstroom.
U kunt nog steeds de ondertekenaars wijzigen indien u dit wilt doen. Als u extra ondertekenaars wil toevoegen is dit ook mogelijk, echter zal u in het volgend scherm dan ook hier de velden van nog moeten plaatsen. Als u op “Volgende” heeft gedrukt krijgt u het volgende scherm te zien. Als we hier naar de laatste pagina gaan ziet u de handtekenvelden daar waar u deze heeft geplaatst.
Als u op “Nu delen” drukt zal de werkstroom aangemaakt zijn en komt u terug op het Dashboard terecht of kan u opteren om een nieuwe werkstroom aan te maken.
Als u een initiaal toevoegt kan u aangeven dat deze ook op andere pagina’s kan geplaatst worden, echter zit hier de beperking op dat de aangemaakte sjabloon dan exact hetzelfde aantal pagina’s dient te bevatten als dat uw sjabloon bevat.
