05.2 Onderdelen in het werkstroom aanmaken scherm

Als u op het dashboard op de pijl achter nieuwe werkstroom drukt dan krijgt u onderstaand scherm te zien:

Afbeelding

Indien u op de knop zelf drukt zal dit zijn Alleen anderen. Dit betekent niet dat u zichzelf niet kan toevoegen als beoordelaar of ondertekenaar.

In de tweede optie wordt u gewoon automatisch toegevoegd in de werkstroom.

In de eerste optie is dit een werkstroom waar u de enigste ondertekenaar bent.

Als u de knop Alleen anderen of Nieuwe werkstroom heeft aangeklikt krijgt u onderstaand scherm te zien:

Afbeelding

Als u hier op de knop linksbovenaan klikt (zie hieronder)

Afbeelding

Dan krijgt u vervolgens een verkenner te zien waar u het bestand kan kiezen.

Afbeelding

Als u het bestand heeft gekozen klikt u op openen. U kan hier ook meerdere bestanden tegelijkertijd selecteren.

Afbeelding

Als u het bestand naar keuze heeft toegevoegd krijgt u onderstaand scherm te zien.

Afbeelding

We gaan nu alle velden apart even bespreken aan de hand van de cijfers die u hieronder bij elk veld ziet staan

Afbeelding

Nummer	Icoontje	uitleg
1		Hier mee kunt u gebruikers toevoegen aan de werkstroom. Dit kunnen gekende gebruikers zijn Dit kunnen gekende contactpersonen zijn Dit kunnen gekende groepen zijn. Dit kunnen externe personen zijn die nog niet in Digitaal Ondertekenen zitten.
2		Hiermee kunt u een plaatsbewaarder toevoegen. Dit is een gebruiker die moet tekenen of beoordelen, maar u weet nog niet wie het is.
3		Hiermee kunt u meerdere gebruikers tegelijkertijd toevoegen door middel van het opladen van een csv bestand.
4		Hiermee kunt u een notitie toevoegen. Dit kan zowel voor iedereen zijn alsook voor 1 ondertekenaar of beoordelaar.
5		Hiermee kunt u de naverwerking configureren. Dit houdt in dat u kunt bepalen wie een mail gaat ontvangen als de werkstroom voltooid is. Met de eerste optie kunt u de voltooide werkstroom doorsturen naar alle ontvangers Met de tweede optie kunt u bepalen wie een mail gaat ontvangen als de werkstroom voltooid is.
6		Hiermee kunt u de e-mail aanpassen die naar de gebruikers wordt gestuurd die in de werkstroom aanwezig is.
7		Dit betekent dat eerst de eerste tekent of beoordeeld en dan de volgende achter elkaar. Als de eerste persoon de werkstroom behandeld heeft gaat de tweede persoon het kunnen behandelen.
8		Dit betekent dat het niet uitmaakt wie als eerste tekent. De werkstroom is pas afgehandeld als alle gebruikers hun taak voltooid hebben.
9		In een individuele werkstroom wordt een exclusief exemplaar van het document voor verwerking naar elke gebruiker gestuurd. In dit geval worden er meerdere ondertekende kopieën van de werkstroom gemaakt.
10		Dit is een combinatie van bovenstaande. Dit kan u aanpassen via het cijfer in te vullen voor de naam.
11		Hier mee kan u ook aangeven wat er moet gebeuren als de werkstroom door 1 van de gebruikers wordt geweigerd.
12		Met Digitaal Ondertekenen kunt u uw digitale handtekening certificeren. De gecertificeerde handtekening wordt gebruikt om de ontvangers te beperken om alleen de specifieke wijzigingen in een document uit te voeren, omdat het systeem hen niet toestaat om andere wijzigingen uit te voeren. In dit opzicht zal de eerste handtekening van elk document in een werkstroompakket een gecertificeerde digitale handtekening zijn die de toegestane rechten op het document zal bepalen, terwijl de rest van de handtekeningen de normale digitale handtekeningen zullen zijn. Een document met een gecertificeerde digitale handtekening wordt een gecertificeerd document genoemd. Het systeem toont mogelijk de voorgeselecteerde opties zoals vastgelegd in uw standaard bedrijfsinstellingen, zie details. U kunt de standaardinstellingen naar wens wijzigen voordat u het document deelt. Zie hieronder voor details: Certificeren zonder wijzigingen Selecteer deze optie om elke wijziging in het document na ondertekening uit te sluiten. De ontvangers kunnen dan geen aantekeningen aan het document toevoegen of het PDF-formulier invullen. Certificeren met invulling formulier en ondertekening Selecteer deze optie om de ontvangers alleen toe te staan het PDF-formulier in te vullen na ondertekening. Ze kunnen dan echter geen nieuwe aantekeningen aan het document toevoegen. Certificeren met invulling formulier, ondertekening en aantekeningen Certificeer met het invullen, ondertekenen en een aantekening maken bij formulieren
13		Hier kunt u een sjabloon mee toepassen. Dit kan zowel een persoonlijke alsook een organisatie-overkoepelend sjabloon zijn
14		Hiermee kunt u de toegevoegde documenten verwijderen.
15		Hiermee krijgt u de opties onder nummer 16, 17 & 18 te zien.
16		Hiermee kunt u de naam wijzigen van het geselecteerde document.
17		Hiermee kunt u het geselecteerde document downloaden.
18		Hiermee kunt u het geselecteerde document in de bibliotheek zetten.

Als volgend onderdeel op de pagina komen we aan bij het toevoegen van onze gebruikers die moeten tekenen, beoordelen of een kopie ontvangen van de werkstroom.

Afbeelding

Icoontje	uitleg
	Dit is de ondertekenaar in uw aangemaakte werkstroom. Deze persoon dient dus ook de nodige software geïnstalleerd te hebben. Meer informatie vindt u op deze link.
	Dit is de Beoordelaar in uw gemaakte werkstroom. Deze kan de werkstroom goed of afkeuren. Er kan ook ingesteld worden wat er moet gebeuren indien er wordt gekozen voor afkeuren.
	Dit is de kopie verzenden in uw gemaakte werkstroom. Hier wordt de bijlage van de werkstroom in toegevoegd. Indien de werkstroom groter is dan 15 MB dan wordt deze mail niet verstuurd aangezien de mailserver geen documenten toe laat groter dan 15 MB.

Achter elke persoon in de werkstroom heeft u nog andere knoppen staan.

Afbeelding

Deze gaan we hier onder ook nog bespreken:

Icoontje	uitleg
	Hiermee kan u de machtigingen aanpassen van de persoon Dit zijn de volgende zaken: Afdrukken toestaan Downloaden toestaan Toevoegen tekstvelden toestaan Sta bijlagen en samenvoegen toe Vereiste bijlagen Laat het veranderen van de ontvangers Wettelijke kennisgeving
	Hiermee kan u de toegangsbeveiliging aanpassen. Hier kan u de volgende aanpassingen voor doen: Via het vinkje te zetten bij Duur documenttoegang kan u een datum ingeven ofwel kan u ook opteren om een x aantal dagen te kiezen. Via het vinkje te zetten bij Gebruikersverificatie op documentniveau kunt u een wachtwoord instellen dat ingevuld moet worden vooraleer de werkstroom geopend kan worden.
	Hiermee kan u de persoon verwijderen uit de werkstroom
	Indien u eerst drukt op de 3 puntjes dan kunt u via de knop die tevoorschijn komt de herinnering instellen. Dit kan u eenmalig doen of de herinnering ook herhalen door middel van het vinkje er onder aan te vinken.

05.2 Onderdelen in het werkstroom aanmaken scherm

Vorige Boven Volgende Startpagina