Deze pagina beschrijft het stappenplan om de bestaande gegevens over verenigingen op te laden in de productie omgeving en dit voor alle piloot aansluiters.
Piloot aansluiters
We identificeren momenteel de volgende pilot aansluiters.
Wat wordt wel/niet ondersteund in deze data migratie
Deze migratie ondersteunt het eenmalig toevoegen van verenigingsdata aan het verenigingsregister (in naam van de piloot aansluiter) op basis van gegevens ingevuld in een daarvoor bestemd Excel document.
Deze migratie ondersteunt niet het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens van een vereniging eens deze is opgeladen.
Overzicht
Uitleg per fase
Betrokken partijen:
Piloot: de piloot aansluiters
DV: Digitaal Vlaanderen
Voorbereiden van de gegevens
→
De Excel templates (SJABLOON ) zijn hier terug te vinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit
De piloot zorgt er voor dat deze Excel ingevuld wordt met de gegevens van ALLE verenigingen die later zal opgeladen worden.
Hierbij is het niet de bedoeling om gegevens te gaan opzoeken die op dit moment niet gekend zijn (zoals bijvoorbeeld de website van de vereniging). Het is WEL de bedoeling om verplichte gegevens te gaan opzoeken of opvragen (zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de vertegenwoordigers)
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (SJABLOON). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Eerste validatie ronde
→
In deze ronde zijn de INSZ nummers van de vertegenwoordigers NIET aanwezig. Als ze in het interne bestand al ingevuld zijn, dan worden deze eerst leeg gemaakt vooraleer ze naar DV verstuurd worden ter validatie.
Zodra de eerste versie van het migratie bestand klaar is, zal DV deze nakijken en valideren. Er wordt vooral gecontroleerd op:
Is voor elke vereniging voldaan aan de minimum dataset ?
Zijn de verplichte velden allemaal aanwezig?
Hebben alle velden een plausibele waarde?
Ziet het formaat van de velden er uit zoals we dat zouden verwachten
Zijn alle afdelingen en feitelijke verenigingen opgedeeld in de juiste groep? Zitten hier geen KBO verenigingen tussen? Of afdelingen die eigenlijk een feitelijke vereniging onder koepel zijn?
Van zodra het bestand gevalideerd is, koppelt DV de bevindingen terug naar de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. Deze validatie kan itereren tot ten laatste
Tweede validatie ronde
→
Ten laatste op ontvangt DV van de piloot de 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen, afdelingen en een andere voor de KBO verenigingen) die gebruikt gaan worden in deze validatie ronde.
In deze ronde zal DV de gegevens effectief opladen, maar wel in een gescheiden omgeving. DV maakt hierbij gebruik van de tools en de validaties zoals dit ook voor productie zal gebeuren. Na het opladen wordt een rapport bezorgd met de resultaten:
Welke verenigingen zijn correct opgeladen
Voor welke verenigingen waren er nog fouten in de op te laden data
Welke verenigingen werden gemarkeerd als een potentiële dubbel met andere verenigingen
DV bezorgt dit rapport aan de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. In deze versie zijn:
de fouten verbeterd
de gemarkeerde dubbels gecontroleerd. Wanneer het om een effectieve dubbel ging, wordt de vereniging uit het bestand gehaald. Wanneer de vereniging toch uniek blijkt te zijn, dan wordt aangeduid in het bestand dat deze geverifieerd is.
Wanneer alle piloten een eerste versie opgeladen hebben, bestaat er de mogelijkheid om het verbeterde bestand op te laden. Dit bestand kan met of zonder de reeds correct opgeladen verenigingen zijn. Wanneer deze er nog in aanwezig zijn, dan zullen deze als potentiële dubbel (van zichzelf) naar boven komen.
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie omgeving wordt klaargezet.
Opladen van de gegevens (+ plan van aanpak)
→
Ten laatste op is DV in het bezit van een gevalideerd bestand met verenigingen die mogen opgeladen worden in de productie omgeving.
Dit bestand wordt opgeladen zoals bij de vorige ronde. Eventuele validatie issues worden teruggekoppeld en kunnen nog verbeterd worden. Door de dry-run in validatie ronde 2 zou dit al sterk beperkt moeten zijn. DV kan alsnog gecorrigeerde bestanden ontvangen en verwerken tot . Vanaf dan stopt de migratie ronde.
We streven er naar om tegen dan >=80% van de initiële data opgeladen te hebben. Dit cijfer houdt rekening met o.a.
verplichte, ontbrekende data die niet tijdig kon opgevraagd worden
verenigingen die als potentiële dubbel gemarkeerd zijn en ofwel niet geverifieerd zijn ofwel erkend als dubbel.
Bij het opladen van de gegevens vragen we aan de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (SJABLOON). De aanpak wordt gevalideerd door DV.
Beheer via MAGDA
Vanaf
Van zodra de data van een piloot opgeladen is in de productie omgeving, wordt deze piloot geacht om de data van deze verenigingen up to date te houden met behulp van de MAGDA interface.
Beschrijving plan van aanpak voor de beheersfunctie
Na de initiële migratie
Add Comment