Deze pagina beschrijft het stappenplan om de bestaande gegevens over verenigingen op te laden in de productie omgeving en dit voor alle piloot aansluiters.
Piloot aansluiters
We identificeren momenteel de volgende piloot aansluiters.
Methoden om data te migreren
Er bestaan 2 manieren om de initiële set van data op te laden in het verenigingsregister en uiteindelijk ook in jouw eigen master data systeem voor verenigingsgegevens.
Migratie via API
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen opgeladen naar het masterdatasysteem (1). Van daaruit zal een initiële synchronisatie tussen masterdata systeem en het verenigingsregister (over MAGDA) de gegevens opladen in het verenigingsregister (2).
Migratie via Excel
In deze methode wordt de data vanuit de huidige gegevensbronnen overgezet naar de Excel template zoals die voorzien wordt door DV (1). Vervolgens wordt deze Excel op een veilige manier verzonden naar DV (2). DV laadt de data via een speciaal daarvoor ontworpen migratietool op in het verenigingsregister (3). Tenslotte wordt de data ingelezen in het eigen masterdata systeem op basis van een initiële leesoperatie in het verenigingsregister (via MAGDA).
Wat wordt wel/niet ondersteund in deze methode
Deze migratie via Excel ondersteunt het eenmalig toevoegen van verenigingsdata aan het verenigingsregister (in naam van de piloot aansluiter) op basis van gegevens ingevuld in een daarvoor bestemd Excel document.
Deze migratie methode ondersteunt niet het wijzigen, toevoegen of verwijderen van gegevens van een vereniging eens deze is opgeladen.
Overzicht en tijdslijjn
Uitleg per fase
Betrokken partijen:
Piloot: de piloot aansluiters
DV: Digitaal Vlaanderen
Voorbereiden van de gegevens
→
Migratie via Excel
De piloot zorgt er voor dat de migratie Excels (zie sjablonen) ingevuld worden met de gegevens van ALLE verenigingen die ze wensen op te laden.
Hierbij is het niet de bedoeling om gegevens te gaan opzoeken die op dit moment niet gekend zijn (zoals bijvoorbeeld de website van de vereniging). Het is WEL de bedoeling om verplichte gegevens te gaan opzoeken of opvragen (zoals bijvoorbeeld het rijksregisternummer van de vertegenwoordigers, of andere gevens om te voldoen aan de minimum dataset)
Wanneer de Excels klaar zijn, worden deze opgeladen naar DV en dit ten laatste op . DV zoekt momenteel nog naar het beste mechanisme om deze gegevens beveiligd door te sturen. Ten laatste wordt deze methode beschreven.
Migratie via API
Indien dit nog niet is gebeurd, worden de huidige gegevens bronnen overgezet naar het master data systeem voor verenigingsdata.
Beide methoden
Piloten geven aan op welke manier zij de migratie-Excels hebben opgemaakt (zie sjablonen). Hierin staat van waar de gegevens komen, hoe de actualiteit en correctheid wordt ingeschat, etc.
Eerste validatie ronde
→
Migratie via Excel
In deze ronde zijn de INSZ nummers van de vertegenwoordigers NIET aanwezig. Als ze in het interne bestand al ingevuld zijn, dan worden deze eerst leeg gemaakt vooraleer ze naar DV verstuurd worden ter validatie.
Zodra de eerste versie van het migratie bestand klaar is, zal DV deze nakijken en valideren. Er wordt vooral gecontroleerd op:
Is voor elke vereniging voldaan aan de minimum dataset ?
Zijn de verplichte velden allemaal aanwezig?
Hebben alle velden een plausibele waarde?
Ziet het formaat van de velden er uit zoals we dat zouden verwachten?
Zijn er dubbels binnen de verenigingen?
Zijn alle afdelingen en feitelijke verenigingen opgedeeld in de juiste groep? Zitten hier geen KBO verenigingen tussen? Of afdelingen die eigenlijk een feitelijke vereniging onder koepel zijn?
Van zodra het bestand gevalideerd is, koppelt DV de bevindingen terug naar de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. Deze validatie kan itereren tot ten laatste
Migratie via API
DV neemt contact op met de piloot om de data te valideren die aanwezig is in het masterdata systeem.
Indien mogelijk genereert de piloot reeds de API calls die zullen uitgevoerd worden voor de initiële synchronisatie (JSON formaat van de request bodies).
DV controleert deze data met dezelfde criteria als bij de Excel migratie.
Tweede validatie ronde
→
Ten laatste op ontvangt DV van de piloot de 2 Excel bestanden die gebruikt gaan worden in deze validatie ronde.
In deze ronde zal DV de gegevens effectief opladen, maar wel in een gescheiden omgeving. DV maakt hierbij gebruik van de tools en de validaties zoals dit ook voor productie zal gebeuren. Na het opladen wordt een rapport bezorgd met de resultaten:
Welke verenigingen zijn correct opgeladen
Voor welke verenigingen waren er nog fouten in de op te laden data
Welke verenigingen werden gemarkeerd als een potentiële dubbel met andere verenigingen
DV bezorgt dit rapport aan de piloot die deze kan verwerken tot een verbeterde versie. In deze versie zijn:
de fouten verbeterd
de gemarkeerde dubbels gecontroleerd. Wanneer het om een effectieve dubbel ging, wordt de vereniging uit het bestand gehaald. Wanneer de vereniging toch uniek blijkt te zijn, dan wordt aangeduid in het bestand dat deze geverifieerd is.
Wanneer alle piloten een eerste versie opgeladen hebben, bestaat er de mogelijkheid om het verbeterde bestand op te laden. Dit bestand kan met of zonder de reeds correct opgeladen verenigingen zijn. Wanneer deze er nog in aanwezig zijn, dan zullen deze als potentiële dubbel (van zichzelf) naar boven komen.
Deze fase eindigt op , wanneer de effectieve productie omgeving wordt klaargezet.
Opladen van de gegevens (+ plan van aanpak)
→
Ten laatste op is DV in het bezit van een gevalideerd bestand met verenigingen die mogen opgeladen worden in de productie omgeving.
Dit bestand wordt opgeladen zoals bij de vorige ronde. Eventuele validatie issues worden teruggekoppeld en kunnen nog verbeterd worden. Door de dry-run in validatie ronde 2 zou dit al sterk beperkt moeten zijn. DV kan alsnog gecorrigeerde bestanden ontvangen en verwerken tot . Vanaf dan stopt de migratie ronde.
We streven er naar om tegen dan >=80% van de initiële data opgeladen te hebben. Dit cijfer houdt rekening met o.a.
verplichte, ontbrekende data die niet tijdig kon opgevraagd worden
verenigingen die als potentiële dubbel gemarkeerd zijn en ofwel niet geverifieerd zijn ofwel erkend als dubbel.
Bij het opladen van de gegevens vragen we aan de piloten op welke manier zij na migratie gegevens actueel gaan houden en gaan hergebruiken (zie sjablonen). De aanpak wordt gevalideerd door DV.
Beheer via MAGDA
Vanaf
Van zodra de data van een piloot opgeladen is in de productie omgeving, wordt deze piloot geacht om de data van deze verenigingen up to date te houden met behulp van de MAGDA interface.
Sjabloons voor aan te leveren data
Migratie Excels
De Excel templates zijn hier terug te vinden: https://vlaamseoverheid.atlassian.net/wiki/spaces/AGB/pages/6305743459/Verenigingsgegevens+voorbereiden#Voorbereidingskit . We verwachten uiteindelijk 2 Excel bestanden (een voor de feitelijke verenigingen & afdelingen en een andere voor de KBO verenigingen)
Oorsprong van de gegevens
Om een idee te krijgen van de oorsprong van de gegevens alsook actualiteit en correctheid, voorziet de piloot een antwoord op volgende vragen:
Hoe zijn deze migratie Excels tot stand gekomen?
Zijn jullie zeker dat alle verenigingen nog steeds bestaan?
Hebben jullie deze data voorgelegd aan de verenigingen om deze te valideren?
Welke data was al aanwezig en welk is omwille van deze migratie opgezocht en aangevuld?
Is er intern al gecontroleerd dat er geen dubbels aanwezig zijn in de data?
Beschrijving plan van aanpak voor de beheersfunctie
Na de initiële migratie nemen de piloten hun taak op als gegevens initiator. Een onderdeel van deze taak is het meewerken aan het actueel houden van de verenigingsdata op een correct en veilige manier. Om dit te evalueren, vragen we aan de piloten om een antwoord te geven op de volgende vragen.
DV zal pas data opladen in productie wanneer de antwoorden ontvangen zijn en DV geoordeeld heeft dat de piloot de taak van initiator op een afdoende manier opneemt startende van het moment van migratie.
Hoe hebben jullie de verenigingen geïnformeerd dat hun gegevens overgezet gaan worden naar het verenigingsregister?
Hoe hebben jullie de verenigingen de kans gegeven om deze gegevens te actualiseren vooraleer de finale data aangeleverd werd?
Hoe kunnen jullie verenigingen ook na migratie de wijzigingen van hun gegevens doorgeven?
In welke toepassingen worden deze gegevens verzameld ?
Op welke manier worden deze gegevens vanuit deze toepassingen gesynchroniseerd van en naar het verenigingsregister?
Welke acties voorzien jullie om er voor te zorgen dat jullie steeds in het bezit zijn van de meest actuele gegevens?
Zijn er eventueel proactieve acties voorzien om de huidge gegevens regelmatig te laten controleren?
Voorzien jullie maatregelen die er voor zorgen dat het voordelig is voor jullie verenigingen om de gegevens actueel te houden?
In hoeverre worden deze gegevens beschermd voor oneigenlijk gebruik?
In het bijzonder: Zijn de persoons gegevens voldoende afgeschermd voor oneigenlijk gebruik buiten de bevoegde ambtenaren?
Op welke manier worden de aangeleverde gegevens gevalideerd dat ze wel correct zijn?
Welke toepassingen maken gebruik van verenigingsgegevens? Geef voor elk van deze toepassingen aan op welke manier zij de data uit het verenigingsregister gaan herbruiken en of deze de data uit het verenigingsregister ook zal actualiseren. Geef ook een tijdsindicatie aan vanaf wanneer deze toepassing dit zal doen.
Wie is het unieke aanspreek punt wanneer DV (tijdens migratie of later) in contact wenst te treden in verband met het verenigingsregister. Gelieve naam, functie, e-mail adres en telefoon nummer te voorzien. Het e-mail adres mag eventueel een generiek e-mail adres zijn.
Add Comment