[in opbouw]
Het verenigingsregister is decretaal verankerd. Dit brengt rechten en verplichtingen met zich mee, zoals toegelicht in het juridisch kader.
...
Raadplegen verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden gegevens uit het register moeten hergebruiken i.p.v. deze opnieuw te bevragen aan de vereniging. Hiermee ontzorgen wij de vereniging en zijn dienstverleningsaanvragen gemakkelijker en efficiënter.
Voor hergebruik hebben jullie toegang nodig tot het verenigingsregister. Deze toegang verloopt via MAGDA (zie ook technische aansluiting). het gegevensdelingsplatform MAGDA:
Via MAGDA kunnen alle gegevens uit het register geraadpleegd worden. Je krijgt dus zicht op alle verenigingen in
...
Vlaanderen (ook degene actief buiten je eigen gemeenten bijvoorbeeld). Omwille van deze verruiming is het noodzakelijk een protocol af te sluiten met Digitaal Vlaanderen.
N.a.v. een recente wetswijziging (“digitaliseringsdecreet”) kunnen deze éénmalig voor alle lokale besturen en éénmalig voor alle Vlaamse overheden aangevraagd en verkregen worden. Concreet bestaat de mogelijkheid om algemene protocollen te sluiten met verwerkingsverantwoordelijken uit eenzelfde sector die met de uitvoering van dezelfde taken van algemeen belang zijn belast of met de uitvoering van dezelfde verplichtingen die op hen rusten. Voor meer informatie contacteer digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be.
Via MAGDA kunnen gegevens uit het Verenigingsregister geraadpleegd worden die oorspronkelijk uit het Rijksregister komen. Concreet komen de naam een voornaam van de vertegenwoordigers uit het Rijksregister. Daarom is ook een machtiging voor toegang tot het Rijksregister noodzakelijk.
| Note |
|---|
MAGDA/Digitaal Vlaanderen zal controleren of je over een machtiging Rijksregister beschikken beschikt om de naam, voornaam en uit het rijksregisternummer Rijksregister te mogen raadplegen van vertegenwoordigers uit het Verenigingsregister. MAGDA/Digitaal Vlaanderen zal controleren of je over een protocol beschikt om alle gegevens van verenigingen in Vlaanderen te mogen raadplegen. MAGDA/Digitaal Vlaanderen zal de afspraken in het protocol te implementeren op de gegevensuitwisseling. Verenigingsregister/Digitaal Vlaanderen is aan zet om protocol of machtiging inhoudelijk na te kijken en, voor een protocol, mee te ondertekenen. MAGDA/Digitaal Vlaanderen zal ook nagaan of je de gegevens zal raadplegen conform de finaliteit van de verwerking zoals vermeld in paragraaf 1, eerste lid, 1°; het vereenvoudigen van interacties tussen verenigingen en instanties. Deze finaliteit dekt de verschillende dienstverleningsrelaties die jullie met verenigingen hebben (bv. subsidies, erkenningen, etc.). |
Normaal gezien moet er een protocol afgesloten worden tussen Digitaal Vlaanderen en elk lokaal bestuur/elke Vlaamse overheid. Het gewijzigde eGov-decreet voorziet een uitzondering op art. 8 van hetzelfde decreet waardoor er geen protocol nodig is voor het raadplegen van het Verenigingsregister wanneer je ook gegevens aanlevert en dus als gegevensinitiator aansluit.
| Info |
|---|
Als gegevensinitiator aansluiten, betekent dat je ook gegevens zal aanpassen in het register en/of een eerste migratie zal doen van reeds bestaande verenigingen in eigen systemen. Typisch denken we hier aan lokale besturen, maar ook Vlaamse overheidsinstellingen kunnen aansluiten als gegevensinitiator. |
Wanneer je enkel gegevens raadpleegt via MAGDA, zal er wel nog een protocol voorzien moeten worden tussen Digitaal Vlaanderen en de instantie die de verenigingsgegevens, inclusief de vertegenwoordigers, wil raadplegen. In de toekomst zal het mogelijk zijn een machtiging te krijgen van het Vlaams machtigingscomité.
Registreren verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden die in het kader van hun dienstverlening t.a.v. verenigingen data gegevens verkrijgen, deze moeten registreren in het verenigingsregister, opdat andere overheden deze vervolgens kunnen hergebruiken. Hiermee sluiten zij aan als gegevensinitiator.
...
nemen Vlaamse en lokale overheden de rol van gegevensinitiator op.
| Info |
|---|
Als gegevensinitiator aansluiten, betekent dat je ook gegevens zal aanpassen in het register al dan niet gekoppeld aan een eerste migratie van reeds bestaande verenigingen in eigen systemen. Zoals vermeld in het decreet: “Instanties werken mee in aan de aanmaak en actualisering van het verenigingsregister en waken erover dat de gegevens bij hen gekend, ingevolge hun dienstverlening of werking, op accurate wijze kunnen opgenomen worden in het register.” Hiermee doelen we op instanties die nu al verenigingsgegevens verwerken, voor eigen doeleinde, en dit doeleinde inzetten voor de registratie van de gegevens in het register. Op die manier vermijdt het register bijkomende registratieverplichtingen voor verenigingen. |
...
Het decreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, stelt jullie dus in staat om het rijksregisternummer te verwerken. Dat betekent dat gegevensinitiatoren het mandaat hebben om bij registratie van een vereniging, de vertegenwoordigende leden te registreren met hun RRNR.
| Note |
|---|
Het decreet geeft je geen machtiging voor toegang tot het rijksregister, ook niet als je gegevens registreert in het register als gegevensinitiator. Als gegevensinitiator zal je de verkregen gegevens ook willen raadplegen en daarvoor is wel een machtiging nodig. Bijgevolg adviseren wij dat je ook als initiator over een machtiging voor toegang tot het rijksregister beschikt. |
Steden en gemeenten hebben een algemene machtiging voor toegang tot het Rijksregister. Deze kan gebruikt worden om vertegenwoordigers op te zoeken (RRNR, naam en voornaam) in functie van de registratie van de gegevens in het register. Het gebruik moet wel officieel bekrachtigd worden binnen het bestuur. Het Verenigingsregister zal sowieso de binnenkomende gegevens valideren door in het rijksregister na te gaan of het nummer klopt, wat de naam en voornaam is en of de persoon niet overleden is.
Instanties die momenteel nog niet over een machtiging beschikken, zullen deze moeten aanvragen bij het Rijksregister. Digitaal Vlaanderen kan hierin adviseren en ondersteunen. De machtiging heeft betrekking op een heel beperkt aantal gegevens, met name de naam en voornaam uit het Rijksregister. Rechtstreekse toegang tot het Rijksregister is niet nodig als gegevensinitiator, maar is nodig om de naam en de voornaam van de vertegenwoordigers in het Verenigingsregister te kunnen raadplegen.
...
Verantwoordelijkheden verwerken persoonsgegevens (AVG)
De verwerking van verenigingsgegevens is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zowel Digitaal Vlaanderen als de instanties die gegevens registreren, moeten de betrokkene informeren en waarborgen dat de betrokkene zijn rechten kan uitoefenen.
Zowel Digitaal Vlaanderen, als de instantie die gegevens registreren in het register zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten waarbinnen zij gegevens doorgeven aan het Verenigingsregister. Zowel Digitaal Vlaanderen als de instanties moeten voldoen aan de AVG-bepalingen.
De voorlopige algemene privacy verklaring van Digitaal Vlaanderen, waarbinnen ook vermelding wordt gemaakt van het Verenigingsregister: https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/over-ons/gegevensverwerking-en-uitwisseling
Verwerkingsregister aanvullen
Deze verwerking zal opgenomen moeten worden in het verwerkingsregister van Digitaal Vlaanderen alsook in het verwerkingsregister van het lokaal bestuur/overheidsinstantie.
Informeren van de betrokkene
...