De vraag werd gesteld om een duidelijker overzicht te krijgen van wie wat wanneer doet.
Het is nu niet duidelijk hoe de samenhang is, de concepten worden op zich besproken maar een proces flow met een overzicht van alle stappen kan dit verduidelijken.
ACTIE AIV: maakt een proces flow diagram die dit overzicht bevat en plaatst dit op Confluence
ipv herlancering: instelling per organisatie - wat is criterium voor notificatie/update van SSA (bijv. bij uitbreiding zone + 50m² of 200m²)
ACTIE AIV: bekijken in analyse
na deadline moet nog GW gesuggereerd kunnen worden aan piloot, die dan moet valideren/accepteren om op te nemen in synergie (ipv automatisch toe te voegen zoals bij tijdig antwoord gebeurt)
geldigheidsperiode:
na verstrijken deadline worden alle antwoorden gebundeld in een draft-synergie, die door de piloot gevalideerd/geaccepteerd moet worden
timing voor validatie: 3 maanden / 6 maanden / …
welke status moet deze draft-synergie hebben?
ACTIE BWG:te bekijken of timing validatie draft-synergie opgenomen moet worden in juridische werkgroep (en dus evt. in decreet) ipv in GIPOD zelf
Synergie-aanvraag/Synergie/Project - concepten
Els
SLIDE 8
def. synergie
‘synergie’ vervangen door ‘sleufsynergie’
sleufsynergie = ‘groepering van grondwerken in dezelfde sleuf’
werkopdrachten > grondwerken
term kabelbeheerder te breed
rioleringen passen niet in sleuf > op deze manier ‘uitgesloten’ van definitie sleufsynergie
disciplines niet opnemen in definitie, want risico dat later aanpassingen definitie nodig zijn indien disciplines wijzigen
def. synergie-aanvraag
‘synergieaanvraag’ vervangen door ‘sleufsynergieaanvraag’
SLIDE 9
def. project
bevat innames en andere projecten
‘hinder’ vervangen door ‘mobiliteitshinder’ => moest dit in of uit definitie ? , dit wordt uit de definitie gehaald
bevat geen mobiliteitsmaatregelen => definitie aanpassen
opmerking: een synergie is ook project, maar we noemen dit nu sleufsynergie en niet langer ‘een project van het type synergie’
def. samenwerkingsaanvraag
‘samenwerkingsaanvraag’ vervangen door ‘projectaanvraag’
VRAAG: waarom niet 1 type aanvraag, met aanduiding dat er al dan niet een sleuf is?
=> omwille van vaste deadlines bij sleufsynergieaanvraag. Bij projectaanvraag kan deadline vrij gekozen worden.
bij projectaanvraag de mogelijkheid voorzien om aan te geven dat er een sleuf ter beschikking is
SLIDE 11
‘synergieinteressezone’?
aparte zone voorzien om sleufsynergieaanvragen en projectaanvragen te ontvangen? of 1 zone voldoende?
terminologie
sleufsynergie-interessezone en project-interessezone?
samenwerkings(interesse)zone?
SLIDE 14-17
Moet er nog een PA (PROJECTAANVRAAG) uitgestuurd worden (waarop geantwoord moet worden) of mag ineens een project aangemaakt worden (waarbij notificaties voorzien worden)?
beide voorzien, afhankelijk van grootte project
bij kleine werken gemeente: PA lanceren waarop kan geantwoord worden
bij grote werken gemeente: PROJ registreren en CV0 uitnodiging versturen
deadline SSA blijft zoals het was, deadline PA is vrij te kiezen
handig om ‘voetpadvernieuwing’ te kunnen meegeven door gemeente => toevoegen als ‘soort’
VRAAG Aquafin: Als een organisatie reeds een project heeft aangemaakt, en nadien volgen er synergieën. Hoe kunnen we vermijden dat er al zaken op terrein eerder worden uitgevoerd, die dan mogelijks opnieuw opgebroken moeten worden? En dus mogelijke blokkering project door sperperiode? Hoe zotte kosten vermijden door werken uit te voeren die nadien moeten weggenomen worden.
GIPOD zou kunnen aangeven (tonen) dat er al een PA/PROJ aanwezig is op plaats waar je een SSA zou willen lanceren en vice versa
info moet dus vooral gebundeld en ter beschikking gesteld worden
voor sommige zaken zal het logisch zijn dat nuts initiatief neemt, voor andere zal S&G dat moeten doen
Mogelijkheid voorzien om SSA te beantwoorden met project(aanvraag). En omgekeerd: Project(aanvraag) beantwoorden met SSA.
SLIDE 18
Voorbeeld van combinatie riolering + wegeniswerken + evt. nog extra kabels => allemaal in project, met sleufsynergie
SLIDE 19-21
fasering: te bekijken ifv. communicatie (hinder en mobiliteit ; public API)
niet altijd nuttig/nodig voor (grond)werken en evenementen zelf (= technische fasering)
werfzone en hinder moeten gepubliceerd worden ('de werfinformatie')
actie VRN en S&G:nadenken over impliciete vs expliciete fasering, zal pas in een latere versie van GIPOD opgenomen worden,
voor 1 GW kunnen er verschillende aannemers zijn, met elk hun eigen signalisatievergunning, maar dit kan nooit nooit voor dezelfde plek & hetzelfde tijdstip zijn
kan niet goedgekeurd worden omwille van verantwoordelijkheden
moet afgestemd worden, met dan als resultaat 1 signalisatievergunning en ook 1 hoofdverantwoordelijke
we kunnen ervan uitgaan dat slechts 1 sign. vergunnning geldt op 1 tijdstip & plaats
zou handig zijn om bij aanvraag signalisatievergunning te zien dat er al een andere signalisatievergunning is
wat bij groot PROJECT van gemeente, dat je wil opsplitsen? Worden dat fases binnen een project, of een project binnen project?
impliciete fasering lijkt voldoende
soms expliciete fasering nodig, of misschien project binnen project?
fasering wordt nog verder uitgewerkt
Synergie-aanvraag/Synergie/Project - scenario’s
Naomi
SLIDE 28
geen SSA meer lanceren vanuit GW vanaf status ‘concreet gepland’, dus enkel in status ‘voorontwerp’ en ‘niet-concreet gepland’
misschien last minute wel SSA toelaten voor GW in ‘concreet gepland’ (=signalisatievergunning is aangevraagd), maar is dit dan nog een synergie?
SLIDE 29
welke status krijgt een SSA tussen lancering en deadline 1 (15d)?
Actie BWG: status bepalen (bijv: ‘nieuw’, ‘gelanceerd’, ‘wachten op ja/nee’, …)
expliciet aangeven dat het om een SSA gaat (en niet afleiden uit eigenschappen van het GW).
Business Rule: SSA kan enkel vanuit GW en cat 1
Actie VRN: doorgeven vanuit welk GW (subtype en/of soort) nooit een SSA gelanceerd kan worden?
SLIDE 31
verschillende statussen nodig in proces SSA (dus per deadline); automatische overgangen want harde deadlines
welke status krijgt een SSA tussen deadline 1 en deadline 2 (15d + 30d)?
Actie BWG: status bepalen (bijv: ‘in behandeling’, ‘in beantwoording’, ‘wachten op koppeling’, … )
ja, met voorwaarden
antwoord is nuttig om mee te geven (bv. ja, indien ook die discipline A of B meegaat, of ja indien bepaalde timing, … )
doel op einde: duidelijke ja’s of nee, met gekoppeld GW
verplicht in te vullen vrij tekstveld indien ‘ja, met voorwaarden’ geantwoord wordt
SLIDE 32
na deadline 2 (15d + 30d) moet SSA weer andere status krijgen, automatisch
status afhankelijk van antwoorden:
‘afgesloten met gevolg’ => dan volgt de creatie van een draft-synergie met alle gekoppelde GW
‘afgesloten zonder gevolg’ => indien enkel nee of geen gekoppelde GW
SLIDE 33-34
Ander proces gevraagd dan op slides:
Automatische creatie van draft-SYN na deadline 2 (indien minstens 1 gekoppeld GW aan SSA)
SSA krijgt status “afgesloten met gevolg” (zie hoger)
draft-SYN te valideren door piloot (= organisatie die SSA lanceerde)
notificatie nodig
deadline validatie? binnen 3md? 6md?
welke status krijgt deze draft-SYN bij de creatie ervan?
welke status krijgt de draft-SYN na het valideren (dus dan geen draft meer)?
welke status krijgt de draft-SYN indien geen validatie binnen deadline?
voorstel “afgesloten zonder gevolg”
Wie wordt piloot van SYN:
organisatie die SSA lanceerde
moet kunnen overgedragen worden (ook al bij draft-SYN)
Overdracht piloot:
‘nieuwe’ piloot kan aanvragen om piloot te worden + goedkeuring
‘oude’ piloot: kan overdragen naar ‘nieuwe’ piloot + goedkeuring
kan meerdere keren gebeuren
Actie BWG: regels bekijken
SLIDE 37-38
alternatieve flow A2: iedereen ‘nee’ of geen antwoord
na deadline: SSA status “afgesloten zonder gevolg”
er zal wel sperperiode gelden na GW
indien aantal antwoorden ‘JA’, maar geen koppeling GW => notificatie als rappel om GW te koppelen (5d voor deadline 2)
deadlines kunnen niet gewijzigd worden (geen verlenging)
Actie VRN: Te bekijken of dit wenselijk is
indien toch nog iemand geïnteresseerd zou zijn later, kan piloot toch vanuit SSA nog manueel SYN maken
was dit gewenst? soort opnieuw tot leven wekken van SSA?
SLIDE 39-44
alternatieve flow A3: niet behandeld, wegens out of scope voor release sept 2020
SLIDE 45-51
alternatieve flow A4: zie discussie bij slide 5 => flow is dus gewijzigd
SLIDE 52-55
alternatieve flow A5: alle antwoorden ontvangen vóór deadline
deadline 1 = altijd 15d, ook al zijn alle antwoorden binnen
deadline 2 mag wel ingekort worden als iedereen zijn GW heeft gekoppeld
statussen idem als bij happy flow
SLIDE 56-66
scenario B: niet behandeld, wegens out of scope voor release sept 2020
SLIDE 67-78
scenario B: niet behandeld, wegens out of scope voor release sept 2020
SLIDE 79-83
synergieproces: niet behandeld wegens tijdsgebrek, aantal vragen waren al aan bod gekomen
ACTIE AIV: maakt een proces flow diagram die dit overzicht bevat en plaatst dit op Confluence
termijnen sleufsynergieaanvraag: 15-30 KD ipv 14-28 KD
timing voor validatie: 3 maanden / 6 maanden / …