Page Comparison

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

Inzamelen en actualiseren:

• toevoer van nieuwe verenigingen en vertegenwoordigers

• updates aan bestaande verenigingsdata en aanpassen vertegenwoordigers(data)

• stopzetten van verenigingen

• verwijderen van vertegenwoordigers

Bij het inzamelen en actualiseren:

• Validatie van de ingezamelde gegevens. Hiermee doelen we op de betrouwbaarheid van de gegevens. Bijvoorbeeld: deze geregistreerde vereniging is weldegelijk een feitelijke verenging volgens de definities die we hanteren en gedocumenteerd hebben (cf. gebruikershandleiding)

Er bestaan geen “eigen verenigingen per gegevensinitiator”. Iedereen kan dus eender welke gegevens in het register aanpassen.

• Inzameling en validatie worden naar best vermogen uitgevoerd.

• Gegevensinitiatoren tekenen zelf de nodige processen uit om binnen het bestuur tot gevalideerde inzameling te komen

  • De processen achterliggend aan de gegevensinzameling kunnen verschillen per initiator

  • De processen beschrijven welke actoren welke gegevens gaan voorzien (ook indien het bestuur kiest dat de vereniging verwacht wordt zich via het loket te registreren en gegevens bij te werken).

• Gegevensinitiatoren voorzien in ontwikkeling, aankoop of het gebruik van de nodige software voor gevalideerde inwinning. De softwarepakketten worden gekoppeld op de datadiensten (EDIT API’s) aangeboden door het Verenigingsregister via MAGDA

  • De tools kunnen gaan van een eigen beheerapplicatie, tot een CRM-pakket waarin een update van een aantal gegevens kan gebeuren tot het gebruik van het Verenigingsloket waarbij het bestuur de vereniging actief en expliciet naar daar doorverwijst.

Samengevat:

• We centraliseren gegevens (volgens gedeelde definities), maar we centraliseren of uniformiseren geen inwinningsprocessen.

• We werken samen in vertrouwen en maken transparant aan alle partijen wie wat heeft aangepast (zie hieronder).

Gegevensinitiator (of “decentraal beheerder”)

Bronbeheerder

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

• Validatie van de ingezamelde gegevens op

  • formaat

  • scope van het register (bv. toegelaten rechtsvormen)

  • minimale data

  • dubbeldetectie

• Transparantie op de ingezamelde gegevens en verkregen wijzigingen per vereniging (wie, wanneer, wat gewijzigd), raadpleegbaar als “historiek” via MAGDA

• Recurrente monitoring op de aangeleverde gegevens om eventuele inconsistenties pro-actief te detecteren en hierop de nodige acties uit te werken

• Sensibilisering decentraal beheerders en feedback op gegevensbeheer

• Voorzien in tools en processen voor het melden en correct behandelen van fouten op de data

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Gegevensinitiator

Afnemer

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

• Persoonsgegevens verwijderen indien de betrokkene wenst “vergeten te worden”

• Persoonsgegevens anonimiseren na afgesproken bewaartermijnen

• Verenigingen verwijderen bij foutieve aanmaak of bij foutieve toewijzing van het type (afdeling, feitelijke vereniging of VZW)

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Gegevensinitiator

Afnemer

• Organisatie van overleg en afstemming met de gegevensinitiatoren in functie van het uitwisselen van een aantal goede praktijken, het delen van resultaten van kwaliteitsmonitoring, verbeteren van de werking, etc.

• Voorzien in documentatie en opleidingen voor de gegevensinitiatoren om efficiënt en effectief aan gegevensbeheer te kunnen doen.

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Gegevensinitiator

Afnemer

• Gegevens ophalen uit KBO voor verenigingen met rechtspersoonlijkheid, inclusief vertegenwoordigers en het KBO-nummer, en het register synchroniseren met wijzigingen in KBO.

  • Naam en voornaam van vertegenwoordigers van feitelijke verenigingen/afdelingen ophalen uit het Rijksregister en het register synchroniseren met wijzigingen (bij overlijden wordt de vertegenwoordiger ontkoppeld).

• Adressen ophalen uit het adressen- en gebouwenregister en het register synchroniseren met adreswijzigingen.

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Gegevensinitiator

Afnemer

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

• Opzet, hosting en onderhoud databank(en) (technische implementatie datamodel).

• Opzet, hosting en onderhoud datadiensten voor decentraal beheer.

• Opzet, hosting en onderhoud van datadiensten voor raadplegen en hergebruik.

• Opzet en onderhoud integraties met bestaande authentieke bronnen (KBO, RR, GRAR)

• Beveiliging databank en datadiensten.

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Digitaal Vlaanderen als VDI voor de gegevensstroom inclusief vertegenwoordigers

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

• Voorzien in een procedure voor toegang tot de datadiensten.

• Voorzien in een wetgevend kader voor (verplicht) hergebruik.

• Voorzien in semantische en technische interoperabiliteit van de gegevens (gebruik maken van datastandaarden en technische standaarden).

• Voorzien in documentatie en ondersteuning voor onze afnemers om efficiënt en effectief aan de slag te kunnen met onze datadiensten.

• Voorzien in overleg en/of communicatie bij wijzigingen op de raadpleegdiensten.

Digitaal Vlaanderen als bronbeheerder

Digitaal Vlaanderen als VDI voor de gegevensstroom inclusief vertegenwoordigers

Gegevensinitiator

Afnemer

Taak

Verantwoordelijk

Geconsulteerd

Geïnformeerd

• Gegevens raadplegen uit het Verenigingsregister (en deze dus niet opnieuw bevragen bij de vereniging) op een veilige manier.

Gegevensinitiator

Afnemer