[in opbouw]
Het verenigingsregister is decretaal verankerd. Dit brengt rechten en verplichtingen met zich mee, zoals toegelicht in het juridisch kader.
...
| Note |
|---|
MAGDA zal controleren of je over een machtiging Rijksregister beschikken om de naam, voornaam en het rijksregister te mogen raadplegen van vertegenwoordigers uit het Verenigingsregister. |
[onder revisie] Als onderdeel van de aansluiting via MAGDA, zal ook een protocol afgesloten moeten worden tussen Digitaal Vlaanderen en elk lokaal bestuur/elke Vlaamse overheid. Dit is nodig omdat jullie toegang krijgen tot alle in Vlaanderen gekende en geregistreerde verenigingen. Dit is een verruiming t.a.v. van wat jullie momenteel kunnen raadplegen (= de verenigingen die met de eigen overheid in contact treden). Toegang tot alle gegevens is belangrijk omdat verenigingen bij verschillende lokale besturen aankloppen alsook bij lokale en Vlaamse overheden dienstverlening aanvragen. De bedoeling is dan dat de vereniging niet opnieuw dezelfde gegevens moet achterlaten.
Op termijn (nog niet voor 2024) zal gewerkt worden met “algemene protocollen” die afgesloten kunnen worden met verwerkingsverantwoordelijken uit eenzelfde sector die met de uitvoering van dezelfde taken van algemeen belang zijn belast of met de uitvoering van dezelfde verplichtingen die op hen rusten. Een algemeen protocol bevat dezelfde punten als een gewoon protocol. Over het algemeen protocol wordt voorafgaand het advies van het Vlaamse Comité voor de mededeling van persoonsgegevens ingewonnen.
De instanties of organisaties van de betrokken sector kunnen aansluiten op een algemeen protocol na advies van hun functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en mits een bevestiging door de verwerkingsverantwoordelijke van de naleving van de modaliteiten van het algemene protocol. Het algemeen protocol en het overzicht van de aangesloten verwerkingsverwerkingsverantwoordelijken worden op de respectieve websites van de betrokken partijen bekend gemaakt.
Registreren verenigingsgegevens
...
Artikel 8, §1, van de Wet Rijksregister bepaalt dat de machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken, door de minister, bevoegd voor Binnenlandse Zaken, wordt toegekend aan de overheden, instellingen en personen wanneer dit gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van taken van algemeen belang. Er is geen machtiging vereist om het Rijksregisternummer te gebruiken wanneer dit gebruik uitdrukkelijk voorzien is door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie.
Het decreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, stelt jullie dus in staat om het rijksregisternummer te verwerken. Dat betekent dat gegevensinitiatoren het mandaat hebben om bij registratie van een verenging, de vertegenwoordigende leden te registreren met hun RRNR.
...
Artikel 14 van de AVG vereist dat de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene op de hoogte brengt van bepaalde informatie wanneer persoonlijke gegevens worden verzameld bij de betrokkene.
Deze informatie omvat o.a. het volgende:
...
De identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
...
Als instantie zal je dus je bestaande privacyverklaring moeten aanpassen. Hieronder vinden jullie de informatie die nodig is om de aanpassingen te doen.
De doeleinden van de verwerking en de rechtsgrondslag voor de verwerking
Zie art. 4/1, §1 eGovdecreet
De ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonlijke gegevens
Zie art. 4; art. 4/1, §2 en art. 4/3 eGovdecreet
Instanties die gegevens mogen raadplegen:
Externe overheden (artikel I.3, 8°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Vlaamse overheden (artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Lokale overheden (artikel I.3, 5°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018)
Instellingen met publieke taak (artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018) voor zover hun dienstverlening gericht is naar verenigingen
Betrokken koepelorganisaties, zijnde: verenigingen die zich vertakken in afdelingen om redenen van interne operationele werking. Deze organisaties kunnen enkel gegevens van de eigen afdelingen raadplegen.
De bewaartermijn van de persoonlijke gegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om deze termijn te bepalen
Het bestaan van bepaalde rechten van de betrokkene met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens (zie hieronder)
- Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
De bewaartermijnen kunnen (op termijn) worden geraadpleegd in de selectieregels, opgenomen in het serieregister.
Rechten van de betrokkene
...