[in opbouw]
Het verenigingsregister is decretaal verankerd. Dit brengt rechten en verplichtingen met zich mee, zoals kort toegelicht in het juridisch kader.
...
| Note |
|---|
MAGDA zal controleren of je over een machtiging Rijksregister beschikken om de naam, voornaam en het rijksregister te mogen raadplegen van vertegenwoordigers uit het Verenigingsregister. |
[onder revisie] Als onderdeel van de aansluiting via MAGDA, zal ook een protocol afgesloten moeten worden tussen Digitaal Vlaanderen en elk lokaal bestuur/elke Vlaamse overheid. Dit is nodig omdat jullie toegang krijgen tot alle in Vlaanderen gekende en geregistreerde verenigingen. Dit is een verruiming t.a.v. van wat jullie momenteel kunnen raadplegen (= de verenigingen die met de eigen overheid in contact treden). Toegang tot alle gegevens is belangrijk omdat verenigingen bij verschillende lokale besturen aankloppen alsook bij lokale en Vlaamse overheden dienstverlening aanvragen. De bedoeling is dan dat de vereniging niet opnieuw dezelfde gegevens moet achterlaten.
Op termijn (nog niet voor 2024) zal gewerkt worden met “algemene protocollen” die afgesloten kunnen worden met verwerkingsverantwoordelijken uit eenzelfde sector die met de uitvoering van dezelfde taken van algemeen belang zijn belast of met de uitvoering van dezelfde verplichtingen die op hen rusten. Een algemeen protocol bevat dezelfde punten als een gewoon protocol. Over het algemeen protocol wordt voorafgaand het advies van het Vlaamse Comité voor de mededeling van persoonsgegevens ingewonnen.
De instanties of organisaties van de betrokken sector kunnen aansluiten op een algemeen protocol na advies van hun functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en mits een bevestiging door de verwerkingsverantwoordelijke van de naleving van de modaliteiten van het algemene protocol. Het algemeen protocol en het overzicht van de aangesloten verwerkingsverwerkingsverantwoordelijken worden op de respectieve websites van de betrokken partijen bekend gemaakt.
Registreren verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden die in het kader van hun dienstverlening t.a.v. verenigingen data verkrijgen, deze moeten registreren in het verenigingsregister, opdat andere overheden deze vervolgens kunnen hergebruiken.
| Info |
|---|
...
Zoals vermeld in het decreet: “Instanties werken mee in aan de aanmaak en actualisering van het verenigingsregister en waken erover dat de gegevens bij hen gekend, ingevolge hun dienstverlening of werking, op accurate wijze kunnen opgenomen worden in het register.” |
Registreren vertegenwoordigers
Artikel 8, §1, van de Wet Rijksregister bepaalt dat de machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken, door de minister, bevoegd voor Binnenlandse Zaken, wordt toegekend aan de overheden, instellingen en personen wanneer dit gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van taken van algemeen belang. Er is geen machtiging vereist om het Rijksregisternummer te gebruiken wanneer dit gebruik uitdrukkelijk voorzien is door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie.
Het decreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, stelt jullie dus in staat om het rijksregisternummer te verwerken. Dat betekent dat jullie gegevensinitiatoren het mandaat hebben om bij registratie van een verenging, de vertegenwoordigende leden te registreren met hun RRNR.
...
Steden en gemeenten hebben een algemene machtiging voor toegang tot het Rijksregister. Deze kan gebruikt worden om vertegenwoordigers op te zoeken (RRNR, naam en voornaam) in functie van de registratie van de gegevens in het register. Het gebruik moet wel officieel bekrachtigd worden binnen het bestuur. Het Verenigingsregister zal sowieso de binnenkomende gegevens valideren door in het rijksregister na te gaan of het nummer klopt, wat de naam en voornaam is en of de persoon niet overleden is.
Instanties die momenteel nog niet over een machtiging beschikken, zullen deze moeten aanvragen bij het Rijksregister. Digitaal Vlaanderen kan hierin adviseren en ondersteunen. De machtiging heeft betrekking op een heel beperkt aantal gegevens, met name de naam en voornaam uit het Rijksregister. Rechtstreekse toegang tot het Rijksregister is niet nodig als gegevensinitiator, maar is nodig om de naam en de voornaam van de vertegenwoordigers in het Verenigingsregister te kunnen raadplegen.
Verwerken verenigingsgegevens
...
Zowel Digitaal Vlaanderen, als de instantie die gegevens registreren in het register zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten waarbinnen zij gegevens doorgeven aan het Verenigingsregister. Zowel Digitaal Vlaanderen als de instanties moeten voldoen aan de AVG-bepalingen.
Informeren van de betrokkene
...