[in opbouw]
Het verenigingsregister is decretaal verankerd. Dit brengt rechten en verplichtingen met zich mee, zoals kort toegelicht in het juridisch kader.
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
Raadplegen verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden gegevens uit het register moeten hergebruiken i.p.v. deze opnieuw te bevragen aan de vereniging. Hiermee ontzorgen wij de vereniging en zijn dienstverleningsaanvragen gemakkelijker en efficiënter.
Voor hergebruik hebben jullie toegang nodig tot het verenigingsregister. Deze toegang verloopt via MAGDA (zie ook technische aansluiting). Via MAGDA kunnen alle gegevens uit het register geraadpleegd worden. Je krijgt dus zicht op alle verenigingen in Vlaanderen, inclusief de vertegenwoordigers en hun naam, voornaam en rijksregisternummer uit het rijksregister.
| Note |
|---|
MAGDA zal controleren of je over een machtiging Rijksregister beschikken om de naam, voornaam en het rijksregister te mogen raadplegen van vertegenwoordigers |
...
uit het Verenigingsregister. |
[onder revisie] Als onderdeel van de aansluiting via MAGDA, zal ook een protocol afgesloten moeten worden tussen Digitaal Vlaanderen en elk lokaal bestuur/elke Vlaamse overheid. Dit is nodig omdat jullie toegang krijgen tot alle in Vlaanderen gekende en geregistreerde verenigingen. Dit is een verruiming t.a.v. van wat jullie momenteel kunnen raadplegen (= de verenigingen die met de eigen overheid in contact treden). Toegang tot alle gegevens is belangrijk omdat verenigingen bij verschillende lokale besturen aankloppen alsook bij lokale en Vlaamse overheden dienstverlening aanvragen. De bedoeling is dan dat de vereniging niet opnieuw dezelfde gegevens moet achterlaten.
Op termijn (nog niet voor 2024) zal gewerkt worden met “algemene protocollen” die afgesloten kunnen worden met verwerkingsverantwoordelijken uit eenzelfde sector die met de uitvoering van dezelfde taken van algemeen belang zijn belast of met de uitvoering van dezelfde verplichtingen die op hen rusten. Een algemeen protocol bevat dezelfde punten als een gewoon protocol. Over het algemeen protocol wordt voorafgaand het advies van het Vlaamse Comité voor de mededeling van persoonsgegevens ingewonnen.
De instanties of organisaties van de betrokken sector kunnen aansluiten op een algemeen protocol na advies van hun functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en mits een bevestiging door de verwerkingsverantwoordelijke van de naleving van de modaliteiten van het algemene protocol. Het algemeen protocol en het overzicht van de aangesloten verwerkingsverwerkingsverantwoordelijken worden op de respectieve websites van de betrokken partijen bekend gemaakt.
Registreren verenigingsgegevens
Het decreet stelt dat Vlaamse en lokale overheden die in het kader van hun dienstverlening t.a.v. verenigingen data verkrijgen, deze moeten registreren in het verenigingsregister, opdat andere overheden deze vervolgens kunnen hergebruiken.
| Info |
|---|
De instanties die gegevensinitiator zijn, raadplegen in eerste instantie de gegevens, vermeld in artikel 4/1 van dit decreet, die ze nodig hebben voor de uitvoering van de taken van algemeen belang waarmee ze zijn belast of voor de uitvoering van de verplichtingen die op hen rusten, en die bij hen beschikbaar zijn in een gegevensbron waarvan het beheer van de gegevens overeenkomstig artikel 6/1 van het decreet van 13 juli 2012 houdende de oprichting en organisatie van een Vlaamse dienstenintegrator aan hen zijn toevertrouwd. Als de voormelde gegevens niet beschikbaar zijn bij de betreffende instantie, vraagt de instantie in kwestie, via de tussenkomst van de Vlaamse dienstenintegrator, vermeld in artikel 3, §1, van het decreet van 13 juli 2012 houdende de oprichting en organisatie van een Vlaamse dienstenintegrator, de gegevens op bij het verenigingsregister, vermeld in artikel 4 van dit decreet. De Vlaamse Regering legt daarbij per gegeven en per instantie of groep van instanties een tijdschema vast na advies van het stuurorgaan.
Registreren vertegenwoordigers
Artikel 8, §1, van de Wet Rijksregister bepaalt dat de machtiging om het Rijksregisternummer te gebruiken, door de minister, bevoegd voor Binnenlandse Zaken, wordt toegekend aan de overheden, instellingen en personen wanneer dit gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van taken van algemeen belang. Er is geen machtiging vereist om het Rijksregisternummer te gebruiken wanneer dit gebruik uitdrukkelijk voorzien is door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Het decreet, als rechtsgrond voor het verenigingsregister, stelt jullie dus in staat om het rijksregisternummer te verwerken. Dat betekent dat jullie het mandaat hebben om bij registratie van een verenging, de vertegenwoordigende leden te registreren met hun RRNR.
| Note |
|---|
Het decreet geeft |
...
je geen machtiging voor toegang tot het rijksregister, ook niet als je gegevens registreert in het register als gegevensinitiator. |
...
Als gegevensinitiator zal je de verkregen gegevens ook willen raadplegen en daarvoor is wel een machtiging nodig. Bijgevolg adviseren wij dat je ook als initiator over een machtiging voor toegang tot het rijksregister beschikt. |
Steden en gemeenten hebben een algemene machtiging voor toegang tot het Rijksregister. Deze kan gebruikt worden om vertegenwoordigers op te zoeken (RRNR, naam en voornaam) in functie van de registratie van de gegevens in het register. Het gebruik moet wel officieel bekrachtigd worden binnen het bestuur. Het Verenigingsregister zal sowieso de binnenkomende gegevens valideren door in het rijksregister na te gaan of het nummer klopt, wat de naam en voornaam is en of de persoon niet overleden is.
Instanties die momenteel nog niet over een machtiging beschikken
Verwerken verenigingsgegevens
De verwerking van verenigingsgegevens is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zowel Digitaal Vlaanderen als Vlaamse en lokale overheden de instanties die gegevens registreren, moeten de betrokkene informeren en waarborgen dat de betrokkene zijn rechten kan uitoefenen.
Zowel Digitaal Vlaanderen zal voorzien in de informatie (bv. doeleinden, ontvangers, of uitzonderlingen op bepaalde rechten) opdat Vlaamse en lokale overheden op een correctie en eenduidige manier de vereniging kunnen informeren., als de instantie die gegevens registreren in het register zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten waarbinnen zij gegevens doorgeven aan het Verenigingsregister.
Informeren van de betrokkene
Artikel 14 van de AVG vereist dat de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene op de hoogte brengt van bepaalde informatie wanneer persoonlijke gegevens worden verzameld bij de betrokkene.
...
De identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
De doeleinden van de verwerking en de rechtsgrondslag voor de verwerking
De ontvangers of categorieën ontvangers van de persoonlijke gegevens
De bewaartermijn van de persoonlijke gegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om deze termijn te bepalen
Het bestaan van bepaalde rechten van de betrokkene met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens (zie hieronder)
Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Rechten van de betrokkene
De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) geeft individuen verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonlijke gegevens :(artikels 15-22 AVG)
Recht op toegang
...
Recht op rectificatie: het recht om onnauwkeurige of onvolledige persoonlijke gegevens te corrigeren.
...
Recht op vergetelheid: het recht om persoonlijke gegevens te laten verwijderen als deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
...
Recht op beperking van de verwerking: het recht om de verwerking van persoonlijke gegevens te beperken in bepaalde omstandigheden.
...
Recht op dataportabiliteit: het recht om persoonlijke gegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.
Het recht op dataportabiliteit is niet van toepassing op gegevensverwerking die wordt uitgevoerd in het algemeen belang (zoals hier het geval is).
...
Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens in bepaalde omstandigheden.
Recht recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering.
...
(15)
De betrokkene kan inzage krijgen in zijn gegevens via het Verenigingsloket. Daar kan hij/zij zich aanmelden en de gegevens betrekking op de eigen vereniging te zien krijgen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevensinitiatoren om zijn/haar persoonsgegevens op te vragen.
Recht op rectificatie (16)
De betrokkene kan via het Verenigingsloket gegevens van zijn/haar vereniging wijzigen.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevenisinitiatoren vragen om wijzigingen door te voeren. Voor elk gegeven kan de betrokkene raadplegen welke instantie die gegeven heeft aangemaakt en zich bij de betrokken instantie wenden voor aanpassing.
Recht op verwijderen (17)
De betrokkene kan persoonlijke gegevens verwijderen via het Verenigingsloket.
De betrokkene kan eveneens bij Digitaal Vlaanderen (via privacy.digitaal@vlaanderen.be) of de gegevensinitiatoren vragen op zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking (18)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be
Recht op overdraagbaarheid (20)
Niet van toepassing (wegens gegevensverwerking uitgevoerd in het algemeen belang).
Recht van bezwaar (21)
Via vraag op mail naar privacy.digitaal@vlaanderen.be
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (zoals profiling) (22)
Er is geen geautomatiseerde besluitvorming.