Wie kan een bulk-aanpassing aanvragen?

Lokale beheerders van de Vlaamse overheid kunnen een bulk-aanpassing aanvragen als zij grote aantallen gegevens willen wijzigen. Kleine aantallen of lokale beheerders die niet- Vlaamse overheid zijn, gebruiken de self-service in het Gebruikersbeheer.

Wil je binnen de Vlaamse overheid toch een bulk-aanpassing aanvragen, maar ben je geen lokale beheerder? Dan vraag je eerst toestemming aan de verantwoordelijke lokale beheerder(s), die je daarna meestuurt naar het Gebruikersbeheer.

Je kan dit aanvragen voor de volgende drie situaties:

Kies nu het juiste stappenplan!

Kies één of meerdere van de onderstaande stappenplannen om je bulk-aanvraag voor te bereiden en te versturen.

1. Stuur een mail naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be om een bulk-aanpassing aan te vragen.

   Vermeld in jouw aanvraag zeker volgende gegevens:
   
   - welke bulk-aanpassing je wilt aanvragen: A. Verlengen, verwijderen of aanpassen van gebruikersrechten (en contexten)
   - indien verlengen: de gewenste einddatum (beperkt tot de maximumduur, enddate = MAX afhankelijk van het recht en de einddatum van de werkrelatie)
   - indien verwijderen: de gewenste einddatum
   - indien aanpassing contexten: welke context er moet toegevoegd of verwijderd worden
   
   Nadien ontvang je een bevestigingsmail met jouw ticketnummer (voorbeeld: INC0012345)
   
   
2. Meld je nu aan op https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be.
   
   
3. Kies op de hoofdpagina de knop 'Toekenning opzoeken'.
   
   
   
   

4. Selecteer de organisatie (1) en vervolgens het gebruikersrecht (2) dat je wil verlengen en klik op 'Zoek'.
   Je kan hier ook kiezen om enkel de gebruikersrechten met een bepaalde context (3) (rol/maatregel) te selecteren.

   
   
   
   

5. Onderaan de resultatenlijst klik je op de knop 'Download als Bulkupload CSV bestand'.
   
   
   
   

6. Open het bestand en zet de tekst nu om naar kolommen, zodat het bestand overzichtelijk is.

   Info

   Raadpleeg hiervoor deze video of voer direct onderstaande stappen uit. Selecteer kolom A met de tekst die u wilt splitsen. Selecteer gegevens ==> tekst naar kolommen. Selecteer in de wizard Tekst naar kolommen de opties GESCHEIDEN == gescheiden > Volgende. Selecteer KOMMA komma als Scheidingsteken. In het venster Voorbeeld van gegevens ziet u een voorbeeld van de gegevens zoals de gegevens eruit gaan zien. Selecteer Volgende. Selecteer Voltooien.

   
   

   
   

7. Ga nu aan de slag om het bestand te bewerken.
   
   

   Warning

   Het bewerkte bestand moet steeds de gewenste toestand weergeven. De aanpassingen die je nu doorvoert zullen zo opgeladen worden in het Gebruikersbeheer. De velden die je hier kan aanpassen zijn dezelfde als bij een manuele toekenning van een gebruikersrecht. Raadpleeg onderstaand de toelichting van de verschillende velden. LET OP! Per aangevraagd recht dient u een apart tabblad aan te maken in Excel. Velden met een rode kleur zijn steeds verplicht in te vullen. Alle andere velden zijn optioneel.

   Info

   Uitleg bij de velden in het CSV bestand veldnaam uitleg voorbeeld 1) command TER INFO - NIET AANPASSEN! te volgen commando voor onze systeembeheerders CreateOrUpdate 2) void unieke ID van een gebruiker 4addd49c-7fa5-4a0b-b343-11fe31b01f0a 3) organisationcode unieke ID van een organisatie / OVO-code indien Vlaamse Overheid OVO002949 4) entitlement technische naam van het gebruikersrecht HFB_SigningHub_GID_CompEnt_Gebruiker_New 5) startDate startdatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht 17/08/2021 6) endDate einddatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht 17/08/2025 7) master het recht staat 'master' voor deze organisatie TRUE/FALSE 8) Categorie TER INFO - NIET AANPASSEN! type van de werkrelatie / interne of externe medewerker Vlaamse Overheid Ambtenaar OF Externe medewerker van de Vlaamse Overheid (niet-ambtenaar) OF Occasionele medewerker van de Vlaamse overheid 9) Gebruikerstype TER INFO - NIET AANPASSEN! type van de account van de gebruiker  Normale accounts OF Geprivilegieerde accounts 10) context geselecteerde context (rol/maatregel) onder het gebruikersrecht / indien meerdere contexten worden deze gescheiden door een 'pipe' ( | ) BEHEERDER|ONDERTEKENAAR

8. Hernoem het gedownloade CSV bestand en sla het op als een Excel Workbook. Als nieuwe naam kies je jouw ticketnummer (zie stap 1).
   Beveilig het bestand met een wachtwoord. Hier vind je een handleiding.
   
   
9. Stuur het beveiligde Excel -bestand door via antwoord op jouw bevestigingsmail (zie stap 1).
10. Het wachtwoord verstuur je per SMS naar +32492153014. 
    
    Voorbeeld: 'Wachtwoord: xxxxxxxx  voor ticketnummer INC...... en jouw naam xxxx xxxx'
    
    
11. Je wordt via jouw ticket verder op de hoogte gebracht van de verwerking van jouw bulk-aanpassing.

1. Stuur een mail naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be om een bulk-aanpassing aan te vragen.
   Vermeld in jouw aanvraag zeker volgende gegevens:
   
   - welke bulk-aanpassing je wilt aanvragen: B. Verlengen, verwijderen of aanpassen (telefoonnummer, e-mailadres, ...) van werkrelaties
   - indien verlengen: de gewenste einddatum 
   - indien verwijderen: de gewenste einddatum
   - indien aanpassing van gegevens onder de werkrelatie moeten op zijn minst de verplichte velden ingevuld worden (zie hieronder)
   
   Nadien ontvang je een bevestigingsmail met jouw ticketnummer (voorbeeld: INC0012345)
   
   
2. Meld je aan op https://gebruikersbeheer.vlaanderen.be.
   
   
3. Kies op de hoofdpagina de knop 'Zoek werkrelatie'.
   
   
   
   

4. Selecteer de organisatie (1).
   Andere opties om te filteren zijn categorie (2), gebruikerstype (3) en begin- en einddatum van de werkrelatie.

   
       
   
   

5. Onderaan de resultatenlijst klik je op de knop 'Download als Bulkupload CSV bestand'.
   
   
   
   

6. Ga nu aan de slag om het bestand te bewerken. Eerst moet je de data omzetten in kolommen. Hier vind je een handleiding.
   
   

   Warning
   Het bewerkte bestand moet steeds de gewenste toestand weergeven. De aanpassingen die je nu doorvoert zullen zo opgeladen worden in het Gebruikersbeheer. De velden die je hier kan aanpassen zijn dezelfde als bij een manuele aanmaak van een werkrelatie. Velden met een rode kleur zijn steeds verplicht in te vullen. Alle andere velden zijn optioneel.

   Info

   Verplichte velden voor de werkrelatie: veldnaam uitleg voorbeeld void unieke ID van een gebruiker 4addd49c-7fa5-4a0b-b343-11fe31b01f0a organisationcode unieke ID van een organisatie / OVO-code indien Vlaamse Overheid OVO002949 startDate startdatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht 17/08/2021 endDate einddatum voor de geldigheid van het gebruikersrecht 17/08/2025 Categorie type van de werkrelatie / interne of externe medewerker Vlaamse Overheid Ambtenaar OF Externe medewerker van de Vlaamse Overheid (niet-ambtenaar) Gebruikerstype type van de account van de gebruiker  Normale accounts OF Geprivilegieerde accounts emailAddress uniek e-mailadres van de gebruiker, geen generiek e-mailadres voornaam.familienaam@vlaanderen.be telephoneNumber Internationaal formaat en alle cijfers aan elkaar zonder spatie. +3212345678 internalResponsiblePerson Interne leidinggevende -  verplicht voor externe medewerkers Voornaam Familienaam leadingPerson Interne leidinggevende -  verplicht voor interne mederwerker Voornaam Familienaam

7. Hernoem het gedownloade CSV bestand en sla het op als een Excel Workbook. Als nieuwe naam kies je jouw ticketnummer (zie stap 1).
   Beveilig het bestand met een wachtwoord. Hier vind je een handleiding.
   
   
8. Stuur het beveiligde Excel -bestand door via antwoord op jouw bevestigingsmail (zie stap 1).
9. Het wachtwoord verstuur je per SMS naar +32492153014. 
   
   Voorbeeld: 'Wachtwoord: xxxxxxxx  voor ticketnummer INC...... en jouw naam xxxx xxxx'
   
   
10. Je wordt via jouw ticket verder op de hoogte gebracht van de verwerking van jouw bulk-aanpassing.

Nieuwe gebruikers kunt u laten toevoegen op basis van het rijksregister- of bisnummer. 

1. Stuur een mail naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be om een bulk-upload aan te vragen.
   Vermeld in jouw aanvraag zeker volgende gegevens:
   
   - het aantal gebruikers dat je wil aanmaken
   - de organisatie voor de werkrelatie
   - het gebruikersrecht en de context die je wenst toe te kennen
   
   Nadien ontvang je een bevestigingsmail met jouw ticketnummer (voorbeeld: INC0012345)
   
   

2. Maak een bestand voor bulkupload.
   
   Gebruik hiervoor deze template.
   
   Gebruikers
   In kolom A zet je het rijksregister- of bisnummer. Gebruik enkel cijfers (geen spaties, koppelteken of punt).
   In kolom B zet je steeds TRUE.
   
   Werkrelatie
   In kolom A kan je het identificatienummer uit werkblad 1 pasten.
   Kolommen B tot en met H zijn verplichte velden.
   Kolommen P tot en met AH zijn optioneel.
   
   

   Warning
   Voor elke werkrelatie met een andere organisatie moet een apart werkblad aangemaakt worden (copy/paste). Indien er bijkomende velden dienen toegevoegd te worden, vind je deze in het werkblad werkrelatie vanaf kolom P. Deze mag je gewoon toevoegen na de kolom enddate (dus vanaf kolom I ).

   
   Gebruikersrecht
   In kolom A kan je het identificatienummer uit werkblad 1 pasten.
   In kolom B plak je de organisatiecode die je via e-mail ontving (zie stap 1).
   In kolom C plak je de technische naam van het gebruikersrecht.
   In kolom D de technische naam van de contextwaarde.
   In kolommen E en F de gewenste start- en einddatum van de toekenning.
   
   

   Warning
   Voor elk gebruikersrecht moet een apart werkblad aangemaakt worden (copy/paste). Indien er meerdere contexten aan 1 persoon dienen toegekend te worden wordt dit aangeduid met een pipe/verticale streep (|) tussen de contexten

3. Hernoem het gedownloade CSV bestand en sla het op als een Excel Workbook. Als nieuwe naam kies je jouw ticketnummer (zie stap 1).
   Beveilig het bestand met een wachtwoord. Hier vind je een handleiding.
   
   
4. Stuur het beveiligde Excel -bestand door via antwoord op jouw bevestigingsmail (zie stap 1).
   Het wachtwoord verstuur je per SMS naar +32492153014.
   
   Voorbeeld: 'Wachtwoord: xxxxxxxx  voor ticketnummer INC...... en jouw naam xxxx xxxx'
   
   
5. Je wordt via jouw ticket verder op de hoogte gebracht van de verwerking van jouw bulk-aanpassing.

Wanneer wordt de bulk-aanpassing uitgevoerd?

Afhankelijk van de capaciteitsmogelijkheden wordt er nadat de aanvraag is ingediend een voorstel gegeven van planning om de bulk-aanpassing uit te voeren. Het Gebruikersbeheer heeft beperkte capaciteitsverwerking waarbij geplande periodieke acties voorrang hebben.

Zorg er dus zeker voor dat je de bulk-upload ruim op voorhand aanvraagt om de gewenste planning te bekomen. 

Denk er ook aan dat je het bulk-bestand kloppend hebt aangeleverd, anders dient de planning van uitvoering opgeschoven te worden totdat het bulk-bestand kloppend is om te kunnen verwerken.

Vraag je een bulk-aanpassing aan als onderdeel van een integratietraject?

Zorg dan eerst dat het nieuwe gebruikersrecht getest is, je zeker bent dat de vereiste organisaties toegang hebben tot het recht en personen die het recht moeten ontvangen ook gekend zijn in het Gebruikersbeheer voordat je de bulk-aanpassing aanvraagt. Indien één of meerdere van deze zaken niet in orde zijn, zal de bulk-aanpassing opnieuw gepland moeten worden.

Voor vragen over een bulk-aanpassing tijdens een lopend integratietraject met het Toegangsbeheer (ACM) en het Gebruikersbeheer (IDM) kan je ook terecht bij je integrator via integraties@vlaanderen.be.