Informatie voor de Hoofd Lokale Beheerder

Wat doet een lokale beheerder?

In het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid heeft elke entiteit of organisatie een eigen lokale beheerder. Deze heeft de verantwoordelijkheid voor zijn of haar organisatie de gebruikers en hun gebruikersrechten te beheren, denk hierbij aan: gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen of terug verwijderen, het beheren van paswoorden en de looptijd van gebruikersrechten aanpassen.

Het gebruikersbeheer geeft je dus de mogelijkheid om op te volgen welke medewerkers over welke gebruikersrechten beschikken voor die organisaties waarvoor je aangeduid bent als lokale beheerder

Wat is het verschil tussen de lokale beheerders per doelgroep?

Het Gebruikersbeheer is verdeeld is in vier afzonderlijke doelgroepen gebaseerd op het type organisatie. In elke doelgroep worden dus verschillende typen organisaties beheert. Toepassingsverantwoordelijken kunnen zo bepalen of rechten wel of niet beschikbaar mogen zijn voor de betreffende doelgroep.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende doelgroepen:

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID): organisaties die direct vallen onder de administratieve diensten van de Vlaamse overheid (of het gemeenschappelijke ICT-dienstverleningsaanbod)
• Lokale besturen (LB): alle besturen op lokaal niveau, denk onderanderen aan gemeenten en provincies
• Onderwijs en vorming (OV): alle onderwijs- en vormingsinstellingen
• Economische actoren (EA): ondernemingen en niet-publieke organisaties

Het verschil tussen de lokale beheerders in de vier doelgroepen zit in de organisatiestructuur van de verschillende typen organisatie. De hoofdverantwoordelijke van de organisatie moet de lokale beheerder eenmalig de verantwoordelijkheid van het beheer delegeren en dat is per doelgroep dus anders geregeld. 

Hoe word je lokale beheerder?

Het aanduiden van de lokale beheerder dient gedaan te worden door de hoofdverantwoordelijke van de organisatie, waarvoor de procedure verschilt per doelgroep, die je onderstaand terugvindt.

• Entiteiten van de Vlaamse overheid(Vo-GID): vul dit registratieformulier in ondertekend door de administrateur generaal (Vo) of wettelijke vertegenwoordige (GID) en stuur het na veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be 
• Onderwijs en vorming (OV): dit wordt centraal beheert door de edison helpdesk. Neem voor de registratie als lokale beheerder, contact op met de Edison Helpdesk en vergeet zeker niet de je mailadres te registeren via: helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be(link stuurt een e-mail) of 02/553.90.90
• Lokale besturen (LB): zorg er eerst voor dat je organisatie is geregisteerd in het Gebruikersbeheer. Stuur ter controle de details van je organisatie (met een wegwijslink) door naar veiligheidsbouwstenen@vlaanderen.be. Pas als de registratie is bevestigd, kan je aanmelden volgens de onderstaande procedure voor 'Economische actoren (EA).
• Economische actoren (EA): de wettelijke vertegenwoordiger van je organisatie, dient zich via het Beheer der Toegangsbeheerders te registreren.
  • Deze handleiding over deze registratieprocedure kan je daarbij helpen. 
  • Voor problemen met deze registratieprocedure kan je terecht bij het contactcenter van de Sociale Zekerheid. Zij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van deze registratie.
  • Aan de slag met het Gebruikersbeheer: stappenplan voor de ondernemer of de verantwoordelijke van een organisatie

Hoe kennen medewerkers hun lokale beheerder?

• Medewerkers kunnen zelf nagaan of er al een lokaal beheerder is aangesteld. Ga hiervoor naar Mijn Profiel. Medewerkers kunnen daar hun lokale beheerder(s) raadplegen en ook de rechten bekijken waarover zij al beschikken. Voor nieuwe rechten tot een gewenste toepassing nemen de medewerkers contact op met één van de beheerders. Zorg er als lokale beheerder dus voor dat je contactgegevens juist zijn geregistreerd op je je eigen 'recht lokale beheerder' in het Gebruikersbeheer.
• Voor de entiteiten van de Vlaamse overheid en Lokale besturen zijn er ook lijsten beschikbaar met de lokale beheerders op het intranet.

Hoe gebruik ik het Gebruikersbeheer als lokale beheerder?

Als lokale beheerder ben je de verantwoordelijke van de organisatie, die het rechtenbeheer van de medewerkers bewaakt, je zorgt ervoor dat enkel personen die de toegang nodig hebben vanuit hun functie de vereiste rechten toegekend krijgen of weer afgenomen worden bij bijv. ontslag. Twijfel je over het toekennen van rechten dan kan je altijd de leidingevende van de medewerker raadplegen of de hoofdverantwoordelijk van de organisatie. 

Om het beheer te kunnen uitvoeren, neem zeker de onderstaande handleiding door en raadpleeg de instructie filmpjes.

• Handleiding voor de lokale beheerder

• Instructiefilmpjes: 

• •  Een gebruiker toevoegen
  •  Een gebruiker zoeken
  •  Informatie, werkrelatie of rechten aanpassen
  •  Een gebruikersrecht of werkrelatie verwijderen
  •  Rapporten maken over jouw organisatie, gebruikers en rechten
  •  Gebruikers en hun rechten vergelijken en snel aanpassen
• Handleiding voor de HLB
• Overzicht van rechten per doelgroep

Zijn er opleidingen voor lokale beheerders?