Aanleiding en probleemstelling
Behoeften- en omgevingsanalyses, uitgevoerd in aanloop van dit traject, wijzen op een gebrek aan:
de unieke identificatie van feitelijke verenigingen/afdelingen en hun vertegenwoordigende leden en
uitwisseling of integratie tussen de verschillende bestaande databronnen waarin feitelijke verenigingen/afdelingen vandaag worden geregistreerd.
Zowel koepelorganisaties, lokale overheden en Vlaamse overheden hebben, in functie van eigen behoeften en noden, lijsten en/of databanken opgezet met feitelijke verenigingen/afdelingen. Betreft Vlaamse overheden zijn er uitgebouwde databanken binnen het domein Sport, Welzijn en Onderwijs. Het spreekt dan ook voor zich dat de uitbouw van het verenigingsregister zal gebeuren in zeer nauwe samenwerking met de voorgenoemde organisaties.
Belangrijke voortrajecten:
Definitiestudie. Digitale ondersteuning voor vrijwilligers en verenigingen, uitgevoerd door Departement Cultuur, Jeugd en Media in samenwerking met Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2018.
VRD 2 project - identificeren van feitelijke verenigingen Omgevingsanalyse informatie-architectuur feitelijke verenigingen, uitgevoerd door Digitaal Vlaanderen. Opgeleverd in 2021.
Een centraal register met decentraal databeheer
Centrale coördinatie van gegevensregistratie
Digitaal Vlaanderen voorziet in de centrale coördinatie, organisatie en technologische infrastructuur opdat het verenigingsregister op een kwaliteitsvolle en veilige manier gevoed en ontsloten kan worden. Digitaal Vlaanderen registreert echter zelf geen verenigingen in het register.
Vlaanderenbreed is de opzet van een centrale bron kostenverlagend want beheer, beveiliging en onderhoud gebeuren slechts op 1 plaats. Nu gebeurt dat, in meer of mindere mate, door elke overheidsinstelling apart. Dit impliceert echter wel dat overheden maximaal meestappen in dit verhaal.
Volgens het eenmaligheidsprincipe is de eerste registratie bij een overheid ook de enige. Deze registratie resulteert in unieke identificatie in het register. Het eenmaligheidsprincipe betekent ook dat overheidsinstellingen ingeschakeld worden in het decentraal beheer van het register.
Het verenigingsregister zal koppelen met bestaande authentieke bronnen die gegevens in het register reeds uniek identificeren. We denken hierbij in het bijzonder aan KBO (voor verenigingen met rechtspersoonlijkheid), Rijksregister (voor personen) en Adressen- en gebouwenregister (voor locaties waar verenigingen activiteiten organiseren of voor correspondentieadressen).
Decentraal gegevensbeheer
Definitie en insteek
Decentraal beheer is gegevensbeheer verankeren in processen waarbinnen deze gegevens tot stand komen.
Overheden - die in het kader van hun dienstverlening verenigingsgegevens bevragen - bezorgen gegevens aan het verenigingsregister opdat de (feitelijke) vereniging uniek geïdentificeerd kan worden en/of gegevens geactualiseerd kunnen worden zodat andere overheden deze gegevens kunnen hergebruiken. Dit noemen we decentraal gegevensbeheer.
Decentraal gegevensbeheer vertrekt vanuit volgende vragen:
Binnen welke processen komen gegevens tot stand?
Waar “ontstaat” data over verenigingen?
Wie is als eerste op de hoogte van een nieuwe vereniging?
Waar worden gegevens momenteel al bewaard?
Dit zijn belangrijke vragen om duurzaam gegevensbeheer op te zetten en ervoor te zorgen dat het register zo volledig mogelijk is met zo min mogelijk bijkomende registratielasten voor de vereniging.
Voordelen voor de gebruiker
Interacties in het kader van dienstverlening zijn sleutelmomenten om gegevens te valideren en/of te voorzien van een update. Maximaal op deze hefboom inhaken, betekent zeer weinig bijkomende inspanningen voor de vereniging om een vCode te verkrijgen en van de voordelen gebruik te maken.
Decentraal beheer betekent dat overheden samenwerken om verenigingsgegevens te laten doorstromen naar het register. De idee is dat verenigingen ontzorgen een gedeelde verantwoordelijkheid is van ons allemaal. Het is een expliciete vraag van verenigingen om verenigingsgegevens te delen tussen overheden in plaats van deze opnieuw te bevragen.
Verenigingen hoeven niet meer gegevens achter te laten dan strikt nodig voor het verkrijgen van dienstverlening van de overheid. Bovendien moeten zij ook gebruik kunnen maken van bestaande interacties met de overheid, en bijhorende uitwisseling van hun gegevens, om gegevens te updaten.
Voorbeelden van decentrale gegevensbronnen
Authentieke bronnen, zowel Vlaams als Federaal, voorzien in decentraal gegevensbeheer om tot kwaliteitsvolle en volledige gegevens te komen.
Enkele voorbeelden:
De Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED) bevat erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen. AHOVOKS verkrijgt gegevens van Vlaamse overheden (zoals VDAB, AHOVOKS en het vroegere Syntra) om de centraal georganiseerde bron te voeden.
Het Rijksregister is een centraal georganiseerde gegevensbron binnen de Federale overheid (FOD Binnenlandse Zaken). Het bevolkingsregister maakt onderdeel uit van het Rijksregister en wordt gevoed door de steden en gemeenten.
Het CRAB, nu gekend als het adressenregister, startte als centrale gegevensbon, maar werd samen met de erkenning als authentieke bron een decentraal beheerd register. De steden en gemeenten spelen een cruciale rol in het actualiseren van adresgegevens.
De Kruispuntbank Voor Ondernemingen (KBO) is een centraal georganiseerde gegevensbron binnen de FOD Economie die basisgegevens bevat over geregistreerde entiteiten en hun vestigingseenheden. De FOD Justitie treedt op als gegevensbeheerder, met name voor de VZW’s. Acht erkende ondernemingsloketten, opgericht door en onder toezicht van de FOD Economie, staan als gegevensinitiator in voor de registratie van inschrijvingsplichtige ondernemingen.
Het verenigingsloket
Binnen Departement Cultuur, Jeugd en Media wordt het Verenigingsloket opgezet. Het loket laat toe dat verenigingen in Vlaanderen toegang krijgen tot hun gegevens beschikbaar in het register, alsook de mogelijkheid een vereniging te registreren en verenigingsgegevens te wijzigen.
Het Verenigingsloket is een applicatie die communiceert met het verenigingsregister (via webservices) zodat aanpassingen in de centrale databank kunnen geregistreerd worden.
Gezien overheden via het loket eveneens hun dienstverlening t.a.v. de vereniging aanbieden, kunnen geregistreerde gegevens meteen hergebruikt worden in een dienstverleningsaanvraag.
Meer lezen?
Maximale herbruikbaarheid van data
Eenmalige registratie, maximaal hergebruik
Succes is niet (enkel) te meten in het aantal verenigingen in het register. Cruciaal is het hergebruik van de data binnen verschillende applicaties en bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk dat het register kwaliteitsvol voorziet in basisgegevens die in verschillende dienstverleningsprocessen belangrijk zijn. Deze processen zullen bijkomend aanvullende gegevens van de vereniging nodig hebben. Deze zijn niet opgenomen in het register, maar noemen we “lokale verrijking”.
Datahergebruik houdt de data “levend” en is erg belangrijk voor de datakwaliteit. Deze uitdaging delen we met andere basisregisters, Vlaams en federaal. Actief hergebruik zorgt ervoor dat data snel en vaak gereviseerd wordt en mogelijke fouten kunnen terugvloeien zodat gegevens gecorrigeerd kunnen worden.
Voor feitelijke verenigingen in het bijzonder zal datakwaliteit een grote uitdaging vormen.
Streven naar maximale herbruikbaarheid
De opzet van het register is maximaal gericht op de herbruikbaarheid. Onderstaande aspecten zijn kenmerken van een goed data-product, geïnspireerd door Zhamak Dehghani’s boek Data Mesh.
Data is toegankelijk en gedocumenteerd
Doel: Afnemers kunnen snel en gemakkelijk met verenigingsgegevens aan de slag.
Data uit het register is toegankelijk via webservices (REST API’s) en kan rechtstreeks hergebruikt worden in bestaande loket-applicaties, met als voornaamste het Verenigingsloket. Verder kan ook eender welke applicatie (front-end of back-end) aansluiten op onze API’s voor gegevensregistratie en hergebruik.
De webservices zijn beschreven en gedocumenteerd, vindbaar via MAGDA en/of andere datavindplaatsen in Vlaanderen.
Data is interoperabel
Doel: Verenigingsgegevens zijn maximaal uitwisselbaar, overheen organisaties, systemen en processen heen.
Uitwisselbare data vraagt inspanningen op verschillende niveaus:
Om tot gedeelde definities te komen, liep in 2021 een OSLO traject, met als uitkomst: Feitelijke Verenigingen - Applicatieprofiel.
Data is adresseerbaar
Doel: Verenigingen hebben stabiele identificatoren.
De kernobjecten (verenigingen) hebben permanente, unieke identificatoren (URI’s)
Doorontwikkelingen op het register hebben geen/minimale impact op bestaand hergebruik (van de identificatoren).
Identificatoren worden maximaal behouden, ook bij wijzigingen op de vereniging.
Data toegang, opslag en transit is beveiligd
Doel: Verenigingsgegevens veilig bewaren en ontsluiten.
Toegang tot de data verloopt beveiligd (via toegangsbeheer), zowel voor registratie (toevoer) als hergebruik.
De bron wordt ontsloten via MAGDA, die zorgt voor de nodige encryptie/legal logging.
Het juridisch kader creëert transparantie over de bewaarde persoonsgegevens en verzekert grond voor verwerking.
Data is betrouwbaar
Doel: Verenigingsgegevens zijn betrouwbaar.
Betrouwbare data is:
Nauwkeurig (= representeert de realiteit)
Volledig (geen tot weinig ontbrekende gegevens)
Consistent (= data-elementen spreken elkaar niet tegen, zowel in het register als in het register t.o.v. lokale databronnen)
Betrouwbare data is gebaseerd op een duidelijk juridisch kader. Het decreet creëert transparantie over de verwerking van de persoonsgegevens.
Ook data provenance en lineage dragen bij tot vertrouwen in de data. Voor elke vereniging zal het register daarom meegeven wie, welke aanpassing gedaan heeft en wanneer. Per vereniging geven we ook mee wanneer de laatste aanpassing op de data gebeurde.
Eens het register in gebruik is, geven gebruikersstatistieken ook inzicht in de betrouwbaarheid van de verschillende data-elementen in het register. Ook deze inzichten willen we delen met jullie.
Data is waardevol (op zichzelf)
Doel: Afnemers ervaren meerwaarde bij het gebruik van het register.
Het verenigingsregister zorgt voor de unieke identificatie van feitelijke verenigingen en afdelingen en hun vertegenwoordigende leden. Hiermee genereren we meerwaarde binnen diverse contexten en processen van dienstverlening vanuit overheden t.a.v. de vereniging.
De meerwaarde van het register kan vele malen groter zijn als er integratie (“linkage”) is met bestaande databanken, elk op zich ontsloten als data-product, zoals
Erkenningen
Subsidies
Activiteiten (evenementen georganiseerd door de vereniging)
Infrastructuur
…
Enkele mogelijkheden:
De overheid koppelt data uit verschillende databanken en informeert de vereniging op maat.
De vereniging kan met beperkte ingave van gegevens maximaal beroep doen op overheidsdienstverlening.
Add Comment