Optie 1: 1 vast email adres per formulier

Kies deze optie als alle inzendingen naar hetzelfde email adres mogen gaan.

1. Ga naar de properties van het formulier

Open

2. Kies het endpoint “Email”

In het tabblad “Afhandelingen”, kies Endpoint “Email”

Open

Dan kan u de configuratie van de email aanvullen:

• Aflever adressen: vul het adres in waarnaar de data gestuurd moet worden

  • U kan ook verschillende email adressen ingeven, gescheiden door een komma. Dan gaat er een email naar elke van deze adressen gestuurd worden.

• Kies het onderwerp van de mail

• Kies de body van de email

  • Als u ${fullFormData} ingeeft bevat de body alle data velden uit het formulier, bv

    • Naam: Jan

    • Voornaam: Peeters

    • etc

  • U kan een tekst naar keuze in de body van de email zetten.

  • U kan ook de waarden ingevuld in het formulier gebruiken in de email: gebruik hiervoor het $ teken, gevolgd door de naam van het veld in het formulier tussen accolades, bv “${Voornaam}”

    • dit wordt dan bv:

      • De gebruiker heeft volgende naam ingevuld: ${Voornaam}

    • Als het veld dieper in een hiërarchie zit in het formulier moet u het hele pad aangeven. bv ${klant.adresgegevens.straat}

• Als u wil dat de bijlagen niet mee worden verstuurd in de email kan u deze checkbox aanvinken.

• Kies de maximale grootte voor de som van alle bijlagen van het formulier, rekening houdend met de maximale grootte van bijlages voor de gekozen mailbox (vaak is dit e.g. 5MB of 10MB)

• Debug mode: deze kan u activeren in geval van problemen, om te zien welke velden beschikbaar zijn om te gebruiken in de body, of welke fout er zich voordoet bij het testen.(u kan zo het volledige pad van alle velden terugvinden)

3. Test de setup

• vul het formulier in en druk op “verzenden”

• Dit kan op de author omgeving, of vanop de publish

• controleer dat de email aankomt op het gewenste adres.

• Als er problemen zijn bij het versturen van de email kan u de “debug mode” aanvinken.

  • als er dan een fout is gemaakt, bv bij het gebruik van de parameters zoals “${Voornaam}”, dan zal de mail toch verstuurd worden, en zal u in de mail kunnen zien wat er juist mis gaat.

• Voorbeeld:

Optie 2: email adres afhankelijk van bepaalde data in het formulier

Stel dat 1 formulier gebruikt wordt voor zowel Klachten als Contact, maar beiden zouden naar een andere mailbox gestuurd moeten worden:

1. Ga naar de properties van het formulier

2. Kies het endpoint “Email (Veld afhankelijk)”

In het tabblad “Afhandelingen”, kies Endpoint “Email (Veld afhankelijk)”

• Kies het onderwerp van de email

• Vul een fallback email adres in:

  • als er een waarde in het formulier wordt ingevuld, waarvoor u geen specifiek email adres hebt opgegeven, wordt de email naar dit veld gestuurd. Dit is dus de backup/default/fallback

• Kies het veld in het formulier waarvan de waarde bepalend is om te weten waar de data naartoe moet

  • Er is een dropdown met alle velden van het formulier

  • Kies het bepalende veld: dit kan een dropdown uit het formulier zijn, maar ook een vrij tekst veld

• Email veld mapping:

  • Bepaal bij welke waarde van het hierboven gekozen veld er naar welk email adres gestuurd moet worden.

  • bv bij een dropdown als referentie veld zal u voor elke mogelijke waarde van de dropdown een email adres ingeven waar de data naartoe moet voor die bepaalde waarde (zie printscreen)

  • bij een vrij tekstveld zou u kunnen aangeven:

    • bij de waarde “geel”, stuur naar adres x, bij de waarde “rood” stuur naar adres y. Bij alle andere waarden zal de email naar het Fallback adres gaan.

• Kies de maximale grootte voor de som van alle bijlagen van het formulier, rekening houdend met de maximale grootte van bijlages voor de gekozen mailbox (vaak is dit e.g. 5MB of 10MB)

3. Test de setup

• vul het formulier in en druk op “verzenden”

• Dit kan op de author omgeving, of vanop de publish

• controleer dat de email aankomt op het gewenste adres.

• Doe dit voor de verschillende waardes die invloed hebben op het aflever email adres

Optie 3: email adres afhankelijk van een call die in het formulier gebeurt.

Een derde en meer complexe optie is dat u de email laat afleveren op een adres dat bepaald wordt door een call die gedaan wordt vanuit het formulier.

Voorbeeld:

• de gebruiker die het formulier invult kiest in een dropdown de naam van een bepaalde instelling.

• Het formulier doet een call naar uw backend systeem, en vraagt wat het afleveradres is voor deze instelling.

• De email zal bezorgd worden op het email adres dat wij van u ontvangen.

De lijst van email adressen ligt dus niet op voorhand vast. We krijgen het adres dynamisch binnen vanuit uw backend systeem.

Deze optie moet geconfigureerd worden samen met het team van de aanvraagmodule.

Als u nood heeft aan deze optie, gelieve dan contact op te nemen met het team van de aanvraagmodule.