Een formulier laten goedkeuren

Inleiding

Stel dat er een aanvraag is die ingediend moet worden door 2 personen (bv huwelijksaangifte)

• De eerste persoon moet een formulier invullen en geeft de RRN aan van de persoon die moet goedkeuren

• De tweede persoon

  • opent een ander (gekoppeld) formulier - via een link die hij/zij krijgt van de eerste persoon, of in Mijn burgerprofiel bij “Nog niet ingediende aanvragen”

  • ziet de data van de eerste persoon

  • kan zelf nog data aanvullen, maar de gegevens van de eerste persoon niet aanpassen

  • kan de aanvraag goedkeuren of weigeren.

• Pas na goedkeuren door de tweede persoon wordt de aanvraag echt doorgestuurd naar het opgegeven endpoint.

• Dit proces is enkel mogelijk voor secure formulieren, waarbij de gebruiker moet inloggen.

• Deze setup is vrij complex, en kan het beste gebeuren in samenwerking met het Support team van de Formulierentool.

Het eerste formulier configureren

1. Maak eerst het formulier aan waar de aanvraag in moet gebeuren, en werk dit af zoals een normaal formulier

2. Zorg dat er een json schema aan het formulier hangt, bv door dit automatisch te generen;

Open

In edit mode, klik op het icoon met de 3 bolletjes, en kies de onderste optie “Genereer en bind formulier schema”

3. Eén van de velden in het formulier moet het RRN bevatten van de persoon die moet goedkeuren.

Om dit RRN mee door te geven als het formulier wordt ingevuld door de aanvrager moet u een extra Rule toevoegen aan de “Submit” knop.

• Ga naar de knop die de aanvrager zal gebruiken om het formulier in te zenden

• Druk op het tweede icoontje

Open

• Voeg een Rule toe met volgende inhoud:

De parameter tussen haakjes in de functie “setReviewerCustomMetaData” moet de naam zijn van het veld waar het RRN van de goedkeurder in staat.

4. Bij de afhandelingen: kies de juiste afhandelmethode

• Open de Form properties en ga naar “Afhandelingen”

• Kies als endpoint “Doorsturen voor goedkeuring” (als dit niet beschikbaar is, contacteer het Support team van de Formulierentool)

• Er komt dan een extra veld te voorschijn waar u het tweede formulier moet selecteren. U voert deze stap dan ook best pas uit nadat formulier 2 is gemaakt.

5. Op de Bevestigingspagina die u koppelt aan dit formulier:

• kan u uitleggen aan de gebruiker dat de data eerst goedgekeurd moet worden vooraleer de inzending echt zal doorgestuurd worden naar de eigenaar van het formulier (bestuur, agentschap)

• kan u de link leggen naar het tweede formulier, waar de goedkeurder naartoe moet gaan.

Het tweede formulier configureren

1. Maak een kopie van het eerste formulier

2. Om te zorgen dat de goedkeurder de data van de aanvrager niet kan veranderen kan u bij voorbeeld alle velden op “disabled” zetten. In de “properties” van de component, selecteer “Disable Object”

3. Als de goedkeurder extra velden moet invullen kan u deze toevoegen aan het formulier

4. Genereer een json schema voor dit tweede formulier, zoals bij het eerste formulier

5. Ga naar de tab “Afhandelingen”

• Kies de Endpoints waar de data naartoe gestuurd moet worden (Rest, email, datahub, …)

• Bij “Review formulier”, selecteer “Ja”

  • Dit zorgt ervoor dat bij het openen van het formulier het systeem automatisch gaat zoeken naar een “goed te keuren versie” voor dit formulier en de ingelogde persoon

• Optioneel: “Pad van de weiger pagina” - hier kan u een formulier kiezen dat zal getoond worden in plaats van de normale bevestigingspagina, in geval van weigering van de aanvraag.

5. Voeg een knop toe aan het formulier om de aanvraag te weigeren

In de lijst van componenten vindt u onderaan de “Weigeren Aanvraag Knop”. Sleep deze op het formulier, naast de normale “Indienen” knop, en geef hem de gewenste naam.

6. Het gedrag van het formulier aanpassen voor de aanvrager/goedkeurder

Het formulier moet er wat anders uit zien voor beide personen:

• De aanvrager

  • moet een bericht zien als “U hebt deze aanvraag doorgestuurd, en kan de gegevens niet meer aanpassen.”

  • Mag “Weigeren” zodat hij nog iets aan de aanvraag kan aanpassen

  • Mag niet “Goedkeuren”

• De goedkeurder

  • moet een bericht zien als “Deze aanvraag is ter goedkeuring naar u doorgestuurd”

  • Mag weigeren en goedkeuren.

Dit kan u regelen door op het root panel een rule toe te voegen die er als volgt uit ziet;

De parameter “window.config.draftRole” geeft aan wie is ingelogd: de Reviewer of de Aanvrager.

Op basis daarvan kan u bepaalde teksten, knoppen en velden al dan niet zichtbaar maken, en enablen voor de ingelogde user. De details hiervan hangen er uiteraard van af hoe uw formulier er uit ziet, welke extra velden u wil tonen aan de goedkeurder, etc.