Veelgestelde vragen

Het verenigingsregister is een data-oplossing van Digitaal Vlaanderen. Het product is gericht naar overheden en publieke instellingen die in het kader van hun dienstverlening aan verenigingen nood hebben aan identificerende basisgegevens.

Het Verenigingsloket is een web toepassing voor verenigingen en wordt gebouwd door Departement Cultuur, Jeugd en Media. Vertegenwoordigers van een vereniging kunnen via dit loket de gegevens van het verenigingsregister raadplegen en aanpassen. Enkel voor hun eigen vereniging natuurlijk. Ze kunnen daar ook dienstverlening zoeken en de aanvraag voor hun vereniging opstarten.

Digitaal Vlaanderen is bronbeheerder van het verenigingsregister, maar registreert zelf geen gegevens. Digitaal Vlaanderen rekent voor gegevensbeheer op gegevensinitiatoren. Gegevensinitiatoren zijn overheidsinstanties die in rechtstreeks contact staan met verenigingen. Binnen hun dienstverleningsprocessen komen gegevens tot stand en worden gegevens aangepast. In het decreet is de werking met gegevensinitiatoren verankerd. Zie ook Juridisch kader.

Een overheidsorganisatie die aansluit als gegevensinitiator mag alle gegevens van alle verenigingen raadplegen maar ook aanpassen.

Het verenigingsregister zal elke aanpassing van de gegevens onmiddellijk doorvoeren. Wij bieden hierbij volledige transparantie in wie, welke gegevens heeft aangepast en wanneer. De historiek van de wijzigingen kunnen op elk moment opgevraagd worden per vereniging.

Er worden met alle aangesloten overheden beheerafspraken gemaakt, en we voorzien in een terugmeldfunctionaliteit waarmee eenieder correcties kan melden en fouten rechtgezet zullen worden. Daarnaast heb je als overheidsmedewerker natuurlijk de plicht om zorgvuldig met die data om te gaan.

Elke aanpassing wordt direct doorgevoerd. De 1e gegevensinitiator zal de gegevens aanpassen. De 2e zal die gegevens mogelijks overschrijven. Beide wijzigingen zijn wel transparant terug te vinden in de historiek. Beide gegevensinitiatoren kunnen dus opvragen wie wat gewijzigd heeft.

Om gelijktijdig overschrijven van dezelfde data te vermijden, is er een technisch mechanisme beschikbaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het versienummer van de vereniging. Wanneer je de gegevens wijzigt, kan je opgeven dat je een wijziging wil doorvoeren op een bepaald versienummer. Als er ondertussen al wijzigingen aangebracht zijn door iemand anders, dan wordt je verwittigd dat je niet op de laatste versie aan het wijzigen bent. Jouw wijziging wordt dan genegeerd. In dit geval, lijkt het ons het beste om de gegevens van die laatste versie nog eens op te halen en voor te leggen aan jullie gebruiker.

In de historiek van een vereniging ga je enkel terugvinden welke gegevens initiator de wijziging heeft aangebracht. We tonen dus niet de persoon in die organisatie die deze wijziging heeft aangebracht. Digitaal Vlaanderen heeft geen juridische basis om deze persoonsgegevens te verwerken.

Wanneer deze info toch nodig zou zijn, dan kan je steeds de organisatie bevragen om in hun logging na te kijken welke persoon de actie heeft geïnitieerd.

Wanneer de gegevens van een vereniging zijn aangepast in het verenigingsregister, dan mag je die wijzigingen onmiddellijk doorvoeren naar je eigen toepassingen. Je kan er ook voor kiezen om bepaalde wijzigingen eerst te valideren vooraleer je deze laat doorstromen naar je interne toepassingen. In dat geval vragen we wel om de eventuele correcties terug te laten stromen naar het verenigingsregister. Zo vermijden we dat de gegevens van een vereniging zouden verschillen tussen het register en je eigen toepassingen.

Vermits alle verenigingen in een centrale bron terecht komen en door iedereen beheerd kunnen worden, bestaat het begrip “mijn verenigingen” niet meer. Om toch tot een beperkte set van verenigingen te komen die je wil gebruiken, zijn er enkele mogelijkheden:

• Je kan een lijst van vCodes bijhouden met de verenigingen die jou interesseren.

• Je kan alle nieuwe verenigingen nakijken die je mogelijks interesseren. Of enkel de nieuwe verenigingen die een link hebben met jouw grondgebied (op basis van postcode of gemeentenaam in de locaties).

• Je kan wachten tot een nieuwe vereniging met jou in contact treedt vooraleer je deze toevoegt aan de eigen lijst.

Het verenigingsregister heeft niet de intentie om elke vereniging te gaan registreren. Van zodra een vereniging in contact treedt met een overheid om dienstverlening aan te vragen, kan deze opgenomen worden in het register. Zie ook scope en afbakening.

Neen. Bij opstart van het verenigingsregister gaan we zoveel mogelijk gebruik maken van de gegevens die overheidsinstanties nu al ter beschikking hebben om het register te voeden. Dit zal stapsgewijs gebeuren naarmate de verschillende lokale besturen en Vlaamse overheden zich aansluiten op het register.

Bij registratie van een nieuwe vereniging voert het verenigingsregister een dubbel check uit. Wanneer wij vermoeden dat de nieuwe vereniging al bestaat in het register, dan gaan we deze nog niet toevoegen, maar geven we je eerst de mogelijkheid om na te kijken of jouw nieuwe vereniging niet overeenkomt met een van de mogelijke dubbels.

Elke overheidsorganisatie die in contact komt met een vereniging kan de gegevens opvragen uit het verenigingsregister. Als blijkt dat deze gegevens niet (meer) correct zijn, dan bestaan er verschillende methoden om de gegevens terug juist te krijgen. Een overheidsorganisatie kan de aanpassingen onmiddellijk doorsturen naar het verenigingsregister. De vertegenwoordiger van een vereniging kan de gegevens aanpassen via het Verenigingsloket, als onderdeel van een dienstverleningsaanvraag.

In het verenigingsregister houden we bij wanneer (welke datum) de laatste keer een van de gegevens zijn aangepast. Dit kan al een indicatie geven of de gegevens juist zouden zijn of eerder verouderd.

Als een vereniging haar activiteiten gestopt heef, zal deze de status “gestopt” krijgen in het verenigingsregister.

We gaan op termijn ook een mechanisme inbouwen dat detecteert wanneer de gegevens van een vereniging al een tijd niet meer aangepast of gebruikt zijn. Na een bepaalde periode (bijvoorbeeld na 3 jaar) gaan we de vereniging een andere status geven (bijvoorbeeld “slapend”) om te duiden dat er geen bevraging/aanpassing meer is van de verenigingsgegevens.

De scope van het verenigingsregister zit immers op verenigingen die in interactie treden met de overheid.

Neen. Elke vertegenwoordiger die in het verenigingsregister gekoppeld is met een vereniging, heeft de volledige rechten om deze vereniging te vertegenwoordigen. Het kan wel zijn dat er binnen een vereniging afspraken bestaan wie welke acties mag uitvoeren, maar die onderlinge rechten worden niet opgenomen in het verenigingsregister.

Elke actieve vereniging wordt standaard publiek beschikbaar met een selectie aan gegevens. De gegevens van de vertegenwoordigers zitten hier alvast niet in.

Uitzondering: Een feitelijke vereniging kan ervoor kiezen helemaal niet publiek zichtbaar te zijn.

Het Verenigingsregister controleert de formaten van de data, zoals e-mail. De betrouwbaarheid of juistheid van de data an sich is de verantwoordelijkheid van de gegevensinitiatoren die de data aanleveren en beheren, ofwel door zelf updates te doen ofwel door de vereniging gegevens te laten wijzigen via een portaal zoals het Verenigingsloket.

Neen. Voor de verenigingen met een KBO-nummer worden de bepaalde gegevens uit KBO overgenomen. Denk aan de officiële naam of maatschappelijke zetel. Om deze gegevens aan te passen, kan je de normale kanalen gebruiken om data in KBO aan te passen. Van zodra de gegevens in KBO aangepast zijn, worden deze overgenomen in het verenigingsregister.